A fórmula da Sogrape para fazer face à pandemia passou pela… Sograpiness. Saiba em que consiste

Na Sogrape, e no contexto atípico trazido pela pandemia, a Comunicação Interna assumiu uma importância acrescida enquanto alavanca para reforçar a identidade e a cultura da organização, e para incutir nas pessoas o sentimento de protecção e confiança, promovendo o bem-estar e motivação das equipas.

Ao provocar uma comunicação mais próxima, a COVID-19 trouxe a oportunidade de reforçar os vínculos e envolvimento interno dos colaboradores a longo prazo. Sempre se soube que lidar bem com a comunicação de crise é tão importante quanto lidar bem com a própria crise. A diferença é que esta importância é agora constatada diariamente. «Temos dito muitas vezes que a comunicação esteve na linha da frente no combate à COVID-19, na medida em que este período obrigou a um esforço acrescido para estarmos mais próximos e conectados do que nunca aos nossos vários stakeholders», refere a propósito Joana Pais, head of Communication & Public Relations da Sogrape.

Se é certo que a pandemia obrigou a reinventar a forma como se trabalha, é verdade que mudou também a forma como se comunica, desde logo, e em primeiro lugar, com os colaboradores. «A integração da área de Comunicação no Comité de Crise e Segurança criado na Sogrape foi uma decisão crítica, para suportar todas as decisões ao longo dos últimos meses, partilhando-as e facilitando não só a adaptação a novas rotinas e a uma nova realidade, mas também fomentando a união em momentos difíceis para que, mesmo separados, nos mantenhamos próximos », afirma a responsável. Neste contexto, a Comunicação Interna assumiu «uma importância acrescida enquanto alavanca para reforçar a identidade e a cultura da organização, e para incutir nas nossas pessoas o sentimento de protecção e confiança, promovendo o bem-estar e motivação das equipas».

Desde o primeiro momento que a Sogrape assumiu como prioritária a protecção da saúde e segurança das suas pessoas, ao mesmo tempo que procurou manter a sua actividade em pleno funcionamento. «Essa é a nossa premissa na medida em que, enquanto acompanhamos de perto a evolução da situação no país e no mundo, estamos sempre focados em manter os colaboradores informados e protegidos, inspirando confiança num futuro que sabemos diferente, mas que temos de agarrar», sublinha Joana Pais.

Se, por um lado, a Comunicação Interna cumpriu, de forma prioritária e numa primeira instância, um objectivo informativo com vista à protecção de todos, por outro, desempenhou igualmente um importante papel de motivação e encorajamento. «Neste sentido, e de forma muito alinhada com a equipa de Pessoas, toda a nossa Comunicação Interna esteve focada na sensibilização e mobilização dos colaboradores para o cumprimento dos planos de contingência desenvolvidos, de modo a que, todos juntos, pudéssemos mitigar os riscos associados à transmissão
da COVID-19.»

Garantido esse primeiro passo, foi depois tempo de «transmitir uma mensagem de tranquilidade, alento e confiança, bem como de reconhecimento pelo esforço e espírito de equipa, sobretudo daqueles que estiveram sempre na linha da frente, garantindo o funcionamento da Sogrape e dando continuidade ao negócio, sem defraudar expectativas».

Várias iniciativas para assegurar a proximidade
Desde o início que a Sogrape criou uma área exclusivamente dedicada à resposta à COVID-19 na intranet da empresa, onde foram disponibilizados manuais de apoio, guias práticos e toda a informação relacionada com as mais de 40 medidas de protecção implementadas. Foram emitidos comunicados internos sobre temas e decisões relevantes e divulgados boletins informativos semanais com os principais indicadores sobre a situação na organização. «Dinamizámos, também, acções de formação digitais dirigidas às chefias sobre as boas práticas a adoptar pelas equipas nas várias instalações distribuídas pelo país, bem como garantimos toda a assessoria interna junto da Administração nas ocasiões que definimos como momentos-chave para a comunicação da liderança», revela.

