EDP: Presencialmente ou à distância, a mesma proximidade

A proximidade deixou de ser literal e passou a ser feita à distância, e é preciso colmatar essa realidade com mais inovação, dinamismo, mais interactividade, e uma adaptação obrigatória do conteúdo. É assim que a EDP continua a sua aposta nas iniciativas que promovem o contacto com os colaboradores, nomeadamente os eventos internos e actividades de team building.

Adaptação e flexibilidade marcaram os primeiros dias de reacção à pandemia que marcou o ano de 2020 em todo o mundo. «Do momento em que 70% dos colaboradores do Grupo EDP ficaram a trabalhar à distância, até aos planos de regresso ao trabalho, multiplicaram-se iniciativas junto de stakeholders internos e externos, garantindo a continuidade de negócio mas também a proximidade e o suporte necessários», afirma fonte oficial da EDP.

Mas os tempos actuais são de exigência de distanciamento físico e, por isso, promover iniciativas de team building e eventos internos nas organizações ficou mais difícil. No entanto, provavelmente nunca como agora – porque as empresas viram-se obrigadas a mandar muitas (ou, em alguns casos, todas) das suas pessoas para casa e é em regime de teletrabalho que muitas equipas permanecem – foi tão importante estar próximo dos colaboradores. E, apesar de todos os condicionalismos, é isso mesmo que a EDP tem feito, promovendo diversas iniciativas com o objectivo de manter o contacto com as suas pessoas. Neste âmbito, destacam-se:

Desafio #eusouenergia
«Nunca como agora foi tão importante mostrarmos que temos energia em qualquer contexto. Queremos provar que, mesmo em casa, a nossa energia não para», sublinha a mesma fonte, contando que pediram aos colaboradores para mostrarem o que os «deixa bem dispostos e lhes dá a energia necessária para continuar». Os vídeos foram depois partilhados pelos próprios na plataforma workplace.

#eutreinoemcasa
Com os ginásios fechados, a EDP, juntamente com o Ginasio Clube Português, proporcionou aos colaboradores aulas de ginástica em directo. De segunda a sexta-feira, estão disponíveis dois treinos diários.

Desafio “Fora da Caixa”
Reconhecendo que «não é fácil estar fechado em casa durante tanto tempo, não há como negar» e que, «com a ameaça da COVID-19, o isolamento social é o melhor remédio», na EDP foi tempo de «aprender novas formas de trabalhar, novas rotinas, novas formas de partilha», pois «estar em casa não significa isolamento total». Quiseram então saber o que os colaboradores andavam a fazer e como estavam a passar o seu tempo, pedindo que respondessem a cinco perguntas e que complementassem as suas respostas com um vídeo, fotos ou desenhos. As cinco frases foram:

1. Neste novo contexto de quarentena/ isolamento social/teletrabalho, tenho
aproveitado o tempo para…
2. Entre muitas outras coisas, aprendi a valorizar…
3. Não consigo viver sem…
4. A minha maneira preferida de passar o tempo livre é…
5. A frase ou ideia inspiradora que gostava de partilhar com os meus colegas é…

Team challenge HouseParty
O Team Challenge pretende colocar frente a frente duas equipas da EDP Global Solutions num momento bastante divertido, jogando um ou vários jogos na app Houseparty.

Virtual Break
Numa altura em que chegar ao escritório, ir até ao workcafé ou ao refeitório para um café e dois dedos de conversa com os colegas não é uma opção, a proposta da EDP foi fazer o café ou o chá em casa. Assim, todas as segundas-feiras, pelas 14h30, juntam aleatoriamente quatro colegas para um «convívio bem animado e divertido, durante 15 minutos. Em frente ao computador, encontramo-nos com colegas e falamos sobre tudo e sobre nada», partilha a fonte oficial da energética.

Usar a tecnologia e … surpreender. Sempre com o foco na proximidade
Para que todas as iniciativas descritas acima fossem possíveis, a tecnologia desempenhou um papel fundamental. E é inegável que a digitalização veio mudar a forma como comunicamos. «Na EDP, estávamos preparados para nos adaptar a esta nova realidade, e temos vindo naturalmente a acompanhar esse processo em todas as suas vertentes», assegura fonte oficial, reconhecendo que, «quando aplicamos este contexto ao dos eventos internos, cria-se um desafio, quer para a equipa interna que o organiza, quer para as pessoas que trabalham na EDP e que são convidadas a participar num evento exclusivo para colaboradores e a viver o mesmo de uma nova forma». Num evento interno, pretende-se – para além dos objectivos específicos de cada iniciativa – «trabalhar, acima de tudo, proximidade, partilha de informação e alinhamento com o público interno. E, em cada pormenor desta experiência procuramos surpreender, quer física, quer digitalmente», partilha-se. «Desde a forma como lançamos um convite, como desafiamos as pessoas, até ao diálogo que se estabelece in loco com os colaboradores, com apps, ambientes de sala, activações de marca, desenvolvimento de conteúdos… Toda a linguagem criada num evento interno está assente no merge entre a proximidade física e a componente digital.»

