Como fazer uma utilização mais inteligente do digital no dia-a-dia

Há mais de um ano que Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet se tornaram parte do nosso quotidiano. Mas há um outro nível de produtividade, de criatividade e de ligação possível com uma nova mentalidade e uma utilização mais inteligente da tecnologia, que deve ser explorado.

 

Por Jonathan Littman, especialista em Inovação e empreendedorismo, autor ou co-autor de 10 livros, incluindo dois best-sellers internacionais. Emprendedor em Residência com Outglocal, em Aveiro

 

Estamos na era do trabalho digital e remoto. As nossas mesas de cozinha e salas de estar tornaram-se escritórios improvisados. Conversar durante uma pausa para café na sala comum do escritório transformou-se em pequenas conversas pelo Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Sim, mais de um ano após o início da pandemia, continuamos a avançar, sentados fielmente à frente dos nossos computadores portáteis, e a cumprir as nossas tarefas.

Mas há um outro nível de produtividade, de criatividade e de ligação possível com uma nova mentalidade e uma utilização mais inteligente da tecnologia. Procurámos quatro profissionais de sucesso a trabalhar nos EUA que têm os seus próprios truques e dicas comprovadas para tirar o máximo partido de um dia totalmente digital.

Comecemos pela forma como se encontram boas ideias quando não se pode sair de casa. «A curiosidade é um enorme factor da criatividade», revela Mathieu Guerville, director da Valutico, e que tem um profundo background em inovação. Antes da pandemia, Guerville analisou empresas de tecnologia em São Francisco e juntou-se a uma empresa do acelerador 500 startups. Sentiu falta da serendipidade de todas as diversas interacções que outrora aconteciam no escritório ou eventos, e quis encontrar novas formas de continuar a explorar e a relacionar-se.

Guerville explica que se trata de «alargar o funil das notícias, mas depois ter um bom processo para aparar todo o excesso». Ele recomenda o agregador de conteúdos Inoreader para organizar as suas notícias e informações. «Tenho 200 a 300 fontes que se alimentam deste funil e começo o meu dia a olhar para isto, a olhar para o feed.» Essas histórias, organizadas por temas como empreendedorismo, investimento e inovação, geram conteúdos que ele partilha no LinkedIn e no Twitter. Os seus favoritos incluem a Hacker News e grupos Slack de antigos colaboradores das 500 startups. Enquanto faz café ou toma o pequeno-almoço, Guerville passa os olhos pelos títulos de centenas de histórias no seu telemóvel, lendo alguns parágrafos de uma dúzia de artigos, e alguns artigos na sua totalidade.

O fluxo de ideias é óptimo, mas como é que se enquadra e organiza? José Manuel Dos Santos é um homem cujo trabalho é dar escala à criatividade. Dirige o design e a experiência de utilizador no continente americano da Signify, a líder mundial em iluminação. A partir do seu escritório em Boston, gere designers em diversos locais. É um pensador visual. A descoberta é a chave para muitos dos projectos das suas equipas, começando por encontrar artigos convincentes, imagens e outras formas de inspiração.

Enquanto conversamos pelo Zoom, Dos Santos partilha o seu ecrã, mostrando-me o que parecem ser paredes individuais com mosaicos de artigos, entrevistas ou fotografias. «Fui eu que trouxe a plataforma Batterii para o Signify», revela. «Isto é particularmente bom para a descoberta, exploração e partilha de tendências.» Para terem uma noção do Batterii, pensem naqueles grandes quadros de projecto em que colávamos artigos ou fotografias. Este é um quadro vivo. Cada parede digital pode esticar-se de forma a abranger dezenas de mosaicos que contêm vídeos, imagens, artigos e entrevistas áudio, organizados segundo um tema específico – para evitar que as pessoas se percam.

O brainstorming e a concepção são tão naturais como respirar para Dos Santos. As suas equipas dominaram o Miro e o Mural, ferramentas populares de quadros brancos digitais. Lembram-se dos tradicionais quadros brancos de escritório? O Miro digitalizou a colaboração visual. Podemos partilhar e visualizar ideias escrevendo pensamentos em post-its coloridos, desenhando linhas e diagramas para ilustrar conceitos e ligações usando imagens e fotografias da web. Em vez de só falarmos vagamente sobre ideias em videochamadas, os quadros brancos digitais ajudam-nos a dar forma às nossas ideias enquanto conversamos.

Tanto o Miro como o Mural permitem-nos personalizar os quadros para estruturarmos ou enquadrarmos um brainstorm específico para uma equipa. O elemento humano é essencial, refere Dos Santos. «Mantenham tudo simples, porque estas ferramentas têm um elevado nível de sofisticação. Podem fazer mil coisas, mas no final, se se concentrarem demasiado na ferramenta e não o suficiente no conteúdo e no empenho, acabarão por não ser bem-sucedidos.»

Certifiquem-se de que todos se sentem confortáveis com o Miro ou o Mural antes da sessão de brainstorming. Ambos têm interfaces intuitivas, e normalmente um tutorial guiado de 30 minutos é suficiente. Qual o segredo de um bom brainstorm? Façam dele uma experiência inclusiva. «É bom ter um mediador especializado», explica. «Mas talvez o trabalho dessa pessoa seja a formação e a integração.

A mediação é melhor quando é partilhada. O perito coloca títulos em cima dos post-its e das ideias para dar nomes às coisas.» A orientação feita quando todos estavam presentes na mesma sala é muito mais difícil num ambiente remoto. «Por isso, é preciso simplificar e concentrarem-se em conseguir que as pessoas participem. Apontem-nas da forma correcta, certifiquem-se de que estão envolvidas. E isso significa que precisam de se sentir confortáveis com a tecnologia para que não andem a fazer experiências com a ferramenta (durante o brainstorming).»

 

Foco
As tecnologias orientadas podem aumentar a vossa eficácia, mesmo na mais pequena das tarefas. «Comecei usar uma tonelada de ferramentas que fazem apenas uma coisa, mas que a fazem muito bem», revela Guerville, que tem três ferramentas diferentes para algo tão comum e útil como tirar captura de ecrãs de websites e de outros bens online. «Uso o Dropshare para carregar instantaneamente uma captura de ecrã para a cloud. Se quiser marcá-la, talvez adicionar algumas setas aqui e ali, uso o CleanShot X e outra ferramenta, o TextSniper, para extrair apenas o texto de uma imagem.» Guerville percebeu que as capturas de ecrã são ideais para explicar ideias aos colegas. Portanto, teria de encontrar a ferramenta precisa para cada finalidade.

 

Leia o artigo na íntegra na edição de Maio (125) da Human Resources, nas bancas.
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