Entre outras acções, a Sogrape desenvolveu um vídeo de carácter inspiracional que, sob o mote “Here’s to the future”, mostrou como a empresa nunca parou e como as suas equipas em todo o mundo foram respondendo aos desafios do negócio. «Apoiámos também o nosso Departamento de Pessoas na divulgação de algumas iniciativas focadas na saúde e bem-estar dos colaboradores, relacionadas com alimentação e exercício físico, ao mesmo tempo que dinamizámos, mesmo que à distância, iniciativas que deram vida ao nosso espírito de amizade e felicidade, como o primeiro E-Drinks & Talks, um encontro virtual que juntou pessoas de todas as geografias num momento de partilha para contar histórias e experiências de adaptação a esta nova realidade, não esquecendo, claro, o brinde, com o vinho que cada um tinha em casa, a um futuro melhor!» Toda a organização foi ainda desafiada a cantar, virtualmente, o Hino da Sogrape que, desde a sua criação, «funciona como um elemento unificador da nossa família alargada e simboliza momentos de muita alegria, partilha e celebração», recorda Joana Pais.

À semelhança da maioria das áreas da organização, também na Comunicação Interna da Sogrape foi necessário adaptar a resposta às novas necessidades que surgiram. Desde logo na frequência da comunicação, que inevitavelmente aumentou grande parte das vezes para uma base diária, de forma a manter as pessoas da empresa informadas quase em tempo real. «Se, de uma forma geral, a comunicação digital foi bastante reforçada neste contexto, no qual a intranet assumiu um papel essencial enquanto plataforma global de comunicação do grupo, a utilização de uma ferramenta digital colaborativa, em particular, foi determinante e um grande aliado das equipas», destaca Joana Pais. Para as muitas pessoas que trabalharam (e ainda trabalham) a partir de casa, esta ferramenta foi fundamental para se manterem ligados, a colaborar e a desenvolver os vários projectos na agenda da Sogrape. «Também aqui foi importante a partilha de boas práticas para uma utilização segura e eficiente desta plataforma. De destacar, também, o reforço efectuado ao nível da comunicação com as unidades de negócio espalhadas pelo mundo, tendo sido garantido um contacto ainda mais regular e próximo com os colaboradores nas várias geografias.» A Sogrape conta com um universo de mais de mil colaboradores, distribuídos por mais de 10 países.

O trabalho de equipa no centro
A Head of Communication & Public Relations da Sogrape não tem dúvidas de que, por detrás do sucesso da gestão de crise está o trabalho desenvolvido por um grupo de trabalho multidisciplinar que, durante meses, envolveu (e continua a envolver) um conjunto alargado de pessoas e departamentos, de forma a garantir a segurança e bem-estar de todos. «Tomar decisões à distância de forma ágil e elevar o nosso bom senso com a coragem de arriscar foram a prova de como, em momentos difíceis, fomos capazes de responder ao desafio, através de um trabalho de equipa onde o espírito familiar, a colaboração, a inovação e a agilidade estiveram sempre presentes», garante. «Nesse sentido, coube também à comunicação estar sempre na linha da frente na luta contra a COVID-19.»

Não obstante, Joana Pais reconhece que manter, à distância, os colaboradores conectados e envolvidos, foi um grande desafio que se colocou à organização e que «levou à alteração, quase em tempo real, da sua forma de trabalhar, ajustando-se processos e canais, e sendo cada vez mais ágeis num contexto extraordinariamente volátil, com mudanças diárias. Como em todas as crises, este foi um momento para transformar dificuldades em oportunidades », enfatiza. «Gerir a Comunicação Interna em tempos desafiantes traduziu-se, acima de tudo, em transmitir confiança e segurança, comunicando de forma ágil e numa base regular, e encontrando novas formas de chegar às pessoas espalhadas pelo mundo, com as palavras certas nos momentos adequados.»

De modo a assegurar a coesão da cultura empresarial e uma comunicação uniforme, e com um conjunto alargado de canais à disposição, a Sogrape explorou vários formatos e conteúdos para, de forma eficaz, conseguir fazer chegar a mensagem certa, na hora certa, a todas as suas pessoas. «Se o papel das chefias e lideranças foi muito importante para uma comunicação mais próxima e adaptada ao contexto de cada equipa e de cada pessoa, através de uma Comunicação Interna mais abrangente e global, ficou a certeza de que, mesmo em tempos desafiantes, a família Sogrape esteve sempre mais unida do que nunca», garante a responsável. «É este espírito familiar, de amizade e felicidade, que nos distingue. Sograpiness – Friendship & Happiness – é o nosso espírito, o nosso pilar, a energia que nos faz mover e que nos mantém unidos, onde quer que estejamos no mundo.»

