Flash Talk com Rodrigo Nené, VenuesIn: «É fundamental olhar para o impacto que um evento tem na cultura da organização»

Num mercado onde os eventos corporativos ganham peso estratégico, a VenuesIn quer simplificar a vida dos profissionais de Recursos Humanos. Rodrigo Nené, cofundador e General manager, acredita que, actualmente, os eventos são muito mais do que um simples ponto na checklist anual das organizações.

Por Tânia Reis

Criada para oferecer às empresas um modelo gratuito de identificação e comparação de espaços para eventos corporativos, a VenuesIn combina venue finding e gestão integral de eventos num formato híbrido que promete poupar tempo às equipas de Recursos Humanos e aumentar o impacto das suas iniciativas internas. Pela sua experiência, Rodrigo Nené garante os eventos com maior impacto são aqueles que se cingem a uma ou duas mensagens.

Como nasceu a VenuesIn e que lacuna identificou no mercado da organização de eventos corporativos?

A VenuesIn nasceu de uma oportunidade que identificámos. Ou seja, não existia um formato gratuito que permitisse às empresas obter valor adicional resultante da identificação de locais para eventos corporativos, com informação resumida e detalhada. Tipicamente, havia a opção de utilizar as plataformas digitais ou, como alternativa, procurar os serviços de agências de organização de eventos.

No primeiro caso, o cliente tinha de pesquisar por conta própria; identificava os espaços, reunia e resumia a informação, e tomava uma decisão. Já no que concerne à segunda opção, teria de pagar pelo serviço de organização de eventos, o que em alguns casos poderia não fazer sentido.

Perante esta conjuntura, surge a VenuesIn, com um modelo gratuito para as empresas, em que é entregue uma proposta completa, que integra informação referente a vários venues, orçamentos fechados e dados de comparação.

O que distingue a VenuesIn das soluções tradicionais das demais empresas do sector?

Desde logo, trabalhamos num modelo híbrido de 360 graus, venue finder & gestão de eventos. Isto é, conjuga o que se denomina como modelo venue finding, num formato gratuito e sem intermediação, com o esforço em torno da coordenação do evento, através de proposta de valor diferenciadora.

Hoje fala‑se muito da importância da cultura empresarial. Que peso têm os eventos — internos e externos — na construção dessa cultura?

Importa reforçar que os eventos assumem um cariz crucial para as organizações, no que se pode considerar como a oportunidade de apresentarem a sua visão, estratégia, caminho seguido ou a seguir e resultados alcançados por via do trabalho levado a cabo pelas suas equipas.

O que quer isso dizer? Que é fundamental olhar para o impacto que um evento com determinadas características tem em torno da cultura da organização. Mas, e não posso deixar de salientar, é no dia-a-dia que se vive a verdadeira cultura das empresas. Sem essa premissa devidamente apreendida, de nada serve organizar o evento mais disruptivo e sofisticado.

Como é que as empresas estão a olhar para momentos como team buildings ou encontros de stakeholders? São um “nice to have” ou uma ferramenta estratégica?

Na óptica empresarial, estes são momentos que visam juntar as equipas. Em face do modelo de teletrabalho actualmente em vigor na generalidade das companhias, estas enfrentam inúmeros desafios, com especial incidência, exactamente, na comunicação e transmissão da cultura.

Não é por acaso que assistimos, em primeiro lugar, a um crescimento do sector de venues, e em segundo lugar, à criação de narrativas atractivas que têm como objectivo prender a atenção dos presentes. Por via disso, sentimos um grande cuidado por parte das empresas na organização de eventos em formato presencial. Outro aspecto que não é despiciendo, muitas vezes são os escritórios ou sedes das empresas o espaço escolhido para o efeito, também pela vontade de voltar a transmitir uma mensagem que conjugue familiaridade com união.

Os Recursos Humanos têm cada vez mais responsabilidades. Que tipo de desafios específicos enfrentam quando lhes cabe organizar eventos?

É crucial que um responsável de Recursos Humanos seja preciso nas mensagens que pretende passar. Por exemplo, muitos visam obter o maior ROI possível e, por força disso, tendem a incluir bastante informação nas apresentações. No final, é verdade que a plateia acedeu a esse vasto conteúdo, mas acabou por reter pouco daquilo que lhe foi transmitido. Da nossa experiência, e, saliento, apenas da nossa experiência, os eventos que se cinjam a uma ou duas mensagens, mesmo que exploradas mais a fundo, acabam por alcançar maior impacto.

E o grande desafio é exactamente esse, conseguir que no final de um evento os presentes sintam que ganharam ou aprenderam algo, que sentiram uma maior proximidade em relação aos seus, que aumentaram a motivação para entregar ainda mais e melhor à organização, que o tempo não foi gasto, antes ganho, naquela que é uma experiência relevante para o seu bem-estar e sucesso profissional.

