Dez passos que vão ajudar as PME a gerir à distância e a preparar-se para o futuro do trabalho
O teletrabalho é uma ferramenta muito útil e que permite contornar, em parte, a situação de incerteza gerada pelo COVID-19. Se a sua implementação for realizada de forma adequada, pode vir a revelar-se o elemento que faltava para que muitas pequenas e médias empresas (PMEs) possam enfrentar os desafios organizacionais do futuro.
A Sage propõe um conjunto de medidas para a implementação do teletrabalho nas PME.
1. Elaboração de um plano de contingência
O ideal seria tê-lo já definido antes desta crise, mas perante uma situação sem precedentes, é essencial que as PME sejam rápidas na definição do seu plano de acção. Este plano deverá englobar não apenas decisões que digam respeito à equipa de direcção, mas também orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores e outras partes interessadas (clientes, parceiros, fornecedores, etc).
2. Avaliação de meios
Geralmente o teletrabalho não exigir equipamentos nem dispositivos sofisticados, mas é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a situação. É ideal dispor de soluções de gestão online ou na cloud, uma vez que são altamente colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar.
3. Avaliação de tarefas impossíveis com o teletrabalho
Deve ser feita uma avaliação de todas as tarefas e a viabilidade da sua realização de forma remota. É necessário analisar o impacto que as tarefas que não se podem realizar dessa forma terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.
4. Avaliação de colaboradores críticos
Os colaboradores vão enfrentar os processos de teletrabalho segundo as suas respectivas experiências, competências e formação. As empresas devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo, podem até considerar a sua orientação personalizada.
5. Elaboração de indicadores de acompanhamento
As PME devem definir indicadores objectivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho.
6. Análise do impacto externo
Muitos encontros terão de ser adiados e alguns serviços terão de ser prestados ou recebidos de forma diferente. Neste sentido, é necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças da forma mais suave possível.
7. Comunicação aos colaboradores
O feedback dos colaboradores relativamente ao plano de acção é muito importante e poderá implicar algumas rectificações. É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, incluindo a escolha dos melhores momentos para transmitir informações, de que forma deverá ser feito e a quem.
8. Início da experiência
Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correcção.
9. Regresso à normalidade
Também a operação de retorno à normalidade deve ser planificada. Pode acontecer que algumas das tarefas que tenham sido efectuadas com tanto sucesso que se pretenda a continuação da sua execução de forma remota. Seja como for, é muito importante a comunicação durante o processo de reajustamento das operações.
10. Avaliação dos resultados
Após a experiência de teletrabalho em situações de crise, existem três aspectos essenciais que importa avaliar:
- Qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderá-lo?
- Que ensinamentos se retiram sobre a aplicação do teletrabalho à empresa, e sobre a sua robustez face a situações de crise?
- Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes directos?