O truque para organizar as melhores reuniões online? Três palavras: “concerto de Rock”
Actualmente, as reuniões online sucedem-se umas atrás das outras e algumas delas acabam por ser uma perda de tempo. David Finkel, autor de “The Freedom Formula: How to succeed in business without sacrificing your family”, partilha com a Inc. dicas e truques que vão elevar a fasquia das reuniões virtuais e realmente contribuir para a gestão do negócio.
A primeira coisa a fazer é pensar numa reunião online como um concerto de Rock. Claro que isso não significa que o seu fundo virtual na plataforma seja um espectáculo de fogo de artifício, mas é importante que prepare as suas reuniões online com antecedência e cuidadosamente, criando um plano e uma agenda da reunião.
Seja claro no objectivo da reunião e certifique-se de que esta tem realmente uma razão de ser. Por que está a juntar essas pessoas durante dez minutos ou duas horas? Qual o propósito da reunião? Por que convidou especificamente aquelas pessoas? Se estão a reservar tempo precioso da sua agenda para participar, certifique-se de que o tempo delas é bem gasto.
Comece com um bom “gancho”
Assim que dá início à reunião, quer que as pessoas se envolvam. Uma boa ideia é perguntar a todos uma questão sobre a empresa, negócio ou produto, e dar um tempo (reduzido) para reflectirem e responderem.
Depois meta as mãos na massa
Assim que todos tiverem respondido, está na hora de entrar no cerne da reunião. É importante não esquecer que o tempo de todos é precioso, por isso não receie entrar sem rodeios nesta parte. É importante também ter em atenção que menos é mais no que toca a reuniões. Ou seja, não tente abordar 17 temas. Trate apenas dos que mais interessam às pessoas. Não deve desperdiçar uma reunião a falar de temas triviais. Tal deve e pode ser feito num email ou numa outra comunicação. As reuniões são para tratar temas que realmente têm relevância.
Feche em grande
Quando tiver terminado, garante que faz um resumo das decisões tomadas e dos próximos passos que saem dessa reunião. É igualmente útil terminar com uma pergunta de resposta rápida por todos como quais as tarefas que cada um fica responsável doravante.
Assim que tiver desligado, não se esqueça do sumário, que pode partilhar num email com as decisões tomadas, os próximos passos, os responsáveis, datas a cumprir e outra informação relevante, para poder fechar o ciclo.