Celfocus: Os eventos como forma de potenciar o engagement

Para a Celfocus é importante garantir que todos os colaboradores tenham acesso à mesma experiência. No entanto, cada um tem a liberdade de participar dessa experiência de uma forma individual.

No momento de promover eventos colectivos, e de forma a torná-los «memoráveis », a Celfocus considera que parte da atractividade vem da participação directa das próprias pessoas no conteúdo e forma desses eventos.

Dídia Gabriel, do departamento de Comunicação da Celfocus, refere que «em qualquer contexto, os eventos internos são fundamentais para criar sentimento de pertença e ligação entre as pessoas através de actividades de convívio, de partilha de conhecimento e de direcção.»

Desta forma, com a empresa a funcionar com um regime de trabalho híbrido, os eventos internos tornaram-se numa resposta fundamental para estabelecer um sentido colectivo. Se durante a pandemia os eventos internos foram intensificados como resposta de emergência, eles são agora «uma prática fundamental, por se reconhecer neste tipo de iniciativas o enorme valor que representam para as pessoas».

Actualmente, os eventos internos na Celfocus agrupam-se em três grandes categorias: partilha de conhecimento e experiências, actividades distribuídas de team building e momentos de tradição e celebração. Ao longo do ano, realiza-se mais de uma dezena de eventos de partilha, onde os especialistas são incentivados a partilhar o seu conhecimento sobre um projecto ou tecnologia. De acordo com Dídia Gabriel, «alguns destes eventos servem também para experimentar e “por as mãos na massa”. Exemplo disso são os HackDays – em que quem participa é convidado a testar as suas capacidades sobre segurança, de uma forma divertida e através de desafios. Muitas destas actividades acontecem de forma remota, reduzindo barreiras de acesso e permitindo um número elevado de participantes».

No que diz respeito aos eventos de team building, a Celfocus sente uma crescente necessidade deste tipo de experiências, sobretudo tendo em conta o impacto do trabalho remoto. Pela sua eficácia, estas iniciativas ocorrem de forma distribuída, através de dinâmicas aplicadas a grupos mais pequenos. Desta forma, diz Dídia Gabriel, «é possível criar espírito de colaboração e comunicação nas várias equipas de projecto e áreas internas. Estes eventos, idealmente, acontecem duas vezes por ano».

Por fim, os eventos de tradição e celebração são uma forma de juntar um grande número de pessoas e «promover e celebrar o que é ser uma pessoa na Celfocus – o nosso conceito de Celfie». Ao longo do ano, continua a responsável, «escolhemos determinados temas sazonais, como por exemplo o melhor momento para saborear um gelado de verão ou comer castanhas no período do Magusto. Desta forma, cria-se um motivo para atrair mais pessoas a estarem fisicamente juntas e promover o convívio informal. Como principais momentos de celebração temos, sobretudo, a tradição de comemorar o aniversário da Celfocus, consistindo num evento global da empresa, que junta o máximo de pessoas nas cidades onde presentemente temos escritórios».

IMPACTO

A colaboração e partilha são duas características vistas como muito importantes na forma de estar na Celfocus. Os eventos internos são considerados uma forma de fortalecer laços de confiança e de relação entre as pessoas, uma vez que permitem sair do contexto estritamente profissional e entrar na esfera de partilha, conhecimento pessoal e relação informal. Dídia Gabriel acrescenta que, «como seres humanos, a relação de confiança desenvolve-se através da criação de um ambiente de colaboração saudável, alavancado sobretudo em momentos memoráveis».

Estas experiências interpessoais – sobretudo num sector tão activo e repleto de desafios como o das TI – «são factores determinantes para querer fazer parte e estar mais envolvido com um projecto profissional. Os eventos colectivos servem precisamente para promover aquilo que desejamos como indivíduos e como colectivo».

Um outro ponto referido pela responsável é a liberdade de escolha como princípio basilar do desenho de eventos internos. No entanto, é igualmente fundamental haver equidade no acesso às oportunidades e às experiências.

Os vários eventos atingem públicos-alvo diferentes, em função dos interesses e disponibilidade dos destinatários. Dídia Gabriel refere, por exemplo, que «no caso dos eventos de partilha de conhecimento, essa segmentação acontece naturalmente e permite-nos atrair perfis diversos em momentos distintos, em função das disponibilidade e interesses pessoais. Estas sessões, ao terem como objectivo a partilha, servem para dar palco aos colegas que melhor conhecem um determinado domínio. No seu conjunto chegam a uma audiência muito alargada, embora uma pessoa participe apenas em alguns e não em todos».

Por outro lado, os eventos de tradição e celebração, bem como as atividades de team building, têm como objectivo promover o sentido de pertença e orgulho nas pessoas. A empresa pretende, por isso, que sejam momentos memoráveis e de ligação aos outros.

ENGAGEMENT

A Celfocus considera que a motivação intrínseca tem um impacto enorme no engagement das pessoas com o projecto e com a empresa, sendo que a partilha de conhecimento entre colegas é uma forma poderosa de estabelecer pontes, ao criar referências de orgulho e pertença. De acordo com Dídia Gabriel, «a aposta que fazemos na promoção e disseminação de conteúdos, partindo das próprias pessoas, é uma forma estruturada de criar esssa motivação. O engagement e a produtividade surgem, assim, como consequência em existirem pessoas motivadas e bem preparadas, com rede e conhecimento, conscientes e capazes de questionar. A comunicação interna e os eventos são o palco seguro para treinar e aprender».

