Apesar das restrições resultantes da COVID-19, os processos de recrutamento continuam a avançar em muitas organizações. Embora várias empresas acabem por decidir atrasar a data de integração do novo candidato para quando se regresse à “normalidade”, outras estão já a implementar programas de onboarding totalmente remotos.
A Robert Walters, consultora de recrutamento elaborou um plano de acção em cinco fases para implementar um programa de onboarding remoto nas organizações.
Fase 1 – Recolha informação pré-existente
Desenvolva um plano que possa ser usado como projecto de referência agora e no futuro. Para utilizar conhecimento já disponível, pode analisar se algum dos colaboradores actuais já trabalhou remotamente numa empresa anterior, e questionar ramos internacionais da sua organização (se existirem) que possam já ter realizado algum programa de onboarding remoto.
Se este não for o caso, analise o que é possível fazer à distância e pesquise o que outras empresas estão a fazer. Assim, poderá ser o seu departamento a partilhar o seu plano de acção a nível internacional quando estiver definido.
«Preparar um programa de onboarding remoto pode ser um processo demorado num momento especialmente complicado como este, mas também oferece ao departamento de recursos humanos uma oportunidade única de demonstrar as suas qualidades estratégicas e mindset digital», refere Ana Carolina Rodrigues, HR manager na Robert Walters Ibéria.
Fase 2 – Prepare o primeiro dia de trabalho do new joiner com antecedência
1. Documentação
Após o candidato aceitar a oferta de emprego da empresa, há muita documentação para tratar, e a maioria dos candidatos não tem um scanner de boa qualidade em casa. Felizmente, já existem várias soluções digitais para completar e assinar documentos online, como o DocuSign ou o DocHub.
2. Material e sistemas da empresa
O passo seguinte é garantir que o novo colaborador tem todo o material necessário para começar a trabalhar. Ana Carolina Rodrigues recomenda: «Juntamente com o manager a quem irá reportar o novo colaborador e com o departamento de IT, verifique de que softwares vai necessitar e que tudo funciona para o primeiro dia – pode instalar antecipadamente todos os programas num portátil ou remotamente no portátil pessoal do candidato, dependendo da situação. Assegure que tudo vai estar a funcionar para quando o novo colaborador se ligar no primeiro dia. Email, telefone de empresa, assinatura e acessos para quaisquer sistemas relevantes devem funcionar desde o início. Se isto só for possível de programar no dia de entrada oficial, explique-o claramente ao novo colaborador antes, para que saiba que no primeiro dia terá de perder algum tempo com aspectos técnicos para ficar totalmente operativo.»
«Envie por correio um pacote com todo o material necessário e aplicável, desde portátil, cabos, telemóvel de empresa, manual de utilizador, brochura corporativa, organigrama, etc. No fundo, tudo aquilo que possa ser útil o new joiner ver antes de começar oficialmente, para se preparar. Aproveite a oportunidade para fazê-lo sentir-se bem vindo, acrescentando algumas surpresas agradáveis no pacote, principalmente objetos que possam ser utilizados durante o trabalho (por exemplo, merchandising da empresa como caneta, caderno, caneca, capa para o portátil, garrafa de água reutilizável, etc.). Isto vai fazer com que o novo colaborador se sinta parte da empresa e da equipa, mesmo que nunca tenha estado fisicamente no escritório.»
3. Agendar videoconferências para o candidato conhecer todos os departamentos
Assegure que todos os departamentos relevantes sabem que o novo colaborador vai começar a trabalhar, e que reuniões com vídeo já estão marcadas para a primeira semana com responsáveis chave de cada área.
Insista para que todos utilizem a câmara nestas conversas, para que a chamada de vídeo seja o mais próximo possível de uma conversa pessoal. O objectivo é que todos se apresentem e expliquem o que fazem para que o novo empregado saiba a quem se dirigir no futuro para temas específicos. Além disso, agende uma reunião de boas vindas com a equipa a que vai pertencer, e crie alguns momentos lúdicos virtuais, como um almoço de equipa ou café em videochamada.
4. Estabelecer um horário claro e flexível para o onboarding
O responsável de recursos humanos deve ainda ajudar o manager directo do novo colaborador a organizar um horário para a primeira semana de trabalho. Que cursos de formação de outros departamentos poderiam ser úteis para este profissional desempenhar as suas novas tarefas? Que sistemas específicos precisa de aprender a utilizar? Com que novas ferramentas deve familiarizar-se? Organize as formações necessárias que se possam fazer à distância, por exemplo através de partilhas de ecrã durante uma videochamada.
