Facturação electrónica: mais do que uma obrigação, uma oportunidade de crescimento e rentabilização para microempresas

Faltam pouco mais de dois meses para que as microempresas nacionais tenham de enviar as suas faturas para os organismos públicos de forma electrónica. De repente, podemos achar que esta medida, que advém da publicação do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, não é algo que devesse estar no topo das prioridades para as microempresas. Mas permitam-me discordar.

Por Eugénio Veiga, General Manager da YET (Your Electronic Transactions)

Em pleno ano 2021, não é de todo concebível que o papel ainda seja usado na emissão de facturas, integrado num processo manual, moroso e, muitas vezes, dispendioso. É, aliás, redutor pensar que adotar um modelo de facturação digital é trocar o papel por um PDF no computador. Se, no contexto pandémico actual, se verificou uma redução do contacto físico (com a diminuição de troca de papéis e de deslocações para expedição de faturas) e um imperativo em aceder a documentos de forma digital (em contexto de teletrabalho, por exemplo) – factores que, por si só, seriam tentadores para uma potencial adesão a um sistema digitalizado -, quando pensamos no fator “produtividade”, os ganhos na adopção de um software de faturação electrónica começam a evidenciar-se para as empresas.

Um estudo da Bilentis indicava, em 2019, que o volume de facturas electrónicas estimado para todo o mundo, naquele ano, situava-se nos 55 mil milhões de documentos. Alguns dos países que lideravam o ranking na utilização dos documentos digitais eram os países nórdicos, bem como a Itália, o México, o Brasil ou a Argentina. Curiosamente, no resto da Europa – Portugal incluído – e na América do Norte, ainda havia grande margem para evolução.

Do ponto de vista ambiental, a digitalização de facturas há muito que deveria ser uma realidade para as empresas. Num mundo cada vez mais tecnológico, não se consegue compreender como é que, em 2020, grande parte do tecido empresarial nacional ainda desperdiçava, por exemplo, toneladas de papel numa única utilização, contribuindo para o aumento de emissões de CO2. A responsabilidade ambiental é cada vez mais uma questão que deixou de ser secundária e passou a ser obrigatória no manifesto de diversas empresas mundiais.

No aspecto económico, as vantagens são também evidentes, já que o uso do papel se traduz muitas vezes num custo mensal elevado para as empresas, quer em termos de aquisição de material como de recursos humanos – com deslocações inerentes ao processo e serviços de arquivo.

Ao implementar a obrigatoriedade da faturação electrónica nos contratos públicos, o Estado está, na verdade, a ajudar as microempresas a reduzir os custos inerentes a este processo e a torná-las mais eficientes do ponto de vista administrativo. Ao aderirem ao formato digital, as organizações estão a optimizar a relação com os seus clientes, uma vez que tudo se torna mais rápido, eficaz e instantâneo e a probabilidade de se receber um pagamento dentro do prazo limite aumenta consideravelmente.

Desde o ano passado, Portugal tem caminhado a passos largos para uma forte digitalização do sector empresarial, neste âmbito. Primeiro com a implementação da faturação electrónica para os organismos públicos e grandes empresas fornecedoras do Estado; depois, já este ano, para PMEs; e agora, por fim, para as microempresas.

Como comecei por dizer no início deste artigo, a importância destas medidas pode parecer insignificante, mas o peso que a digitalização tem nestes processos é grande, já que a troca das faturas tradicionais – em papel – pelas digitais alivia, no mínimo, reconhecidos impactos ambientais.

O estudo que referi anteriormente, indicava, já há dois anos, que uma empresa que aderisse à utilização das facturas electrónicas ia conseguir poupar entre 60% a 80% do valor que gastaria com a faturação tradicional em papel. Segundo a mesma investigação, até 2025, cerca de 80% de todas as empresas globais já terá aderido a este sistema, de livre vontade ou imposição dos governos.

No limite, podemos dizer que esta obrigatoriedade do uso de sistemas de faturação electrónica por parte das microempresas está a contribuir para o aumento da consciencialização ambiental do tecido empresarial e, ao mesmo tempo, para termos uma sociedade mais digital e responsável.