Por outro lado, no contexto actual, a Celfocus tem muitas pessoas dispersas geograficamente por várias regiões em Portugal e noutros países, pelo que se torna necessário garantir uma experiência equitativa através de meios digitais. No caso dos eventos de partilha de conhecimento, é necessário garantir qualidade sonora, visual e de interactividade. Por serem eventos híbridos ou digitais estes eventos são gravados, permitindo sempre acesso futuro – uma mais-valia deste novo contexto.

Já no que diz respeito aos eventos presenciais, há uma «natural expectativa em torno da criação de experiências memoráveis, com dinâmicas que promovam uma participação descontraída. Nestes momentos é importante introduzir factores surpresa, criando suspense e curiosidade – algo que começa na própria comunicação e que se materializa nas dinâmicas, espaços e actividades».

Dídia Gabriel refere ainda a importância destes eventos presenciais para reestabelecer ligações entre as pessoas e introduzir novos colegas na organização. «São momentos de convívio e uma oportunidade para contactar quem ainda não se conhece.»

No que diz respeito ao impacto para o negócio, é reconhecido que quando as pessoas compreendem melhor o que se faz na empresa e o que fazem as outras equipas, há benefícios claros. «Uma cultura de conhecimento e transparência requer hábitos de partilha e convívio, de momentos construtivos e genuínos, assentes nas escolhas pessoais, no acesso voluntário e na escuta. Ora, tudo isso precisa de ser exercitado e os eventos internos são uma das formas mais eficazes e seguras de o fazer, quer através de actividades realizadas ao nível de toda a empresa, quer de eventos ao nível de projectos e equipas».

FEEDBACK DOS COLABORADORES

Na Celfocus, o feedback espontâneo e os resultados dos inquéritos realizados após cada evento (seja ele digital ou presencial) são peças fundamentais para a organização dos eventos que se seguem. Nos últimos dois anos, tem sido «evidente», de acordo com Dídia Gabriel, «a necessidade de uma escuta activa para compreender as preocupações e interesses das pessoas, tendo em conta o contexto actual de regime de trabalho híbrido. O feedback recebido foi fundamental para compreender estas dinâmicas e desenhar experiências distintas».

Por exemplo, em 2021, na celebração dos 21 anos da Celfocus, «percebemos que, ao terem entrado muitas pessoas novas, acabava por haver grandes alterações na dinâmica dos projetos. E isto implicava existirem colegas que, durante um ano inteiro, tinham apenas partilhado o mesmo espaço virtual! Para ajudar a “encurtar” essa distância organizámos atividades de team building que permitiram um mingle espontâneo entre as pessoas que apenas se conheciam digitalmente. O evento teve também uma vertente digital para assegurar a participação de quem não podia deslocar-se aos locais físicos, nas respectivas idades onde temos escritórios».

Já em 2022, «o objectivo passou por proporcionar um convívio espontâneo entre o maior número de pessoas e com isso criar sentido de pertença a algo maior. Neste caso, o evento foi uma festa-convívio, sem actividades extra, juntando todos num único espaço».

De acordo com a Celfocus, a adesão a este tipo de eventos é muita elevada e faz-se a vários níveis na organização, através de actividades destinadas à participação de todos, mas também em iniciativas mais circunscritas às equipas de projecto e de áreas tecnológicas.

Contudo, a empresa verifica também um crescimento na procura de oportunidades para reunir pessoas em eventos presencias, quer ao nível global da empresa, quer ao nível de equipas mais pequenas, sendo que as pessoas valorizam a flexibilidade, mas estão mais ávidas a participar em actividades de convívio e eventos presenciais.

Todo o trabalho de organização de eventos internos é resultado de uma coordenação conjunta entre as áreas de Marketing e Comunicação. A área de Marketing tem a responsabilidade de gestão da marca Celfocus junto dos clientes B2B, através do desenvolvimento e disseminação de conteúdos sobre oferta. Já a área de Comunicação tem a responsabilidade da comunicação interna e gestão da marca Celfocus junto do talento – actuais e futuros colaboradores. Neste contexto, estas duas áreas partilham e trabalham a marca Celfocus, que deve ser simultaneamente forte junto de clientes e memorável junto de colaboradores.

No final de cada evento «é fundamental ouvir a opinião das pessoas e, por isso, é lançado um questionário de feedback que procura aferir o impacto, alcance e qualidade, assim como recolher sugestões para futuros eventos. Através do cálculo de NPS conseguimos avaliar a lealdade e a recomendação, o que diz muito sobre o impacto de cada evento nas pessoas. Orgulhamo-nos de ter em média um NPS de 50 nos eventos internos da Celfocus. Mas ainda mais importante nestes questionários são as recomendações: uma forma eficaz de ouvir as pessoas e perceber exactamente onde e como introduzir melhorias em eventos futuros, para que a experiência seja ainda mais memorável».

Durante o próximo ano a Celfocus irá continuar a apostar nos eventos de partilha de conhecimento, abordando temas estratégicos para a organização e de interesse para as pessoas, em áreas tecnológicas ou sobre tendências. Do mesmo modo, serão desenvolvidas iniciativas de promoção do bem-estar, abordando temáticas sobre a saúde, ambiente ou inclusão, entre outros.

Dídia Gabriel conclui que «tendo em conta a crescente internalização da nossa empresa é também cada vez mais importante trazer algumas tradições das outras geografias para Portugal e vice-versa – criando uma maior ligação e cruzamento entre culturas locais de colegas e clientes».

Contudo, «os eventos presenciais ou híbridos serão cada vez mais importantes para que as nossas pessoas possam estar fisicamente juntas, em convívio informal: algo crucial para manter um bom equilíbrio entre a actividade profissional num regime híbrido e uma ligação saudável das pessoas nas suas equipas».

Este artigo faz parte do Caderno especial “Eventos Internos” publicado na edição de Outubro (n.º 143) da Human Resources.