Como gerir a sua vida sabendo que tudo tem (e deve ter) o seu tempo?

Todos nós, no nosso dia a dia, sentimos necessidade de gerir o nosso tempo de maneira a conseguirmos conciliar, com qualidade, a vida pessoal e profissional e, assim, termos uma vida positiva e sofrermos menos com níveis de stress demasiado elevados.

 

Por Mafalda Vasconcelos, especialista em Psicologia Vocacional e Desenvolvimento de Carreira em alento.pt

No entanto, a vida frenética que a sociedade nos impõe, normalmente dá-nos pouca oportunidade para encarar o tempo como o recurso precioso e insubstituível que é e, nem sempre paramos para pensar nas escolhas e prioridades que podemos definir.

A IMPORTÂNCIA DE UMA GESTÃO DE TEMPO EFICAZ
Como uma grande parte das pessoas experimenta dificuldades na Gestão do seu Tempo, sabemos que a maior exigência está na importância que assume fazer um bom aproveitamento do tempo (eficiência) para se atingir objectivos e resultados (eficácia). Se para algumas pessoas 24h do dia servem para fazer muitas coisas, terminando o dia com sentimentos positivos, outras pessoas sentem que as mesmas horas não chegam para tudo o que têm previsto ou gostariam de fazer.

Conseguimos facilmente perceber que existem vantagens claras de uma gestão eficaz do tempo, uma vez que passamos a ser capazes de: 1) aumentar a produtividade no trabalho; 2) atingir, mais facilmente, as metas e objectivos traçados e cumprir prazos; 3) aproveitar e abraçar mais oportunidades; 4) beneficiar de um maior reconhecimento dos outros. Uma outra vantagem muito relevante, já mencionada, é 5) fazer tudo com mais qualidade, sentindo menos stress.

COMO COMEÇAR?
Para que tudo isto se torne mais fácil de concretizar é fundamental a tomada de consciência e autoconhecimento relativamente aos hábitos e comportamentos que desenvolvemos que podem ser alvo de melhoria. Não obstante, apenas a perceção de que precisamos mudar, não é suficiente para o fazermos. Todos já experimentamos a sensação de adiar indefinidamente algo que é positivo para nós e que sabemos que nos fará bem. Para haver uma mudança efetiva é necessário conhecer e adquirir conhecimentos e ferramentas que poderão tornar este processo mais simples e produtivo.

DICAS PARA UMA GESTÃO DE TEMPO EFICAZ
Algumas das dicas que vos quero deixar estão baseadas na definição de prioridades que é um dos fatores cruciais na Gestão de Tempo. Para conseguir priorizar e gerir melhor o seu tempo deve:

Escreva os seus objetivos de curto, médio e longo prazo

Procure escrever todos os aspetos que mais valoriza e são relevantes para si. A vida envolve muito mais aspetos para além do trabalho e a gestão de tempo deve incluí-los também, para que sinta que tem uma vida equilibrada e que o realiza. Se não escrever, nem sempre consegue visualizar tudo o que tem em mente, se são exequíveis e, quando são a mais, quais os que poderá abdicar, por não serem urgentes.

Dedique algum tempo a pensar nos seus objectivos e metas, tendo em conta os vários papéis que desempenha e as suas várias áreas de vida. As metas de curto e médio prazo devem estar relacionadas com os seus objectivos a longo prazo.

Planeie, numa agenda, as tarefas e compromissos mais relevantes do seu dia ou semana

Planear e organizar são aspectos determinantes para conseguir cumprir os seus objectivos, por isso, tenha uma agenda em que separa as várias actividades do seu dia, tendo em consideração a sua prioridade, tempo de execução e melhor altura do dia para as realizar. Lembre-se de que pode alterar as tarefas, já os compromissos (ex.: reunião com cliente) não são recomendados. Pode fazer um planeamento a pensar na sua semana para ter uma visão mais global.

Não desvalorize as pausas e as áreas da sua vida além do trabalho

Para estarmos bem de uma forma geral, é fundamental o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional – na perspectiva cada vez mais falada do life design -, pelo que deve sempre planear o seu dia e semana incluindo tempos para as actividades que mais gosta e em que se sente bem em fazer (ex.: tempo para estar com a família e amigos, exercício físico, ler, etc.). O mesmo se aplica a incluir os tempos para pausas (ex.: um café, uma caminhada, uma conversa mais descontraída com um amigo ou colega). Não é pouco comum entender as pausas como perda de tempo, mas estas, pelo contrário, podem ser uma fonte de energia, motivação, permitindo aumentar a concentração, criatividade e produtividade.

Faça o controlo da eficácia do seu planeamento e adapte-se

O controlo do sucesso das estratégias que foi adotando ao longo do tempo e do progresso que foi fazendo é essencial, reservando, no final do dia ou da semana, uma avaliação e revisão do que correu bem e menos bem, por forma a adaptar-se e fazer as correções e adaptações necessárias.

Perceba quanto tempo perde com actividades que não são urgentes nem importantes para si

Todos temos consciência de que fazemos coisas todos os dias que nos consomem muito tempo, que o distraem do essencial e que são perfeitamente evitáveis – os chamados consumidores de tempo. Para gerir melhor o seu tempo, tem de os identificar e organizar e, até, limitar o tempo que lhes dedica. Isto vai permitir-lhe concentrar-se e focar-se nas suas prioridades e ganhar tempo para outras coisas que realmente gosta e quer fazer. Alguns exemplos são a consulta constante do telemóvel e das redes sociais; o tempo a vaguear na internet e a verificação da caixa de e-mail, entre outras coisas. Defina um tempo para essas actividades e seja rigoroso.

 

 

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