Por Luís Marinho, CEO da ExcelFormação

A rentrée tem um estranho poder. Regressamos de férias com a sensação de que tudo vai recomeçar. Novos projectos, novas prioridades, novas reuniões e, inevitavelmente, novas listas de tarefas. Setembro transforma-se numa espécie de Janeiro antecipado, carregado de boas intenções e agendas por preencher.

Sucede que se preenche depressa demais. Em poucos dias, voltamos às reuniões sucessivas, às mensagens constantes e às urgências que não estavam previstas. A agenda fica cheia, mas isso não significa que estejamos a progredir e a melhorar. Estar ocupado continua a ser uma das formas mais eficazes de parecer produtivo sem produzir aquilo que realmente importa.

Portanto, uma boa gestão do tempo começa nas escolhas que fazemos e não tanto na organização da agenda.

Antes de organizar os dias, importa decidir o que queremos alcançar até ao final do ano. Não falo de uma lista interminável de objectivos, mas apenas de duas ou três prioridades concretas. Se tudo for prioritário, nada é prioritário. E se não formos nós a escolher onde aplicamos o nosso tempo, alguém o fará por nós.

Esta prática, simples mas que não é fácil, deve ser acompanhada da reflexão sobre o que não vamos fazer. Gerir o tempo implica renunciar. Há reuniões em que não precisamos de estar, tarefas que podem ser delegadas, pedidos que podem esperar e actividades que já não acrescentam valor. Continuar a fazer tudo o que sempre fizemos e acrescentar novas prioridades é acumular tarefas. E isso está muito longe da boa gestão de tempo.

A agenda deve reflectir as prioridades e não apenas a disponibilidade. Se um projecto é verdadeiramente importante, precisa de ter espaço reservado. Esperar que haja tempo é uma estratégia condenada ao fracasso. Como todos sabemos, o tempo nunca sobra. É ocupado pelas urgências, pelas interrupções e pelas necessidades das pessoas que nos rodeiam.

Também vale a pena rever a forma como reunimos. Muitas organizações continuam a confundir colaboração com reuniões. Reúne-se para informar, acompanhar, discutir e, por vezes, apenas porque sempre se reuniu. Uma reunião deve ter um objectivo claro, as pessoas certas e uma decisão ou acção no final. Caso contrário, é apenas tempo colectivo desperdiçado.

Mas a gestão do tempo depende ainda da capacidade de concentração. Podemos ter uma agenda bem desenhada e perder o dia entre notificações, chamadas e mudanças permanentes de tarefa. Cada interrupção parece pequena, mas o seu impacto acumula-se. Trabalhar com foco exige criar períodos sem ruído, proteger a atenção e aceitar que nem tudo precisa de uma resposta imediata.

Finalmente, há ainda uma dimensão frequentemente esquecida. Não gerimos apenas tempo. Gerimos energia. Há tarefas que exigem reflexão, criatividade ou tomada de decisão e que devem ser realizadas nos momentos em que estamos mais disponíveis mentalmente. Outras são mais rotineiras e podem ocupar períodos de menor energia. Tratar todas as horas como se tivessem o mesmo valor é ignorar a forma como realmente funcionamos.

A rentrée é, por isso, uma boa oportunidade para instalar alguns hábitos simples. Começar cada semana com três prioridades. Reservar blocos de concentração. Reduzir reuniões sem propósito. Delegar mais cedo. Terminar o dia preparando o seguinte. E, sobretudo, avaliar regularmente se estamos a investir tempo naquilo que dizemos ser importante.

Nada disto é particularmente sofisticado. Exige, contudo, disciplina e consistência, duas condições pouco espectaculares, mas fundamentais para transformar intenções em resultados.

No final, gerir bem o tempo vai muito além de conseguir fazer tudo o que nos propusemos. Passa sobretudo por garantir que o essencial não fica por fazer.