Mike Rogers, fundador do Teamwork and Leadership, destaca os maiores erros deste encontro profissional entre pessoas, que nem sempre terminam como imaginámos.
Começar atrasada
Ainda nem começou a desperdiçar tempo com o conteúdo da reunião e já está a perder. Segundo Rogers, «uma forma de eu perceber se uma reunião vai ser uma má reunião passa por quando alguém convocado para a mesma chega atrasado ou fica à espera de alguém que está atrasado. Em 90% das vezes estou certo».
Existem várias razões para justificar um atraso mas dessas razões muito poucas são válidas ou importantes o suficiente para servirem como desculpa.
Acabar depois da hora
Reuniões que se estendem para além da hora são meras alimentações psicológicas que dão a noção de produtividade mas que no fundo têm o efeito contrário. Sempre que o encontro atinge a hora esperada, a partir daí não se obterá nada mais do que um conjunto de pessoas a olhar para o seu relógio, com a cabeça no próximo acontecimento. É assim que o cérebro funciona. Passou da hora, há outras coisas a fazer.
Convocar toda a gente
Mike Rogers sugere que antes de convocar alguém para uma reunião, o moderador deverá responder às seguintes questões: «a informação que será partilhada na reunião é importante para o trabalho desta pessoa? Esta pessoa pode dar opiniões que têm valor para a reunião? E se a resposta for positiva para ambas as questões, ela precisa de estar presente em toda a reunião ou apenas em parte?».
Concluir reuniões sem acções claras
As reuniões servem para tomar decisões. Tudo o que seja acompanhamento não necessita de uma reunião mas sim de comunicação entre quem quer obter informação e quem tem informação para dar. É responsabilidade do líder da reunião garantir no final da mesma que todos os assuntos discutidos foram entendidos por todos os participantes.
