Como gerir os custos laborais no regresso ao novo normal? A Mercer e a PLMJ respondem

Com organização da Mercer em colaboração com a PLMJ, o webinar sobre “Gestão dos custos laborais no regresso ao novo normal” juntou quatro especialistas para analisar o actual contexto em que as empresas se encontram, tendo como foco clarificar como podem optimização de custos e usar da melhor forma os apoios disponíveis.

Por Sandra M. Pinto

A sessão teve início com as “boas-vindas” foram dadas por Diogo Alarcão, CEO da Mercer Portugal, e contou ainda com a participação de Marta Frazão, principal da Mercer, Nuno Ferreira Morgado, sócio e coordenador da área Laboral da PLMJ e Mariana Paiva, associada sénior na área Laboral também da  PLMJ, que explicaram algumas medidas associadas à optimização de custos laborais.

A pandemia de COVID-19 veio trazer muitos desafios às empresas. Neste contexto, surge como fundamental desenhar uma estratégia, que garanta não só a continuidade dos negócios, mas a motivação dos colaboradores. «Só dessa forma se consegue ultrapassar este ciclo pouco favorável e posicionarmo-nos de forma diferente no mercado», defende Marta Frazão.

Com o desconfinamento a decorrer, as empresas já começaram a implementar medidas para gerir os custos laborais, já que, depois de implementada a primeira vaga de medidas de resposta à COVID-19, foi preciso avaliar o seu impacto, a médio prazo, nos seus negócios. «As empresas devem agir tendo uma visão abrangente dos seus custos com a força de trabalho. Só assim podem compreender melhor onde os seus investimentos acrescentam valor e onde a redução de custos e a gestão do risco podem conduzir a um aumento da sua performance.»

Por outro lado, é cada vez mais importante uniformizar e tornar mais digital todos os processos relacionados com os Recursos Humanos. «As poupanças aqui alcançadas podem não ser muitas, mas conjugadas com outras medidas podem ser o suficiente para dar uma margem de folga às empresas», continua a principal da Mercer. Ao nível da optimização da força de trabalho, coloca-se à empresa a questão da sua redução. «E aqui o que interessa é a forma como se faz, pelo que se deve construir os programas, de forma sustentada, minimizando o impacto, ao mesmo tempo que permite atingir os objectivos da empresa.

Quanto às questões dos gastos com o local de trabalho e com o alargamento do teletrabalho, pode realmente acontecer uma optimização distinta «e com poupanças que podem ser significativas».

Na questão da optimização da força de trabalho e das saídas, muitas vezes as empresas estão presas a processos iguais para toda a gente, «mas, de facto, os processos devem ser pensados de forma diferente. Dependendo da população com que estamos a falar, é sempre possível segmentar e perceber qual é que é a melhor politica a seguir, para cada uma», sugere Marta Frazão. «É importante que as empresas percebam o que é que podem oferecer às pessoas, o que é que para elas faz mais sentido, e pensar que existem outras alternativas que não as habitualmente seguidas pelas empresas, nomeadamente a possibilidade de assegurar um rendimento garantido, mesmo depois do subsidio de desemprego terminar, ou mesmo a pré-reforma, solução que pode fazer sentido para algumas pessoas.»

Continua… «A forma como as organizações são geridas vai definir o seu futuro. O principal desafio para as empresas será equilibrar a necessidade de tomar medidas que conduzam a uma redução de custos, protegendo o comprometimento e engagement do talento e atingindo os objectivos dos accionistas. É essencial definir o alinhamento estratégico, percebendo os imperativos do negócio e definindo um cenário base. Ao mesmo tempo, importa definir e seleccionar os cenários de actuação, ou seja, detalhar cenários alternativos, discuti-los e perceber os que melhor se alinham com os imperativos do negócio. Por fim, é preciso implementar e garantir o compromisso dos colaboradores, executando o plano de acção, apostando na comunicação e monitorizando o impacto não só no engagement, mas também nos resultados. Ou seja, é preciso um equilíbrio entre todas as componentes», resume.

Quadro legal: os mecanismos à disposição das empresas

É indiscutível que, agora, há que recuperar financeiramente as empresas Nuno Ferreira Morgado acredita que, assim, se vai «poupar emprego». Este tem sido, aliás, o mote do Governo, através da aprovação de um conjunto de medidas, como o lay-off simplificado. «O Decreto- Lei n.º 1O- G/2020, de 26.03, criou este apoio extraordinário à manutenção de contrato de trabalho em situação de crise empresarial, permitindo assim a contracção de custos para as empresas», explica. Inicialmente, previa-se que a medida estivesse em vigor apenas até ao dia 30 de Junho, mas a 19 de Junho, através do Decreto-Lei n.º 27-B/2020, o Governo prorrogou o lay-off simplificado até ao dia 31 de Julho. «Assim, as empresas que no mês de Junho aderiram ao lay-off simplificado podem beneficiar do apoio durante o período de um mês, prorrogável mensalmente até 3 meses. E as empresas que, no mês de Junho, entraram no último mês de lay-off, podem prorrogar a medida até ao dia 31 de Julho, sujeito à manutenção da situação de crise empresarial e demais requisitos.»

