Por José Pedro Fernandes, vice-presidente da SISQUAL® WFM
Enquanto grande parte das pessoas aproveita os feriados para descansar ou estar com a família, milhares de profissionais entram ao serviço em supermercados, lojas, hospitais, centros logísticos ou serviços de apoio ao cliente para garantir que tudo continua a funcionar. Nestes sectores, os feriados estão longe de ser dias “parados”. São, muitas vezes, períodos de elevada pressão operacional, onde garantir equipas suficientes sem comprometer o bem-estar dos colaboradores se torna um dos maiores desafios da gestão.
Os feriados são, para variados sectores, muito mais do que um dia assinalado no calendário e o desafio não está apenas em garantir que o serviço continua a funcionar, mas sim como o mesmo se pode fazer de forma justa, equilibrada e sustentável para quem trabalha.
Sectores como o retalho alimentar ou o comércio em geral não têm o luxo de fechar portas num feriado. Os clientes continuam a precisar de ser atendidos, as prateleiras têm de ser repostas, as caixas têm de estar abertas. Isto significa que alguém tem sempre de estar presente, e a decisão sobre quem, quando e durante quanto tempo deve executar determinada função é uma das tarefas mais sensíveis que recaem sobre os gestores de equipas. Quando esta decisão é tomada de forma descuidada ou pouco transparente, os efeitos são desmotivação, conflitos internos e uma crescente dificuldade em reter talento.
O problema agrava-se quando os horários são definidos demasiado tarde ou alterados com pouca antecedência. O impacto acaba por ultrapassar a operação, pois compromete planos familiares, aumenta frustração e cria uma equipa desgastada. Para muitos colaboradores, a verdadeira dificuldade de trabalhar num feriado não está em trabalhá-lo, mas sim em como organizar a vida pessoal atempadamente.
É aqui que a gestão de turnos assume um papel estratégico e as soluções de WFM (Workforce Management) surgem como uma resposta estruturada a este desafio. Hoje, este tipo de ferramentas já não se resume apenas à simples construção de escalas, ocupando-se sim de criar operações mais transparentes, equilibradas e previsíveis, onde as necessidades do negócio conseguem coexistir com uma gestão mais humana do trabalho. Quando se usa uma plataforma que permite às empresas planear os seus turnos com muito maior antecedência e rigor, porque cruza automaticamente variáveis como disponibilidade, competências, legislação laboral e histórico de turnos anteriores, o resultado é uma distribuição mais equilibrada, menos sujeita a critérios informais ou a decisões tomadas à última da hora e sob pressão. Esta previsibilidade, que pode parecer um pormenor, é na prática uma das formas mais concretas de respeito que uma empresa pode demonstrar às suas equipas. E empresas que respeitam as suas equipas têm, invariavelmente, menos absentismo, maior produtividade e colaboradores mais empenhados.
Planear quem trabalha num feriado não é um exercício simples. Implica considerar contratos individuais, preferências pessoais, obrigações legais, necessidades operacionais e, acima de tudo, a equidade na distribuição do esforço. Quando o mesmo grupo de colaboradores é sistematicamente escolhido para os dias mais inconvenientes, instala-se um sentimento de injustiça que nenhum incentivo financeiro consegue compensar por completo. Quando os mesmos profissionais são repetidamente chamados para os turnos mais difíceis, o problema deixa de ser apenas operacional e passa a ser cultural.
As ferramentas de Workforce Management permitem criar sistemas de rotação transparentes, onde as regras são claras e aplicadas de forma consistente. Quem trabalhou no feriado do ano passado tem prioridade de folga no próximo. Quem tem filhos pequenos pode indicar restrições de disponibilidade. Quem pretende acumular horas extra pode manifestar essa preferência. Quando estes critérios são geridos por uma plataforma de WFM, deixam de depender da memória ou da boa vontade de um responsável e passam a integrar um sistema justo e replicável.
Em muitos contextos operacionais, modelos mais flexíveis, como os Turnos em Aberto (Open Shifts), começam também a ganhar relevância. Estas abordagens permitem que os próprios colaboradores possam candidatar-se a turnos disponíveis e trocar horários consoante as suas preferências, de forma mais autónoma e transparente. Em sectores com elevada rotatividade ou forte sazonalidade, como o retalho, esta flexibilidade ajuda a reduzir fricções e facilita a conciliação entre as necessidades operacionais e a vida pessoal dos membros das equipas.
Claro que a tecnologia, por si só, não resolve tudo. Uma ferramenta de Workforce Management é tão eficaz quanto a cultura organizacional que a sustenta. Se a liderança não estiver comprometida com a equidade e a transparência, nenhum suporte tecnológico o fará por ela.
No fim, gerir bem os feriados não é uma questão de generosidade, mas sim de inteligência operacional. As empresas que investem em ferramentas e que equilibram as necessidades do negócio com o bem-estar das equipas, não só funcionam melhor nos dias mais difíceis, como constroem, ao longo do tempo, organizações mais resilientes e humanas. E isso, num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, faz toda a diferença.
