A Airbus, empresa europeia de desenvolvimento de programas espaciais e de produção de helicópteros e aviões para uso civil, tem nova Sede Global de Serviços Empresariais em Lisboa e procura um Office assistant.
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Ocandidato seleccionado reportará e auxiliará a Equipa de Gestão do GBS da Airbus em todas as missões estratégicas e terá como responsabilidades:
- Gerir tarefas e horários do calendário;
- Organizar eventos, reuniões, etc;
- Fazer arranjos de viagens e gerir relatórios de despesas;
- Gerir e priorizar toda a correspondência enviada ou recebida (e-mail, cartas, encomendas, etc.);
- Coordenar as actividades de relacionamento externo (embaixadas, outras empresas, Secretaria de Estado);
- Actuar como Contacto Local: Servir como contacto principal para todos os assuntos diários relacionados com as instalações, recolhendo as necessidades de serviço dos colaboradores ou da empresa e comunicando-as directamente ao Gestor de Instalações remoto;
- Supervisão do Desempenho: Monitorizar proactivamente o desempenho do prestador de FM, assegurando que todos os serviços (por exemplo, limpeza, manutenção) cumprem os Acordos de Nível de Serviço (ANS) acordados. O titular do cargo será o primeiro ponto de escalamento local para quaisquer problemas não resolvidos;
- Gestão de Fornecedores e Stocks: Supervisionar todos os materiais de escritório e stocks, fazer encomendas, verificar entregas e coordenar com os fornecedores, conforme necessário;
- Manusear documentos confidenciais, garantindo a sua segurança;
- Manter registos electrónicos e em papel, garantindo que a informação está organizada e facilmente acessível;
- Manusear e priorizar toda a correspondência enviada e recebida (e-mails, cartas, encomendas, etc.);
- Manusear documentos confidenciais, garantindo a sua segurança e organização;
- Gerir a programação das salas de reunião, garantindo que todos os equipamentos e bebidas estão preparados;
- Realizar tarefas de suporte em nome da equipa de gestão, tais como encriptar documentos, digitalizar e organizar ficheiros.
Requisitos
- Licenciatura relevante ou experiência equivalente;
- 5 a 10 anos de experiência comprovada como administrador de escritório ou em função similar de gestão de escritório;
- Conhecimentos profundos em gestão de escritório;
- Familiaridade com os métodos básicos de investigação e técnicas de elaboração de relatórios;
- Inglês fluente (obrigatório);
- Elevados padrões de confidencialidade, dado que o candidato estará envolvido em discussões e decisões estratégicas da empresa;
- Sólidas competências organizacionais;
- Conhecimentos práticos com o Google Suite ou familiaridade com qualquer pacote Office;
- Forte capacidade de relacionamento interpessoal (empatia, diplomacia);
- Valores: Integridade, respeito, espírito de equipa.