Nuno Morgado acrescenta ainda: «Foram igualmente implementadas outras medidas e incentivos, tal como o incentivo extraordinário à normalização da actividade empresarial e o apoio à retoma progressiva, esta última com proibição de despedimentos e proibição de distribuição de dividendos».

Como esclarece o especialista, relativamente ao lay-off que consta do Código do Trabalho, medida essencial para assegurar a viabilidade da empresa, aplicam-se as mesmas medidas e apoios aplicáveis durante o lay-off simplificado, apenas com uma excepção, a empresa paga contribuições à Segurança Social pelo salário efectivamente auferido pelo trabalhador, sendo, todavia este lay-off é mais exigente e burocrático. «De referir que, durante o lay-off, o empregador não pode pagar dividendos, aumentar o salário de membros de órgãos sociais, contratar novos trabalhadores ou renovar contratos a termos para postos que possam ser preenchidos por trabalhadores em lay-off ou fazer cessar os contratos dos trabalhadores em lay-off por um período de 30 ou 60 dias, consoante a duração do lay-off seja inferior ou superior a seis meses, excepto em caso de cessação de comissão de serviço ou de contrato a termo e, ainda, despedimento com justa causa.»

Revisão das condições de trabalho

Já Mariana Paiva sublinha que, «antes de implementar decisões, as empresas têm de repensar que impactos positivos ou negativos teve a pandemia, e o que quer ou precisa de mudar. Depois deverão analisar, promovendo uma due diligence laboral com o objectivo de identificar em que áreas se pode poupar». Segue-se o comunicar, e, aqui, Mariana Paiva identifica como sendo «essencial preparar um plano social e um plano de comunicação, só depois poderão ser implementadas as novas condições laborais».

Uma palavra mais sobre a due diligence laboral, procedimento que tem como objectivo identificar «benefícios que constituem direitos adquiridos e que apenas podem ser alterados ou revogados com o acordo do trabalhador, e benefícios que constituem actos discricionários do empregador e que conferem ao trabalhador uma mera expectativa, e estes podem ser livremente alterados ou revogados pelo empregador», esclarece a responsável. «Mas, atenção, para efeitos desta distinção é necessário atender a três factores: a forma de atribuição do beneficio, a duração e natureza permanente do mesmo e as normas internas da própria empresa.»

Outro aspecto que derivou da pandemia é a organização dos tempos de trabalho, e aqui assume particular importância o acordo, ou não, com o trabalhador. «Se for trabalho a tempo parcial, terá de haver acordo, uma vez que há uma redução efectiva da remuneração com impacto directo na carreira contributiva do trabalhado. No caso da revogação da  isenção de horário de trabalho poderá ser imposta unilateralmente, devendo ser analisada caso a caso, pois a possível revogação depende da forma como a isenção foi implementada.»

Situação diferente é a implementação da isenção de horário de trabalho, Aqui, sim, dependente de acordo, e permite uma poupança de custos com o trabalho suplementar. Também dependente de acordo está o horário concentrado, «o qual permite poupar custos com a manutenção das instalações do empregador», acrescenta Mariana Paiva. Mas situação oposta acontece com os horários desconcentrados, «imposição unilateral que pode permitir a poupança de custos com trabalho suplementar».

Regie ad hoc aprovado no contexto da pandemia, o teletrabalho é obrigatório em determinadas situação, relembra a especialista. «O trabalhador que mediante certificação médica se encontre abrangido pelo regime excepcional de protecção de imunodeprimidos e doentes crónicos, trabalhador com deficiência com grau de incapacidade igual ou superior a 60%, e sempre que as funções em causa o permitam quando os espaços físicos e a organização do trabalho não permitam o cumprimento das orientações da Direcção Geral de Saúde e da Autoridade para as Condições do Trabalho sobre a matéria, na estrita medida do necessário», esclarece.

Convém esclarecer que fora destes casos anteriormente descritos, aplica-se o regime legal, que é obrigatório no caso do trabalhador ser vitima de violência doméstica que assim o requeira e a actividade for compatível e o trabalhador com filho até 3 anos que assim o requeira. «Fora dos casos obrigatórios o teletrabalho só pode ser implementado por acordo», reforça a especialista.