17 dicas para fazer o teletrabalho fluir de forma positiva

Com a certeza de que as limitações à circulação continuarão a ser o “novo normal” nos próximos tempos, com consequências também no dia-a-dia laboral, é importante analisar os pontos positivos e negativos desta experiência e rever a nossa postura de teletrabalho, de forma a obtermos os melhores benefícios.

Por Rute Diniz, head of People da Ericsson Portugal

À medida que o trabalho remoto se torna cada vez mais comum e nos vamos habituando à nova rotina, existem riscos diversos que é preciso ter em conta. A dificuldade em separar os horários entre a vida profissional e a vida pessoal, em manter a disciplina e demasiado stress podem provocar problemas de saúde mental. Neste momento, o objectivo passa por tentarmos permanecer saudáveis e produtivos, para que também possamos ajudar a manter a produção da nossa empresa e, consequentemente, da nossa economia.

Assim, recordamos alguns procedimentos e reforçamos mensagens importantes nesta fase de quarentena, para continuarmos a manter o equilíbrio pessoal e profissional:

Siga uma rotina, vista uma roupa diferente da que usa para descansar em casa. Experimente até mesmo fazer uma breve caminhada matinal antes de ligar o computador, nem que seja para ir deixar o lixo à rua e respirar o ar matinal.

Estabeleça um local exacto para trabalhar, evitando trabalhar no quarto. Não se esqueça do apoio ao pescoço e de se levantar diversas vezes, é muito importante para manter uma boa postura e evitar mazelas. Desmonte o local de trabalho ao final do dia, ou pelo menos ao final da semana, principalmente se vive em família. É uma ajuda para separar os horários entre a vida profissional e pessoal.

Garanta que tem acesso seguro a uma rede de banda larga e à rede e ferramentas de trabalho. O seu escritório é agora na sua casa, através do seu smartphone, tablet ou laptop, complementados com boas ligações de banda larga fixa e móvel. Não devemos esquecer que poderá haver uma sobrecarga de rede, pois poderá estar a usar a mesma entre várias pessoas em simultâneo, e se calhar até mesmo os seus filhos em telescola. Sempre que for possível, considere usar ferramentas de video-conferência, pois essas reuniões trarão de volta um pouco das interacções pessoais que se perderam.

Identifique prioridades e reveja a lista dos to do’s logo pela manhã. Tenha bem definidas as suas intenções para o dia de trabalho e não se esqueça de fazer pausas. Os pequenos intervalos permitem repensar o seu trabalho e carregar baterias, extremamente importante a nível mental. A pausa para almoço é igualmente vital. Aproveite para uma breve leitura ou uma curta caminhada no seu quarteirão.

Além do contacto com as chefias, mantenha a comunicação com os seus colegas. Normalmente, passamos a maior parte do tempo perto dos colegas, o que facilita a relação do dia-a-dia, sem grande esforço. Mas hoje também existem inúmeras ferramentas disponíveis para nos ajudar a manter o contacto, seja com chamadas de vídeo, chats digitais ou redes sociais. Tentem fazer pausas virtuais para descanso e socializar entre o trabalho, torna-se divertido tomar um café em equipa dessa forma.

Não se esqueça de cuidar de si, é importante dedicar algum tempo diariamente a actividades que o ajudem, sejam de exercício físico ou meditação, dependendo das necessidades que tiver.

Sabendo que é um grande desafio, tente manter-se focado ao longo do dia. Dois adultos em teletrabalho, com crianças pequenas, e até mesmo em telescola, é um cenário completamente novo e muito complexo. Se possível, tentem fazer turnos para dar apoio às actividades escolares e todos tentarem obter uma rotina de trabalho.

Procure melhorar as suas competências digitais. Nesta altura, é preciso ter reuniões em videoconferência, organizar webinars ou apresentações em diversas plataformas. É uma excelente oportunidade para transformar lacunas em vantagens, experimentar novas ferramentas e de se aperfeiçoar em novas áreas digitais.

Se tem um cargo de gestão, lembre-se que é mais importante que nunca tratar os colaboradores com empatia e humanidade. Muitas pessoas necessitam de apoio e orientação, e é importante ser mais flexível em relação ao tempo, pois todos tentam encontrar um ritmo nesta recente normalidade. Deve definir expectativas claras sobre o horário de trabalho e agendar as reuniões. Dentro dessa organização, exerça o máximo de flexibilidade possível pois com crianças em casa e outras interrupções para lidar, as pessoas precisarão de mais espaço e flexibilidade para tudo funcionar.

Ajude a sua equipa a estabelecer limites no tempo de trabalho. Criar limites firmes no horário de trabalho é um truque bem conhecido para os veteranos de trabalho remoto, mas os novos colaboradores, que se vêem subitamente teletransportados para as operações embrionárias de escritórios domésticos, geralmente acabam a trabalhar mais horas do que se estivessem no escritório.

Tente “normalizar” esta nova forma de trabalho. Nem todos têm as mesmas condições. Qualquer canto da casa pode ter sido transformado em escritório doméstico improvisado e as distracções e impacto na produtividade podem ser expectáveis;

Tranquilize a sua equipa, não necessitam de se “vestir a rigor” para videochamadas, e é bem provável que o espaço de trabalho mostre sinais de uma casa mais confusa.

Esteja sempre bem informado. O desconhecimento e a especulação podem ser muito prejudiciais em tempos de crise e a sua equipa conta consigo para obter clareza e orientação. Esteja informado sobre tópicos importantes para o negócio da empresa e não apenas sobre a situação pandémica e partilhe-os com a sua equipa.

Não se esqueça de disponibilizar também todo o material e ferramentas de que a sua equipa necessita. Ter o material certo pode fazer uma enorme diferença na produtividade, qualidade do trabalho final e qualidade de vida.

A transparência deve ser uma das principais prioridades. Seja claro sobre o que faz e aquilo que sabe ou não sabe. E quando tiver conhecimento sobre alguma política ou medida que será alterada, informe a sua equipa de que algumas mudanças poderão chegar em breve, mas que ainda não conhece os detalhes. Essa transparência será apreciada e criará mais confiança junto da equipa.

Tente manter uma atitude positiva. É muito importante passar mensagens construtivas. Estamos a passar uma fase por que nunca ninguém passou a nível mundial, mas que é apenas temporária. É essencial que os colaboradores percebam que estamos juntos no mesmo barco e a remar para o mesmo lado. E só assim conseguiremos sair juntos desta situação e retomar a economia.

Efectuar um questionário a todos os colaboradores com o propósito de recolher feedback sobre o seu bem-estar. Desta forma estará a recolher informação que irá ajudar a empresa a gerir a sua estratégia de comunicação e apoio aos colaboradores, ajustando actuações perante um problema novo para todos. Permite igualmente o agrupamento de respostas por unidades, ajudando as chefias a ter uma actuação mais adequada perante os reais problemas e dificuldades vivenciados pelos colaboradores. Algumas perguntas do questionário que fizemos na Ericsson foram: nível de apoio sentido, interesse genuíno da empresa no bem-estar, capacidade de priorização, produtividade no teletrabalho, gestão do stress e apoio ao cliente.