Hoje, a rápida evolução da tecnologia, como a IA, faz com que muitos profissionais se deparem regularmente com novas ferramentas de produtividade. Mas nem todos os colaboradores acreditam que os benefícios superem as desvantagens.
Segundo o Entrepreneur, um em cada sete trabalhadores recusa-se a utilizar novas ferramentas e 39% deles identificam-se como utilizadores relutantes, de acordo com o relatório Workplace Tech Resistance de 2025 da Yooz, fornecedora de soluções de automatização de compras.
O Gray Work Report de 2025 da empresa de software Quickbase, que entrevistou mais de 2000 profissionais, incluindo C-level, gestores e directores, analisou mais detalhadamente a forma como as ferramentas no local de trabalho têm impacto nos profissionais e na produtividade.
O que é “gray work” (“trabalho cinzento”)?
A Quickbase define “trabalho cinzento” como os «custos ocultos de dados não interligados e soluções manuais» que frequentemente acompanham o aumento da utilização de ferramentas no local de trabalho e levam a uma queda da produtividade.
De acordo com o estudo, 80% dos inquiridos reportaram um aumento do investimento em ferramentas de produtividade, gestão do trabalho e colaboração, face a 66% em 2024, mas 59% concordaram que ser produtivo nunca foi tão difícil.
Além disso, 73% afirmam que a utilização de múltiplas soluções de software de gestão de projectos impede a partilha fácil de informação e 75% considera que dificultam a visualização de todos os dados num só local. Como resultado, muitos trabalhadores revelam que tais ferramentas causam atrasos (50%), reduzem o impacto (53%) e desperdiçam tempo (59%).
Este desafio de produtividade baseado em ferramentas abrange diferentes sectores, mas é especialmente prevalente nos serviços financeiros/seguros e serviços profissionais, que viram o trabalho manual aumentar em 67% e 63%, respectivamente, em comparação com o ano passado, de acordo com o relatório.
A investigação sugere que o aumento da adopção da IA pode ajudar a optimizar a produtividade com ferramentas no local de trabalho, mas não está isento de desafios. Quase três quartos (72%) dos inquiridos prevêem que a sua organização aumente o orçamento para ferramentas de IA em 2025; no entanto, 89% tem preocupações com a segurança, compliance e privacidade dos dados.
Mas existem formas de reduzir este “trabalho cinzento” e optimizar a IA para a produtividade:
- Diagnosticar o atrito. Analisar as equipas para descobrir trabalho manual oculto e ineficiências.
- Mapear a realidade. Criar mapas de processos para identificar onde as ferramentas, processos ou silos estão a atrasar as equipas.
- Auditar a tecnologia disponível. Avaliar o seu uso de tecnologia. Eliminar redundâncias e priorizar a interoperabilidade.
- Estabelecer uma governação clara. Definir propriedade, políticas e normas para a adopção de ferramentas e utilização de dados.
- Manter as partes interessadas envolvidas. Procurar feedback contínuo dos colaboradores para garantir soluções práticas e que priorizem as pessoas.
- Escalar o que funciona com a IA. Implementar IA onde os sistemas estão alinhados e prontos para ampliar o impacto.
