O que é preciso saber antes de recorrer ao outsourcing?

O Outsourcing dá-vos a capacidade de contratarem talento de topo para vos ajudar em tarefas e projectos com os quais não estão familiarizados ou em área que não são ‘core’ do negócio. Contudo, é preciso manter uma vigilância apertada para assegurar que o resultado final é o esperado.

No site da Fast Company, a marketeer digital Arianna O’Dell partilhou algumas dicas que tem em conta sempre que tem que recorrer ao outsourcing, e que são válidas quer para quando se quer contratar freelancers, quer empresas para assegurar parte trabalho. E utilizou uma experiência pessoas para ex- plicar o que acredita que está na base e justifica o Outsourcing: «Quando tinha 13 anos, uma amiga disse-me que adorava organizar. Eu, por outro lado, tinha o quarto num perpétuo caos. Pensei para mim: “Óptimo! Sou terrível a organizar; talvez ela me possa ajudar a arrumar o meu armário.” Paguei-lhe 20 euros pelas suas competências. A minha mãe não ficou muito feliz por subcontratar os meus deveres, mas essa experiência ensinou-me uma importante lição. Muitos indivíduos talentosos são peritos em áreas em que nós não somos.»

Se encontrarem as pessoas/ empresas certas, o Outsourcing pode ajudar a expandir o negócio. Mas, para que corra bem, é preciso ter alguns cuidados e saber como delegar tarefas a terceiros, mantendo o controlo. Arianna O’Dell partilha quatro técnicas:

1.  Saibam quais são os vossos requisitos e comuniquem-nos claramente
Antes de escolherem o freelancer ou a empresa com que vão trabalhar, tenham como explicar exactamente o que pretendem, para que os termos do trabalho foquem completamente claros. Na fase de contratação, isto pode ser feito por telefone ou videochamada, mas quando tiverem de passar os pormenores, façam-no por escrito. Sejam o mais específicos possível.

Lembrem-se que a comunicação é fundamental para o sucesso do outsourcing. Não se limitem a presumir que o “do outro lado” compreendem os requisitos. Vocês é que têm de os indicar e con- trolar o progresso do trabalho.

2. Dêem feedback, mas de forma educada e construtiva
Quando receberam o primeiro projecto concluído, qual a vossa reacção? O trabalho estava fantástico ou medíocre? É sempre uma boa prática fornecer comentários pormenorizados para cada trabalho. Do que gostaram, o que falta e o que pode ser melhorado? Como pessoa criativa, os meus sentimentos são muitas vezes atingidos quando alguém não gosta do meu trabalho, por isso tenho isso em conta quando dou feedback aos outros. Em vez de começar pelas críticas, noto primeiro aquilo de que gostei e depois pergunto se é possível fazer pequenas alterações para que o trabalho se aproxime mais da minha visão.

3. Não escolham sempre a opção mais barata
Uma das principais razões para recorrer ao Oursourcing é cortar nos custos fixos, por isso pode ser tentador escolher a opção menos dispendiosa. Contudo, esta abordagem é de curto prazo. O ditado “o barato sai caro” não podia ser mais adequado quando se fala em pagar por serviços. Lembrem-se que a pessoa que pede o valor mais baixo pode oferecer um trabalho inferior e por certo que vai sair a perder. Os custos devem sem dúvida ser tidos em conta, mas o valor pedido não deve ser o único a ter em conta na tomada de decisão.

4. Sejam criteriosos na escolha
Usar pesquisas de diferentes plataformas pode ajudar-vos a escolher a pessoa/ empresa certa para o vosso projecto. Conheçam bem o perfil, vejam outros trabalhos, recolham feedback, para terem a certeza que assegura o ‘fit’ mais perfeito com aquilo que procura. Tenham em conta experiência no tipo de trabalho em causa, a disponibilidade e capacidade de comprometimento com o vosso projecto.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Outsourcing”, publicado na edição de Abril da Human Resources.