Esta é a ferramenta mais poderosa de comunicação organizacional. Saiba como usá-la de forma eficaz

A comunicação é cada vez mais um factor crucial para o sucesso. Não importa se estamos a pensar internamente (departamentos e colaboradores) ou externamente (fornecedores, parceiros e clientes), o facto é que a mensagem deve ser passada de maneira clara e eficiente, reduzindo o risco de erros, produzindo melhorias e alcançando os resultados planeados.

Por João Lacão, DiggSpace Marketing Consultant na Create IT

Dentro desse contexto, a intranet é a ferramenta de comunicação mais poderosa de uma organização.

A intranet deve ser desenvolvida de acordo com as especificidades de cada organização. Isso significa que é um projeto não apenas guiado pelo departamento de informática, mas tendo também em consideração o quadro geral de colaboradores e as necessidades de todas as partes que constituem esse universo.

Uma das grandes vantagens da intranet é a agilidade na troca de informações. Um comunicado importante, por exemplo, pode ser divulgado numa questão de segundos.

A possibilidade de armazenamento de relatórios e documentos, a criação de um ambiente empresarial dinâmico e criativo, a diminuição de erros operacionais e o aumento da produtividade são outras vantagens da implementação de uma intranet.

A intranet facilita o dia a dia do colaborador na empresa. Nela podem constar vários canais atribuídos a cada equipa com os respetivos assuntos, organizados de acordo com a frequência que são usados.

Escrever para uma intranet não é o mesmo que escrever num papel. As pessoas leem conteúdo on-line de maneira diferente. Uma ótima intranet leva em consideração não só a audiência, mas também como o texto é digerido.

É importante que a informação acedida pelos membros da equipa seja relevante para eles e para as suas funções. Além disso, é necessário escrever o conteúdo num idioma acessível a todos. Numa intranet, pode-se usar uma linguagem mais informal do que num site público.

Os autores do conteúdo devem garantir que a cultura da empresa e o “tom de voz” sejam parte integrante das páginas. O uso de linguagem clara, concisa e direta é mais provável que seja bem recebido e consumido pelo leitor.

Para facilitar a navegação na intranet deve igualmente centralizar as ferramentas mais usadas. Isto pode ser feito de diversas maneiras, pode ser tão simples como adicionar links rápidos na página inicial ou no menu principal. Ainda mais útil é apresentar aos colaboradores informações personalizadas na página inicial.

Tudo o que é realmente importante deve ser simples e rápido de ser encontrado. É importante também fornecer formas pesquisar conteúdo. A pesquisa ineficaz é uma das maiores críticas que os utilizadores fazem a uma intranet que funciona mal.

Para além de facilitar a navegação, também deve ter especial atenção à forma como todos os colaboradores visualizam os conteúdos dispostos na intranet.

O padrão de cores e contrastes numa intranet tem que pensar em todas pessoas. Nunca deixando de parte aqueles que têm deficiências visuais. Desta forma, as intranets têm que se adaptar e tornar a experiência de cada pessoa a melhor possível.

O contraste de cor tem uma função fundamental, mas muitas vezes é mal compreendido e subestimado. É o que desperta o interesse e, ao mesmo tempo, intriga quem o vê. Usado de forma correta, não somente chama mais a atenção das pessoas como também facilita a leitura e compreensão da composição criada. O uso do contraste depende muito também do formato a criar. É preciso ter em conta o tamanho, a plataforma usada para leitura, a quantidade de texto, e todos os outros elementos relevantes.

As “Diretrizes de Acessibilidade para Conteúdo Web (WCAG) 2.0”, incluem todos os pontos importantes relacionados com a apresentação de conteúdos.

Estas dicas servem para criar e manter uma intranet de sucesso na sua empresa. Planeando e criando conteúdo seguindo estas dicas pode ter certeza de que, independentemente da plataforma, irá ser uma ferramenta central para organizar a empresa e poupar muitas horas dos colaboradores para encontrar as informações que precisam.