Estas dicas vão melhorar muito a sua mensagem out-of-office
Vai ausentar-se do escritório durante uns dias e não quer deixar e-mails sem resposta? Certifique-se de que prepara uma resposta automática de out-of-office.
A pensar nisso, a Adecco sugere oito dicas que prometem ajudá-lo a preparar a sua mensagem durante um período de ausência mais prolongada, seja por férias, licença de maternidade, licença sabática ou doença.
1. Verifique internamente qual a política da sua empresa sobre mensagens de ausência temporária
Se não houver uma política que deve seguir à risca, será aconselhável verificar previamente com o seu director se pode escrever e colocar a sua mensagem em aprovação com antecedência.
2. Não revele demais da sua vida
Seja conciso e directo. Recorde-se que estas mensagens vão chegar a quem conhece e a quem não conhece. Conhecidos, colegas, desconhecidos, spammers e outros poderão ver a sua resposta.
3. Adicione informação útil
Os negócios não param nas nossas férias e na nossa ausência. Não existe um botão de “pausa” para a vida empresarial. Logo, ajude a resolver os temas e, sempre que possível, adicione a informação de contacto adicional na sua ausência e de acordo com os temas. E, para garantir que tudo corre bem, coloque essas pessoas a par dos seus temas em curso ou pendentes, para que possam ser mais pró-activos.
4. Conheça o seu público
Pense em quem lhe envia mensagens diariamente e escreva a sua mensagem no estilo apropriado. Se tiver um estilo formal nos seus e-mails diários e durante as horas de trabalho, poderá parecer estranho criar um e-mail informal de ausência do escritório. Mas se quer o seu público como a sua empresa actuam numa área mais criativa, poderá deixar uma mensagem mais ligeira e com algum humor.
5. Não se esqueça de escrever a mensagem em vários idiomas
Se o seu público habitual for nacional e internacional, redija a sua mensagem em português e também em inglês e outro idioma.
6. Passe pelo corrector ortográfico
Não corra riscos de ter erros ortográficos, que se repetem sempre durante a sua ausência.
7. Aplique a regra de não repetição
Envie apenas uma resposta por contacto.
8. Data de regresso “fictícia”
No regresso de férias, de fim-de-semana longo ou até de algum interregno, a caixa de e-mail fica sempre cheia. Por isso, dê tempo a si próprio para uma boa gestão e inclua no seu out-of-the-office um período extra para poder limpar a sua caixa e destacar o que realmente pode ser mais urgente ou importante, sem perder o dia com telefonemas e a procurar e-mails.