Por Tânia Reis
Num cenário em que flexibilidade, colaboração e foco coexistem, medir o desempenho tornou-se mais desafiante do que nunca. Miguel Ricardo defende que muitas empresas continuam a subestimar factores críticos, como o ambiente de trabalho ou a capacidade de concentração.
O Dia Mundial da Produtividade celebrou-se a 20 de Junho. Faz sentido continuar a medir a produtividade da mesma forma que há uma década? O que mudou?
A forma como trabalhamos mudou profundamente na última década e isso obriga-nos a repensar a forma como olhamos para a produtividade. Durante muito tempo, a produtividade esteve muito associada à presença física e ao número de horas trabalhadas. Hoje sabemos que essa relação é muito mais complexa.
O trabalho tornou-se mais colaborativo, mais digital e mais dependente da capacidade de resolver problemas e tomar decisões. Por isso, factores como o ambiente de trabalho, a autonomia, a capacidade de concentração e a qualidade da colaboração passaram a ter um peso muito maior nos resultados. A produtividade já não depende apenas do esforço individual, mas também das condições que as organizações criam para que as pessoas possam trabalhar da forma mais eficaz possível.
Durante muito tempo, produtividade foi sinónimo de horas trabalhadas. Hoje, quais são os indicadores que realmente permitem avaliar o desempenho das equipas?
Os indicadores mais relevantes são aqueles que permitem perceber o valor criado e não apenas o tempo investido. A qualidade dos resultados, a capacidade de cumprir objectivos, a rapidez na tomada de decisão ou a eficiência na colaboração entre equipas são hoje métricas muito mais relevantes do que a simples contagem de horas.
Ao mesmo tempo, as empresas começam a olhar para factores como o engagement, a retenção de talento e a sustentabilidade do desempenho. Uma equipa produtiva não é apenas aquela que entrega resultados num determinado momento, mas aquela que consegue manter níveis elevados de desempenho ao longo do tempo sem gerar desgaste excessivo.
A discussão sobre produtividade ganhou novos contornos após a pandemia e o trabalho híbrido. Que aprendizagens ficaram desse período?
A principal aprendizagem foi perceber que a produtividade não depende necessariamente de um único local de trabalho. Muitas empresas verificaram que as equipas conseguem manter bons resultados quando existe flexibilidade, desde que haja objectivos claros e uma cultura organizacional forte.
Também ficou evidente que o escritório continua a ter um papel importante, mas diferente daquele que tinha no passado. Hoje é cada vez mais valorizado como espaço de colaboração, criatividade e construção de relações. É precisamente por isso que vemos crescer o interesse por modelos mais flexíveis e por espaços que permitam diferentes formas de trabalhar ao longo da semana, como os espaços de coworking.
Quais são, actualmente, os factores que mais impactam a produtividade dos colaboradores e que muitas organizações continuam a subestimar?
Um dos factores mais subestimados é a fragmentação do trabalho. O excesso de reuniões, notificações e mudanças constantes de contexto reduz drasticamente a capacidade de foco profundo, que é onde se gera mais valor.
Outro factor crítico é o ambiente físico. Muitas organizações ainda operam como se um único espaço servisse para todos os tipos de trabalho, quando na realidade o dia de uma equipa alterna entre foco individual, colaboração e reuniões. É por isso que os espaços de cowork e redes flexíveis têm ganho relevância, porque permitem ajustar o contexto ao tipo de tarefa.
Neste contexto, as redes de espaços flexíveis, como o Sitio, têm vindo a evoluir para além da componente puramente funcional do trabalho. A criação de comunidades profissionais e de momentos de networking, bem como iniciativas fora do horário laboral, acabam por ter um duplo impacto. Por um lado, reforçam relações profissionais e geram oportunidades de colaboração. Por outro, contribuem para uma dimensão mais social do trabalho, que muitas vezes se perde em modelos excessivamente isolados ou fragmentados. Esse equilíbrio entre produtividade e socialização tem-se tornado cada vez mais relevante na forma como as pessoas experienciam o trabalho no dia-a-dia.