O envolvimento dos colaboradores
Durante este período, o feedback que a Sogrape tem recebido dos seus colaboradores tem sido muito positivo, não só quanto à forma como, de uma maneira transversal, a empresa tem gerido e dado resposta a esta situação, mas também relativamente ao modo como foi comunicando com as suas pessoas. «Sabemos que os boletins informativos semanais com um ponto de situação interno relativo à COVID- 19 foram bastante valorizados pelos colaboradores, pois, desta forma, sentiram- se envolvidos com o sentido de responsabilidade e transparência que, desde o primeiro momento, quisemos assegurar na organização», partilha Joana Pais.

«Por outro lado – continua –, as iniciativas de saúde e bem-estar tiveram também um enorme impacto. Preparámos tudo para voltar a receber e dar as boas-vindas aos seus locais de trabalho a todos os que estiveram à distância nos últimos meses, mas também aqueles que nunca saíram das instalações para estar na linha da frente.»

Sob o mote “Sograpiness é o melhor remédio”, a empresa ofereceu cerca de mil kits a todos os colaboradores da empresa em Portugal, o qual continha Equipamentos de Protecção Individual (EPI), como uma máscara reutilizável, uma solução desinfetante de base alcoólica produzida pela empresa a partir de aguardente vínica, creme de mãos, chá de equinácea e óleo de eucalipto para «proporcionar o máximo de conforto e energia».

Para além de querer saber o impacto que as diferentes iniciativas estavam a ter nos colaboradores, a Sogrape quis também envolvê-los, nomeadamente na criação de conteúdos. Na realidade, essa já era uma prática antes da pandemia, surgindo no âmbito da Estratégia de Comunicação Interna. Entre outros, o objectivo é dar voz colaboradores para contar, na primeira pessoa, as histórias da “Família Sogrape”. «Esta é uma iniciativa que fortalece a cultura da empresa e fomenta o sentimento de pertença das pessoas à mesma», defende Joana Pais. Por isso, nos últimos meses, não foi diferente. «Pelo contrário, a aposta no desenvolvimento de conteúdos centrados nas nossas pessoas e nas suas experiências contribuiu para reforçar ainda mais uma cultura de partilha, colaboração e proximidade na organização.»

Neste âmbito, para além de uma edição especial da revista interna para prestar homenagem aos “heróis na linha da frente”, que protagonizaram a capa da edição de Abril da publicação, a Sogrape lançou, em plena pandemia, um novo canal de comunicação interna. A responsável explica: «Por ocasião do Dia Internacional da Família, que se celebra a 15 de Maio, e considerando que o espírito familiar representa o atributo mais profundo do nosso caráter, criámos uma conta de Instagram exclusiva para colaboradores e que conta já com centenas de seguidores das várias geografias onde estamos presentes. É um exemplo de como, com criatividade e simplicidade, envolvemos e aproximamos ainda mais as pessoas, num contexto totalmente atípico, colocando-as no centro da nossa comunicação.»

Um papel cada vez mais estratégico
Na Sogrape, a Comunicação Interna assumiu também uma grande responsabilidade no modelo de regresso desenvolvido pela empresa para, depois de meses de confinamento, trazer as pessoas de volta aos seus locais de trabalho, de forma gradual, e procurando sempre atender às suas distintas necessidades e preferências. Para Joana Pais, «assegurar uma adequada transmissão de todas as normas e procedimentos, assim como incentivar os colaboradores a manterem-se protegidos, unidos e motivados, foi o maior desafio na preparação do regresso da família Sogrape. Quisemos garantir que um regresso informado fosse sinónimo de um regresso seguro», realça.

Num mundo profissional onde cada vez mais o teletrabalho e a comunicação à distância são uma realidade, não há dúvida quanto à relevância que a Comunicação Interna continuará a assumir nas empresas e ao papel cada vez mais estratégico que conquistará nas organizações. Na Sogrape, a estratégia mantém-se, com alguns “ajustes”. «Com todas as adaptações e oportunidades que este novo contexto trouxe, vamos continuar a trabalhar no sentido da missão e dos objectivos estratégicos que definimos para a Comunicação Interna na Sogrape», assegura a responsável.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Outubro (n.º 118) da Human Resources, nas bancas.