Como gerir uma equipa que está debaixo de água? É difícil mas há soluções

O que fazer quando dão mais trabalho à sua equipa, mas não tem pessoas suficiente para fazer tudo? Perante a “grande demissão” e o vislumbre de uma economia em recessão, cada vez mais gestores enfrentam este dilema. É necessário fazer mais, com menos. Felizmente há formas de contornar a situação e manter a sanidade mental de todos.

Os departamentos com bom desempenho são frequentemente “recompensados” com novos projectos e trabalho adicional, mas a equipa mantém-se igual. Enquanto líder é normal sentir-se agradecido, mas, por outro lado, também não consegue evitar sentir-se sobrecarregado quando a equipa já opera acima das suas capacidades.

Numa realidade de escassez de talento e com uma recessão económica à vista, este dilema afecta muitos team leaders. Elizabeth Grace Saunders, coach de gestão de tempo e fundadora da Real Life E Time Coaching & Speaking, partilhou com a Harvard Business Review soluções e deixa dicas para os team leaders gerirem uma pesada carga de trabalho enquanto o orçamento para aumentar a equipa não chega.

Seja honesto

A verdade é que “a realidade vence sempre”. Mesmo que pense que a sua equipa consegue encaixar mais uma tarefa na agenda já por si cheia, um dia algo vai acontecer. Mesmo com as melhores estratégias de gestão de tempo, um departamento sobrecarregado não conseguirá fazer tudo. Quando encarar isso com honestidade, conseguirá tomar decisões proactivas para “adaptar e ajustar”, em vez de reactivas assim que as coisas começarem a desmoronar.

Priorize de forma consciente

O “modelo dinâmico de prioridades” pode ajudar neste tema: imagine uma piscina infinita, em que as paredes representam os limites do tempo disponível (no caso da equipa sobrecarregada, corresponderá ao total de horas que os colaboradores podem trabalhar). Seguidamente, visualize uma série de círculos dentro dessa piscina, que representam as diferentes formas como a equipa gere o seu tempo. Quando um desses círculos aumenta – por exemplo, com reuniões com mais clientes – um dos outros círculos terá de diminuir ou cair pela borda fora.

Para manter a eficácia ideal, deve decidir onde a equipa pode reduzir o tempo gasto, em vez de tal acontecer aleatoriamente. Reveja os projectos e tarefas do seu departamento e pense nas metas anuais.

Tendo por base onde a sua equipa pode acrescentar maior valor e no que é mais importante para a organização, comece a cortar a partir das prioridades mais baixas para poder concentrar-se nas principais. Não se limite a comunicar isso à equipa, peça a opinião deles sobre o que acreditam ser realista.

Se a carga de trabalho do seu departamento é demasiado elevada, porque houve saídas de colaboradores, os membros da equipa terão de planear o seu trabalho diário de maneira diferente e analisar como equilibrar as prioridades do trabalho actual com as actividades complementares mais importantes do colega que saiu. Como líder de equipa, pode ajudar neste processo, assegurando que não há problema em colocar algumas actividades não essenciais de lado, para que os temas mais críticos sejam executados.

Comunique as prioridades para cima

Não terá de estar alinhado apenas com a sua equipa, também terá de reportar ao seu superior. Apresente o assunto de um ponto de vista claro e decisivo e enumere as prioridades, para que as expectativas e os objectivos coincidam. Ser franco desde o início evita mal-entendidos e reduz o risco de uma resposta negativa depois que já ter iniciado o caminho planeado para a equipa.

Há várias formas de abordar o tema. Uma delas é apresentar o plano que desenhou, no qual identificou as actividades de maior valor e aquelas que estão mais alinhadas com as metas anuais. Além da necessidade de tomar decisões estratégicas para garantir que os objectivos são alcançados, também pode explicar que isso significa diminuir a prioridade de certos temas para que a sua equipa possa concentrar-se nas actividades de maior impacto.

Se sentir “pouco entusiasmo” quando falar de projectos que terão de ficar para segundo plano, use dados concretos para suportar esse plano. Peça à sua equipa para identificar os projectos nos quais estão a trabalhar, quanto tempo estão a despender e quanto tempo necessitam para concluir as tarefas adicionais que estão de parte. Apresente esses números para reforçar a pertinência da priorização.

Por fim, depois de o seu manager reconhecer essas prioridades, realce que, caso a sua equipa não aumente, o departamento não poderá assumir novas responsabilidades e tal poderá colocar o manager numa posição difícil.

Delegue externamente

Quando a sua equipa está esgotada, outra forma de aliviar a pressão é delegar a pessoas fora da equipa. Analise se a empresa possui algum serviço partilhado que possa assumir parte da carga na coordenação de eventos, viagens, design, comunicação ou qualquer outro tema que actualmente “ocupe” o tempo do seu departamento. Onde puder delegar trabalho externamente, aproveite.

Outra opção é verificar se há orçamento para contratar serviços externos. Poderá ter algum colaborador externo a assumir responsabilidade por um projecto especial que ninguém tem disponibilidade para executar? Se o problema estiver num maior volume de clientes, pode contratar alguém cuja única função seja responder aos pedidos e perguntas dos clientes? Obtenha ajuda onde puder, mesmo que não possa integrar para já um colaborador a tempo inteiro.

Redefina as expectativas com os stakeholders

Quando o seu departamento precisa de ajustar prioridades ou nível de atendimento ao cliente, é importante comunicar essas expectativas a todos os stakeholders, sejam eles internos ou externos. Informe as pessoas impactadas por essas mudanças se os projectos serão adiados ou interrompidos. Se houver mudanças em deadlines de entregas, por exemplo, avise com antecedência para que possam planear adequadamente.

Nem todos ficarão contentes feliz com projectos adiados ou tempos de resposta mais longos, porém, é melhor redefinir as expectativas antecipadamente, do que ter de lidar com críticas e reclamações por não ter correspondido às expectativas.

Peça mais colaboradores

Por último, se a carga de trabalho do seu departamento aumentar e continuar a um nível elevado, lute por mais colaboradores. É injusto para a sua equipa sentirem-se constantemente assoberbados e não conseguirem dar conta do recado. Mesmo que uma nova contratação não esteja nos planos para já, abordar o tema com antecedência e com frequência pode colocá-lo no topo da lista quando o orçamento assim o permitir.

Avalie as necessidades do seu departamento, sejam elas mais colegas para trabalhar em projectos ou mais suporte administrativo e, de seguida, faça os possíveis para obter ajuda. Uma coisa é o departamento ter falta de pessoal a curto prazo, outra é uma situação permanente de sobrecarga de trabalho, receita garantida para o burnout.

Situações em que o trabalho aumenta, mas a equipa permanece a mesma, são delicadas mas geríveis. Além das estratégias sugeridas acima, lembre-se de reservar, para si e para a sua equipa, um tempo para descansar e recarregar baterias para que todos possam criar um cronograma de trabalho sustentável num ambiente de trabalho desafiante.