Também continua a ser subestimado o impacto das deslocações e da rigidez geográfica. Ter de adaptar o trabalho ao espaço, em vez de escolher o espaço mais adequado ao trabalho, cria um custo invisível que afecta energia, tempo e qualidade de execução.
Como analisa a relação entre bem-estar e produtividade?
A relação é funcional e não emocional. Bem-estar no trabalho não deve ser entendido como conforto, mas como capacidade de manter estabilidade cognitiva ao longo do tempo.
Quando o ambiente não permite essa estabilidade, seja por excesso de ruído, interrupções ou falta de autonomia, o impacto não é apenas na motivação, mas na qualidade do pensamento. Isso traduz-se em menor capacidade de decisão e maior desgaste cognitivo. Por isso, bem-estar é uma condição operacional da produtividade.
Na sua experiência, qual é o peso da liderança na criação de equipas mais produtivas e motivadas?
A liderança continua a ser um dos factores mais determinantes na produtividade, mas o seu papel mudou profundamente com a evolução dos modelos de trabalho. Já não se trata apenas de gerir presença ou distribuir tarefas, mas de criar um sistema onde o trabalho consegue fluir com o mínimo de fricção possível.
Em contextos mais flexíveis, como os que combinam escritório tradicional, trabalho remoto e utilização de redes de cowork e espaços partilhados, a liderança deixa de controlar o ambiente e passa a estruturar a autonomia. Isso exige um nível muito maior de clareza: objectivos bem definidos, prioridades explícitas e critérios de decisão transparentes. Sem isso, a flexibilidade tende a gerar dispersão em vez de eficiência.
Ao mesmo tempo, a liderança eficaz é aquela que consegue reduzir complexidade organizacional desnecessária. Muitas vezes, a perda de produtividade não vem da falta de esforço, mas do excesso de coordenação, validação e dependências entre equipas. Liderar bem hoje é, em grande parte, remover obstáculos ao trabalho.
De que forma o ambiente físico de trabalho influencia a concentração, a criatividade e a colaboração entre equipas?
O ambiente físico tem um impacto directo no tipo de trabalho que é possível realizar com qualidade. Durante muito tempo, subestimou-se este factor, assumindo que o espaço era apenas um suporte logístico. Hoje, é evidente que ele influencia comportamentos cognitivos de forma muito concreta.
Por exemplo, ambientes mais silenciosos e controlados favorecem trabalho profundo e análise, enquanto espaços mais abertos e dinâmicos estimulam interacção e criatividade colectiva. O problema é quando as organizações tentam concentrar todos estes modos de trabalho num único tipo de espaço, o que inevitavelmente gera perda de eficiência.
É por isso que os modelos de cowork e redes de espaços flexíveis têm vindo a ganhar relevância. Ao disponibilizar diferentes tipologias de ambientes dentro do mesmo ecossistema, permitem que as equipas alternem entre concentração, colaboração e reuniões ao longo do dia sem perder ritmo de trabalho. Essa alternância é hoje um dos factores mais importantes para a produtividade real.
O que procuram hoje os profissionais nos espaços de trabalho?
O que os profissionais hoje procuram vai muito além de um escritório tradicional. Procuram ambientes que consigam acompanhar a forma como o trabalho realmente acontece, que é cada vez mais dinâmica e fragmentada ao longo do dia e da semana.
Existe uma valorização crescente da flexibilidade, mas não apenas no sentido de poder trabalhar em diferentes locais. O que se procura é adequação: ter acesso ao tipo de espaço certo para o tipo de tarefa certo. Isso pode significar um espaço mais silencioso para foco profundo, uma sala de reunião para decisões rápidas ou um ambiente mais colaborativo para trabalho em equipa.