De que forma a VenuesIn facilita o trabalho dos profissionais de Recursos Humanos? Que funcionalidades ou serviços foram pensados especificamente para eles?

Perante todo o vasto scope de trabalho de que estão incumbidas as equipas de Recursos Humanos, trazemos-lhes a possibilidade de poupar horas de trabalho. A isso, acrescentamos um know how sobre venues que, inevitavelmente, os próprios não têm. Obviamente, não está nas suas funções passar horas e dias a visitar espaços de eventos. Mas a VenuesIn traz um valor adicional; com base nos briefings que nos são transmitidos, conseguimos enquadrar os momentos que fazem à partida mais fit com a dinâmica que nos é proposta. Sem esquecer que estamos sempre a par das novidades do mercado e com um conhecimento vasto do sector, o que nos possibilita aferir que experiências realizadas junto de outros clientes podem ser aplicadas em determinadas circunstâncias.

Existem métricas ou dados que ajudem os Recursos Humanos a avaliar o impacto destes momentos na motivação, retenção ou clima interno?

Existem sempre os surveys, realizados logo após o encontro, que transmitem indicações muito relevantes quanto ao impacto a nível corporativo. Até por ser uma área habituada a trabalhar com resultados tangíveis e imediatos, eventos direccionados para equipas de vendas são mais fáceis de medir nas semanas seguintes.

Que tendências estão a moldar o futuro dos eventos corporativos?

Falar de inovação parece um cliché. Mas no que diz respeito ao envolvimento em torno de um venue, não é uma palavra vã. Por exemplo, verifica-se uma crescente atenção à IA, seja na logística dos eventos, seja na criação de narrativas centradas nesta disrupção digital. Em especial, a sua preponderância é crescente junto de clientes cujo core business está no mundo tecnológico.

Mas também se assiste ao desenvolvimento de eventos com foco na saúde e bem-estar, numa perspectiva imersiva. Sessões relaxadas, que contrariem o bulício do dia-a-dia, ou a adopção de produtos onde um coach incentiva e promove a prática desportivas. Temos sido muito procurados e contratados por empresas que querem explorar estes conceitos.

Como é que a VenuesIn integra a tecnologia? É apenas uma plataforma de gestão ou incorpora inteligência, automatização, curadoria?

Todo o processo interno da VenuesIn é suportado por plataformas criadas de raiz para a nossa empresa. Este é um processo capaz de interagir com outras plataformas complementares, como, por exemplo, o CRM.

Actualmente, estão a ser efectuados investimentos de alguma dimensão, com o intuito de digitalizar a totalidade do processo e envolver todos os stakeholders, venues e clientes.

Há planos para internacionalização ou alargamento da oferta a novos tipos de eventos ou serviços?

Actualmente, operamos com o incoming e outgoing. Isso significa que trabalhamos com empresas estrangeiras que procuram Portugal para realizar eventos internos e externos. E, em contrapartida, também contamos com clientes nacionais que confiam em nós para organizar eventos um pouco por toda a Europa, como Espanha, Países Baixos, Irlanda, Chéquia. Neste momento, estamos a abrir operações nos EUA, mais concretamente, no estado da Florida. É um mercado no qual temos bastantes expectativas, pois o conceito de venue finding está bastante maturado, com um conhecimento profundo das valências que podem ser oferecidas.

Lembra-se de algum desafio concreto de uma empresa-cliente que tenham ajudado a resolver?

Destaco aquele que, na nossa óptica, foi o desafio mais intenso e fora da caixa. Em suma, este foi um festival para 180 colaboradores, um venue que não se realizou num hotel, teve bar aberto 24 horas por dia, alinhamento musical durante três dias, enriquecido com as mais variadas actividades de team building.

Que feedback têm recebido dos profissionais de Recursos Humanos e das lideranças que recorrem ao vosso serviço?

Felizmente temos tido um excelente feedback. Aliás, a elevada qualidade do trabalho desenvolvido pela equipa é reflectida no número de clientes fidelizados.

O que acredita que ainda falta mudar para que os eventos corporativos deixem de ser uma “checklist” e passem a ser uma ferramenta estratégica de Gestão de Pessoas?

É importante que se assuma, cada vez mais, como uma experiência soft, que não padeça de uma sobrecarga de agenda. Deseja-se, dessa forma, que os participantes aproveitem o momento e possam conviver.

Aliás, na troca de impressões que naturalmente fazemos com os nossos clientes, os eventos com melhores críticas são aqueles que apresentam agendas mais simples, reuniões mais curtas e tempo útil para actividades de maior informalidade e networking.