O meu Outlook não é o caixote do lixo onde despejam problemas
Por Joana Russinho, People Enthusiast, head of Human Resources e autora de “Eu e os Meus rh”
“O meu Outlook não é o vosso caixote do lixo”! A frase proferida pelo nosso COO ecoou como uma bomba na sala. Os primeiros sentimentos foram de surpresa, revolta e zanga. Mas tinha razão.
Pese embora o não verbal (assertivo e sereno), não estivesse em consonância com o verbal, o efeito que teve em nós foi de quem sabe que não roubou, mas está a ser acusado de. Mas roubámos o quê?
Ele explicou:
– Recebo de cada um de vós, em média, 10 e-mails por dia. A maioria deles com apresentação de problemas, alguns marcados com “red flag”. Bem documentados, é certo, com propostas de solução e o que é esperado de funções de Direcção, mas e depois? Depois, se não vos respondo, o tema ali fica. Ninguém corre atrás. Afinal é urgente, ou não? Esperam que seja eu a lembrar-me que no meio de milhares de e-mails tenho uma resposta para vos dar, resposta esta sobre a qual não insistem? Não, o meu e-mail não é o vosso caixote do lixo, não é onde “despejam” os problemas até que eu tenha tempo de fazer a reciclagem.
Silêncio. Entrámos em introspecção e accionámos a empatia. Afinal, não nos queixámos também nós, variadíssimas vezes, do mesmo tipo de atitude por parte dos nossos reportes directos? Tinha razão.
Parece que estamos programados para uma sequência de comportamentos que alguém promulgou pela seguinte ordem:
- Detetar problema/ oportunidade;
- Avaliar e quantificar cenários de acção
- Elaborar uma solução
- Partilhar proposta por e-mail para pedido de decisão
- …. (pausa para respirar enquanto a bola está no outro campo)
- Voltar ao ponto 1
A questão é que, desta forma, com uma contribuição incompleta e se não houver tempo e disponibilidade por parte do decisor que recebe o e-mail, podemos protelar a resolução de problemas importantes, podemos perder o timing perfeito para agarrar uma boa oportunidade!
Muitas vezes, aliamo-nos da responsabilidade final de correr atrás, de relembrar que o problema, a oportunidade são da e para a empresa, respetivamente. E também para nós.
E quando o fazemos estamos, sim, a desconsiderar a caixa de inbox da pessoa a quem remetemos a comunicação.
Percebido, Miguel. Tens razão, anuímos.
Nunca me esqueci daquela lição de gestão. Transmito-a muitas vezes às pessoas que me acompanham: não se limitem a enviar e-mails. Façam o devido follow-up recorrendo a outro canal de comunicação quando considerarem oportuno e, se não tiverem tempo de antena assumam, mediante os limites da responsabilidade atribuída, uma decisão.
A inércia, o receio, de uma não decisão é fácil. Mas por isso é que há quem tenha determinadas responsabilidades, it comes with the job.
Nota: nesse mesmo ano, antes de ir de férias, o COO Miguel apagou, perante uma minha expressão de desespero, toda a inbox.
– O que foste fazer?, perguntei incrédula.
– Não te preocupes, diz-me a experiência que o que é de facto importante será recordado.
Perspectivas de gestão e de liderança, para refletir.