Ao mesmo tempo, a componente de comunidade tornou-se central. Muitos profissionais, especialmente em modelos híbridos, valorizam espaços onde podem manter contacto com outras pessoas, trocar conhecimento e criar relações profissionais. É aqui que os coworks e redes de espaços flexíveis ganham relevância, porque combinam autonomia com interacção estruturada.
Muitas empresas estão a repensar os seus escritórios. Que principais tendências observa na procura por espaços de trabalho mais eficientes?
Uma das tendências mais claras é a transição de um modelo centralizada para modelos distribuídos. Em vez de concentrar toda a actividade num único escritório, as empresas começam a procurar redes de espaços que permitam maior proximidade às equipas e às suas rotinas.
Outra tendência relevante é a especialização funcional dos espaços. Já não se espera que um escritório resolva todas as necessidades de uma organização. Em vez disso, procura-se um ecossistema onde diferentes tipos de espaço respondem a diferentes tipos de trabalho: foco individual, colaboração, reuniões ou interacção informal.
Este movimento está também ligado a uma mudança na forma como as empresas valorizam o tempo. Reduzir deslocações, aproximar o local de trabalho da vida pessoal e oferecer alternativas ao escritório tradicional passou a ser um factor importante não apenas de eficiência, mas também de atracção e retenção de talento.
O trabalho flexível continua a gerar debate. Na sua opinião, quais os benefícios da flexibilidade para a produtividade das organizações?
O principal benefício da flexibilidade é a redução do desalinhamento entre o trabalho e o contexto onde esse trabalho acontece. Quando as pessoas podem escolher o ambiente mais adequado à tarefa que estão a realizar, há menos perda de energia e mais capacidade de foco.
No entanto, a flexibilidade só funciona quando existe estrutura. Sem regras claras e uma cultura organizacional sólida, pode gerar fragmentação e perda de alinhamento entre equipas. O desafio não está na flexibilidade em si, mas na forma como ela é desenhada e integrada no funcionamento da organização.
Quando bem implementada, a flexibilidade permite às empresas responder melhor às expectativas dos profissionais e, ao mesmo tempo, melhorar eficiência operacional. É uma mudança que não é apenas cultural, mas também organizacional.
Como é que modelos como o do Sitio ajudam as empresas a encontrar um equilíbrio entre colaboração presencial, autonomia e eficiência operacional?
Os modelos de cowork e rede de espaços flexíveis permitem resolver um dos principais desafios do trabalho actual, que é a necessidade de alternar constantemente entre diferentes modos de trabalho ao longo do dia.
Um mesmo profissional pode precisar de concentração profunda de manhã, reuniões com equipas à tarde e momentos de networking ou colaboração informal ao final do dia. Em vez de forçar todas estas actividades a acontecer no mesmo ambiente, estes modelos permitem que cada tipo de trabalho aconteça no contexto mais adequado.
Essa capacidade de alternância reduz fricção e aumenta a continuidade. Em vez de gastar energia a adaptar o trabalho ao espaço, o foco passa a estar no próprio trabalho. Isso tem impacto directo na eficiência operacional, mas também na qualidade da experiência de trabalho.
Que impacto terão a IA e a automação na definição de produtividade e no papel dos espaços de trabalho nos próximos anos?
A inteligência artificial vai automatizar uma parte significativa do trabalho repetitivo e administrativo, o que altera profundamente o que significa ser produtivo. O valor humano vai estar cada vez mais concentrado em tarefas de decisão, análise, criatividade e coordenação.
Isto torna o contexto onde essas decisões acontecem ainda mais relevantes. Quando o trabalho é maioritariamente cognitivo, o ambiente passa a influenciar directamente a qualidade do pensamento. Espaços que permitem foco, colaboração e troca de conhecimento deixam de ser apenas infra-estrutura de apoio e passam a ser parte activa do processo de produção de valor.
Neste cenário, redes de espaços flexíveis e cowork deixam de ser apenas uma alternativa ao escritório e passam a ser uma resposta estrutural a uma nova forma de trabalhar.