Além disso, «é útil também para o manager que o horário de onboarding da primeira semana do seu novo membro de equipa tenha alguns espaços livres para formações e aprendizagens com outros membros da equipa ou individualmente, pois pode ser muito intenso para um manager realizar um processo de onboarding completo à distância, e ter também tempo de se manter ele próprio produtivo nas suas tarefas», comenta François-Pierre Puech.
5. Fornecer informação útil
O responsável de recursos humanos pode também ajudar o manager directo a juntar informação útil para o candidato. Por exemplo, no Google Docs, crie um ficheiro com links para documentos utilizados frequentemente, lista de contactos, perguntas frequentes e um organigrama.
Começar um novo emprego nesta altura não é fácil, pelo que qualquer gesto simpático pode ter um grande impacto. Envie uma mensagem ou email ao new joiner um dia antes de começar a trabalhar desejando-lhe boa sorte no seu primeiro dia, e referindo que se encontra disponível para ajudá-lo no que for preciso. Pode até partilhar algum artigo sobre um tema falado durante as entrevistas, ou gravar uma mensagem de vídeo personalizada.
Fase 3 – Apoio durante a primeira semana de trabalho
Se tudo correr bem, a sua preparação minuciosa garantiu que o novo colaborador conheceu todos as pessoas importantes na primeira semana, teve acesso à informação mais essencial e sentiu-se bem vindo. «Organize uma videoconferência para o final do primeiro dia e da primeira semana para saber como o new joiner se sentiu, e perceber se a informação e ferramentas disponibilizadas foram as mais adequadas. Pode também analisar se o local de trabalho do novo colaborador é ergonómico, e, se não for, enviar-lhe um pacote com o que faltar», refere a HR manager da Robert Walters Ibéria.
Ao fazer um onboarding digital e remoto, torna-se ainda mais importante que o novo colaborador compreenda de forma clara aquilo que é esperado dele. O responsável de recursos humanos deve assim aconselhar o manager directo do novo colaborador a abordar os seguintes tópicos:
· Horário de trabalho – horário acordado em que as tarefas de trabalho devem ser realizadas, que liberdades e restrições existem.
· Disponibilidade – em que canais deve o novo empregado estar ligado ou disponível, e qual é o tempo esperado para uma resposta em cada um?
· Avaliação – com base na descrição da função, estabeleça um plano onde o novo colaborador possa compreender quando deve ser capaz de realizar uma determinada tarefa, e como avaliar se o resultado foi atingido.
Fase 4 – Avaliação do programa
Após a primeira semana, chegou o momento de avaliar como correu o onboarding. É da responsabilidade do departamento de recursos humanos perguntar ao novo colaborador: Até que ponto estivemos à altura das suas expectativas em relação à posição e à cultura da empresa? O que fizemos bem e o que poderia melhorar para integrações futuras? O que precisa da nossa parte agora e nas próximas semanas? Alguma coisa que já tenha visto em empresas anteriores que poderia funcionar bem aqui?
O objectivo é ir melhorando este processo para a integração futura de novos colaboradores, de forma remota ou presencial.
Fase 5 – Ajustamentos e guia para as semanas e meses seguintes
O responsável de recursos humanos deve reunir-se com o manager directo do new joiner para definir um plano para as semanas e meses seguintes. Os primeiros três meses correspondem à previsão mais importante do sucesso do novo colaborador, pelo que, se deixar claros os objectivos para este período, aumenta significativamente as hipóteses deste conseguir bons resultados.
Finalmente, após duas ou três semanas, faça uma entrevista de desempenho para garantir que o novo colaborador está satisfeito. Nesta entrevista, é importante oferecer o máximo possível de segurança para que este não tenha nenhuma preocupação quando terminar o período experimental.
Ana Carolina conclui: «Assegure que o manager directo destaca os sucessos do novo colaborador à organização, pois isto ajudará a que sinta que está a correr tudo bem. Por outro lado, não deixe de monitorizar o seu programa de onboarding remoto, e faça ajustamentos com base no feedback recebido pelo novo colaborador e pelo seu manager.»
Finalmente, não se esqueça de dar visibilidade ao programa de onboarding digital a toda a organização, para que todos saibam que novos candidatos podem começar a trabalhar sem problemas.