«E esse é cada vez mais o nosso objectivo», revela fonte oficial da EDP. «Utilizar todas as ferramentas que a transformação digital aporta, de forma a criar valor em cada um dos eventos que desenvolvemos. Utilizar a componente digital e todas as suas vantagens em a favor da proximidade que queremos continuar a trabalhar com os nossos colaboradores.»

Quer os eventos online quer um evento físico trazem desafios, Mas são, no entanto diferentes. E não é de hoje que a EDP aposta na componente digital nos seus eventos presenciais.

«Mas – reconhece-se – o contexto actual obrigou a fazer muito mais do que isso e ir mais longe do que tínhamos antecipado. Acreditamos ter sido criada uma oportunidade crítica para alavancar, ainda mais, a componente digital dos eventos, que dificilmente voltarão a ser o que eram. Quer na componente de proximidade – que deve ser planeada de forma diferente –, quer na interactividade e dinamismo do evento. Todos os aspectos têm que ser revistos e adaptados porque, acima de tudo, os objectivos mantém-se.»

A mesma fonte garante que «vivemos num contexto em que o colaborador EDP já conhece e domina o online, pois tem sido essa a abordagem do Grupo no contacto com este público. Mas é preciso agora trabalhar para alinhar as nossas expectativas com as do “cliente”. Continuamos a querer proporcionar experiências únicas, imersivas e interactivas através de momentos de aproximação, mas temos agora, mais que nunca, que o fazer sem o contacto físico», constata-se. «A proximidade deixa de ser literal e passa a ser feita à distância, e é preciso colmatar este aspecto com mais inovação, dinamismo, mais interactividade, e uma adaptação obrigatória do conteúdo.»

Neste enquadramento a escolha de um parceiro torna-se ainda mais estratégica. Fazer um evento que assenta maioritariamente numa plataforma, que tecnicamente tem que assegurar o fluxo do evento é um factor crítico de sucesso. E acreditamos que o mercado português está preparado, recebemos diariamente novas soluções, propostas e formatos que o comprovam. Este contexto obriga-nos a ser ainda mais exigentes na procura destas opções inovadoras.

Os mesmos objectivos, uma oportunidade diferente
Os eventos internos sempre foram uma forte aposta da EDP. Prova disso mesmo é a distinção que receberam nos Prémios Human Resources 2020, nesta categoria, tendo sido considera a empresa em Portugal que promove os melhores eventos internos. E os objectivos neste âmbito não se alteraram. Fonte oficial reitera que «um dos objectivos estratégicos quase sempre presente é o da aproximação de equipas. A forma como vamos responder a este objectivo específico daqui para a frente terá que ser obviamente revista e adaptada, e o principal desafio é o de continuar a surpreender na forma que o fazemos. A EDP tem no seu ADN a componente de inovação e tem também uma rápida capacidade de adaptação à mudança, bem como uma estrutura que a comporta», enaltece-se.

Do ponto de vista interno, teve lugar em Fevereiro deste ano o maior evento interno do grupo EDP – o encontro de colaboradores. O evento decorre a cada dois anos, e reúne, no mesmo espaço todos os colaboradores do Grupo EDP em Portugal. Apesar de o evento não ter ocorrido no contexto actual, foi um exemplo de como a componente digital já estava presente nos eventos que a EDP desenvolve. «Com momentos emotivos, partilha e entretenimento, com muita informação e novidades», sublinha-se.

O encontro interno de colaboradores da EDP teve como mote “Made of Us”, realizou-se na Altice Arena, em Lisboa, durante dois dias e juntou mais de 5400 colaboradores de Portugal para partilhar os resultados conquistados e a estratégia adoptada para o futuro. «Foi um evento extraordinário e que marcou o ano, e acreditamos, que em 2022 estaremos a realizar o próximo «afirma fonte oficial.

No que toca ao ano corrente, revela-se: «Estamos a preparar algumas acções com as devidas adaptações, sendo que o desafio neste momento é acompanhar a rápida evolução das tendências dos eventos digitais e de novas soluções tecnológicas adaptadas à fase em que nos encontramos. Trabalhamos para que, mesmo no contexto actual, com muitos constrangimentos associados, continue a ser possível atingir os objectivos inerentes aos eventos e continuar a proporcionar sempre experiências enriquecedoras a quem neles participa.»

E conclui-se: «Pessoas e tecnologias mostraram que estávamos prontos. Hoje o regresso está a ser preparado com segurança, garantindo que incorporamos no modelo de funcionamento do Grupo o conhecimento que este período extraordinário nos trouxe.»

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Team Building e Eventos Internos”, publicado na edição de Agosto (nº 116) da Human Resources, nas bancas.