Em resultado do estudo, o High Play Institute partilhou seis ideias práticas para aumentar a eficácia da sua próxima reunião:

1. Começa sempre pelo “porquê”

Antes de qualquer discussão, torne explícito o motivo da reunião. Quando todos entendem o propósito de estarem ali, é mais fácil manter o foco e reconhecer que se atingiu o objectivo quando isso acontecer.

2. Define o entregável

Uma decisão? Um plano de acção? Uma lista de prioridades? Definir concretamente o resultado desejado evita que a reunião se perca em assuntos irrelevantes — e reduz o risco de se terminar sem nada em concreto.

3. Alinha o processo antes de começares

Como vamos gerar ideias? Como vamos expor quando há desacordo? Quem decide, no final? As regras definidas antes do ‘jogo’ começar torna a discussão mais estruturada e mais justa para todos.

4. Clarifica os papéis de cada um

Quem facilita a reunião? Quem toma a decisão final? Quem está ali para partilhar conhecimento ou desafiar pressupostos? Papéis claros estimulam a participação e o papel de cada um.

5. Fecha o ‘agora’ com o que vem ‘depois’

Documentar as decisões e responsáveis é um dos hábitos mais comuns das equipas eficazes. Antes de terminar, garanta que fica claro quem faz o quê, e até quando próximos passos.

6. Cria segurança para as verdades difíceis

As maiores falhas da liderança nascem de verdades que nunca foram ditas, mas alguns sabiam. Pergunte abertamente: “Que preocupações ainda não discutimos?” Responda com mais curiosidade, não seja defensivo.