O novo onboarding. Ou a arte de bem receber os colaboradores… remotos

A crise humanitária impulsionou o trabalho remoto a uma escala global, trazendo novos desafios. Uma das preocupações para as empresas é o acompanhamento dos novos colaboradores recém-contratados e integrados nas organizações de um dia para o outro, mas a trabalhar de forma remota.

Por Inês Pires, Consultant da Michael Page Finance

Por força das circunstâncias externas – que não deu tempo às chefias para transmitir e explicar adequadamente os processos de trabalho, dar as boas vindas e apresentar os novos colaboradores às equipas e colegas nos espaços informais da empresa, ou transmitir os seus valores e a cultura -, o processo de acolhimento de sucesso destes novos membros é diferente do habitual.

Para os profissionais de Recursos Humanos, os principais desafios do trabalho remoto numa situação de acolhimento de novos colaboradores, designado por “onboarding”, incluem preocupações sobre cultura organizacional, comunicação, envolvimento, gestão de desempenho e feedback, entre outros. Para um novo colaborador, a expectativa relativamente ao processo final de “employee experience” é que seja positiva. Numa situação de trabalho remoto, exige uma gestão eficaz da pré-integração destes colaboradores, que passa por diversos passos.

Dar as boas vindas por vídeo e definir o que deverão ser as tarefas do colaborador é um primeiro passo. Ao integrar alguém remotamente, é importante colocar a questão: o que o colaborador deve fazer no primeiro dia? Enviar um email de boas-vindas ao novo membro, uma semana ou duas antes de começar a exercer as suas funções, e definir o plano de trabalho das primeiras semanas, é um bom ponto de partida. Desta forma, o novo colaborador terá noção do que é esperado dele. O email também deve fornecer detalhes sobre um ponto de contacto, nomeadamente o departamento de Recursos Humanos, para o caso de o profissional necessitar de esclarecer dúvidas, e informação sobre alguma plataforma de e-learning, para posterior formação.

A ajuda ao novo colaborador nas primeiras semanas, e considerando o modelo de trabalho remoto, será mais fácil com a atribuição de um mentor, um colega de trabalho que partilhe o seu conhecimento e contribua, de forma positiva, para o desenvolvimento profissional do novo elemento.

Neste sentido, os colegas de trabalho serão uma rede de suporte fundamental do iniciante, enquanto se integra no novo ambiente e assimila a forma de trabalhar e a cultura da organização. Partilhar o manual da empresa ou links com informação sobre as áreas-chave do negócio, sobretudo aquelas que estão diretamente relacionadas com as funções do novo colaborador, irá ajudar a envolver-se na visão e valores da empresa.

Com a fase de pré integração concluída, é importante confirmar se o novo elemento dispõe das plataformas informáticas necessárias para trabalhar remotamente, assim como um espaço de trabalho adequado e acesso a uma conexão de Internet segura. Desta forma, poderá confirmar que estão reunidas as condições para as reuniões virtuais entre as equipas, e manter o fluxo regular de comunicação necessária à execução das funções. Numa fase em que a vulnerabilidade dos sistemas informáticos é maior, é fundamental preservar a segurança da empresa, informando sobre as políticas de TI [Tecnologias de Informação] e conexão, e partilhar os contactos da equipa de TI.

Evitar que o novo colaborador sinta que está a trabalhar sozinho é crucial nesta fase, para a sua integração. Uma comunicação regular com colegas e chefias, nomeadamente os que conheceu durante o processo de contratação, e reuniões telefónicas ou de vídeo, vão ajudar o novo membro a compreender melhor como a sua função se integra na estratégia de negócio da empresa e a construir relacionamentos mais fortes.

É sempre uma boa prática fazer um acompanhamento regular de um novo colaborador, mas é ainda mais pertinente quando se integra alguém remotamente, de forma imediata. Contudo, é importante atingir um equilíbrio entre a criação de linhas claras de comunicação de forma a evitar que o novo membro sinta que está a ser controlado, mesmo à distância. Durante a primeira semana, é altamente aconselhável fazer um “check up” diário, mas a frequência pode ser reduzida nas semanas seguintes, principalmente quando o novo colaborador conhece os seus colegas e abre outras linhas de comunicação através de projetos e prioridades. Uma das vias, passa por reforçar as conversas com emails onde são definidas ações claras, que ficarão desta forma registadas para seguimentos futuros.

A definição de um plano de integração e formação variado, garantindo que o novo elemento participa e toma conhecimento das políticas do mesmo, revela-se ainda como fundamental.

Embora vivamos um contexto de excepção, o período experimental ainda é a fase em que ambas as partes se avaliam mutuamente e decidem se existe um alinhamento de perfis e expetativas. No entanto, no actual cenário, pode ser necessário moderar algumas expectativas ou fazer concessões sobre determinados pontos. Neste sentido, é importante pedir feedback ao novo colaborador sobre o processo de integração remoto, para verificar pontos de melhoria.

A retenção do talento deve considerar os vários processos de trabalho, incluindo o remoto, e a boa integração é fundamental para o desempenho, motivação e produtividade do colaborador.