Cinco ideias (simples) para melhorar a cultura organizacional

A cultura organizacional não é um desafio relativo apenas a uma pandemia global. Pode ser uma dificuldade para qualquer empresa em qualquer altura, mesmo quando o negócio é lucrativo. Dar prioridade a uma comunicação interna eficaz é crucial para influenciar a cultura da empresa.

Aqui estão cinco ideias relativamente simples de comunicação interna que podem ajudar as empresas a melhorar a sua cultura organizacional.

1. Criar programas formais de feedback interno que facilitem a partilha
Muitas vezes, os colaboradores aparentemente desligados têm muito a dizer quando lhes é pedido. E precisam de ser questionados de uma forma que os faça sentirem-se à vontade para partilharem as suas ideias e feedback.

Para alguns, uma opção apropriada é criar uma caixa de sugestões digital que permita a um colaborador partilhar ideias, feedback ou preocupações de forma fácil e anónima (se preferirem). Para outros, perder algum tempo necessário para ter um membro (ou dois) da liderança sénior da empresa a contactar e falar com eles individualmente será o mais eficaz.

Não importa que tipo de sistema utilizam, certifiquem-se de que o programa facilita a audição dos vossos colaboradores. Depois partilhem esse feedback de forma responsável com a equipa de liderança, para que possam ser determinadas e tomadas as acções apropriadas – ou para que a equipa de liderança esteja a funcionar com uma compreensão adequada e semelhante das preocupações dos colaboradores.

2. Façam do feedback dos colaboradores um ponto das prioridades em cada reunião da equipa de liderança Especialmente agora, os executivos da empresa estão a ser puxados em tantas direcções que precisam de ser intencionais na recolha, escuta e partilha do feedback dos colaboradores. O enfoque cultural nesta área deve vir do topo – os gestores precisam de saber que o principal líder da empresa (quer seja o CEO, director-geral ou até mesmo outra pessoa) valoriza o feedback regular dos colaboradores.

Ao estabelecerem o feedback dos colaboradores como um ponto regular da agenda nas reuniões da equipa de liderança, as empresas podem encorajar e capacitar os líderes seniores a serem mais atenciosos e pró-activos a pedir o feedback dos colaboradores. Ao fazerem-no, podem também levar os líderes seniores a comunicar esse feedback verticalmente aos seus principais executivos e horizontalmente aos seus pares.

Quanto mais os executivos de uma empresa se alinharem nesta área, melhor. E isso começa por falarem abertamente sobre o assunto.

3. Reúnam sempre contributos de um grupo diversificado de executivos antes de fazerem grandes anúncios na empresa
Tal como um executivo de marketing ou de comunicações pediria (e deveria) para receber contributos sobre um anúncio externo da empresa antes da sua distribuição, os executivos relevantes devem analisar antecipadamente quaisquer anúncios internos. Fazer isto irá ajudar-vos a melhorar a forma como partilham a informação (as palavras utilizadas ou o meio, como um email ou uma videochamada, por exemplo). Pode também vir a ajudar-vos a antecipar – e portanto trabalhar para mitigar – quaisquer consequências ou reacções negativas.

Os líderes superiores e os gestores intermédios devem estar sempre preparados com pontos de conversa recomendados ou exemplos de respostas a perguntas esperadas. Desta forma, as empresas podem capacitar os gestores, e os colaboradores podem sentir uma ligação mais profunda com a empresa. Se o seu gestor directo não é informado, o que significa isso para um colaborador?

4. Encorajar a comunicação de cima para baixo
A informação importante dos colaboradores fica muitas vezes presa e nunca chega aos principais líderes que podem tomar medidas ou trabalhar para resolver um problema. Uma razão comum é que os gestores ou colaboradores podem não sentir que os líderes seniores querem ouvir falar sobre o assunto ou saber quem é a pessoa apropriada com quem falar.

Mas as empresas não podem simplesmente confiar na comunicação ascendente e esperar que ela aconteça sem uma ênfase na comunicação que flui para baixo e em torno dos colaboradores.

O conceito de transparência surge frequentemente no contexto da comunicação interna e do envolvimento dos colaboradores. Porém, para além disso, está a importância de se dar prioridade à partilha de informação. Se os colaboradores virem que a sua liderança quer comunicar com eles, isso pode abrir um diálogo de duas ou mais vias que pode beneficiar toda a organização.

5. Lembrem-se de ouvir para compreender em vez de ouvir para responder
Infelizmente, muitas pessoas escutam para responder, o que significa que enquanto alguém está a falar, a pessoa que ouve está apenas a formular o que vai dizer de volta. Isto faz com que a pessoa que supostamente está a ouvir esteja mais concentrada na sua própria opinião do que na compreensão da ideia, questão ou preocupação.

Usem a escuta activa e lembrem-se de que não há problema – até é um ponto positivo – em fazer uma pausa e processar a informação antes de responderem. E certos itens podem exigir algum tempo (um período de dias ou semanas) antes de a empresa dar uma resposta adequada.

Tenham também em mente que muitos colaboradores podem valorizar ainda mais a vossa atenção e compreensão do que uma resposta.

A cultura organizacional é um indicador vital da saúde de uma organização, e qualquer empresa pode mesmo beneficiar de um maior enfoque na comunicação interna como um meio para melhorar.

Fonte: Forbes, por Lyndsi Stevens, vice-presidente de Marketing da Celerium e membro do Forbes Council.