POM: já conhece a solução que simplifica o processo de onboarding de novos colaboradores?

Numa altura como aquela que vivemos hoje devido à pandemia, onde o digital está na ordem do dia e o teletrabalho na linha da frente, são muitas as dúvidas e inúmeros os desafios que se colocam aos departamentos de Recursos Humanos das organizações.

O POM, Power Onboarding Manager, é uma solução da Xpand IT que surge com o objetivo de ajudar a simplificar e digitalizar o processo de onboarding dos novos colaboradores.

«O POM foi construído com o propósito de facilitar a entrega de uma employee experience totalmente personalizada e automatizada, sem que seja necessário o colaborador fazer qualquer acção», revela Sérgio Viana, Partner & Digital Xperience Lead da Xpand IT.

Em entrevista à Human Resources, Sérgio Viana falou sobre as potencialidades desta solução inovadora, confirmando a forma como esta poderá ser essencial para a optimização da eficiência interna dos departamento de Recursos Humanos.

 

Quando e como surgiu a solução POM – Power Onboarding Manager?

O POM nasceu no âmbito da competição Teams Partner Challenge, promovida todos os anos pela Microsoft para os seus parceiros. Nesta competição, a Xpand IT apresentou duas soluções: POM, que visa responder às necessidades dos departamentos de Recursos Humanos, e LEO – Accounting Assistant, que pretende ajudar a automatizar e digitalizar as rotinas diárias dos departamentos financeiros.

 

Exactamente em que consiste e como funciona?

O principal objectivo do POM passa por simplificar e digitalizar o processo de onboarding dos novos colaboradores, respondendo às necessidades actuais dos departamentos de Recursos Humanos, de forma a que estes possam receber os novos colaboradores da maneira mais eficaz e profícua possível. Numa realidade em que os modelos de trabalho se tornam mais flexíveis, é crucial garantir que a integração de novos colaboradores se processa de forma eficaz e envolvente. Desta forma, o POM foi construído com o propósito de facilitar a entrega de uma employee experience totalmente personalizada e automatizada, sem que seja necessário o colaborador fazer qualquer acção.

Através da submissão de um formulário, são criados processos automáticos de forma a que os acessos do novo colaborador e o cumprimento de diferentes requisitos legais sejam realizados por parte de diferentes departamentos.

A partir daqui o processo fica centralizado no Microsoft Teams, como hub colaborativo. Depois de receber o hardware em sua casa já totalmente configurado através do Windows AutoPilot com as suas credenciais e aplicações, o colaborador tem acesso a um canal de onboarding no Teams, onde pode encontrar uma aplicação Power Apps com todas as informações necessárias à sua integração na empresa, como contactos de outros colegas, próximos eventos (como a sessão de onboarding) ou o HR Bot, que irá responder às perguntas mais frequentes feitas pelos novos colaboradores.

 

Quais as vantagens que a Power Onboarding Manager apresenta?

As principais vantagens passam, por um lado, por permitir a optimização dos investimentos e promover a criação de eficiências internas para o departamento de Recursos Humanos, facilitando a integração de novos colaboradores na organização. Estas vantagens materializam-se na automatização de diferentes processos burocráticos inerentes à entrada do novo colaborador, tornando, por exemplo, a recolha de dados pessoais do colaborador mais rápida, fácil e segura.

Por outro lado, o POM pretende ser uma solução chave nesta transição para modelos flexíveis de trabalho e adaptação ao distanciamento físico, onde as organizações conseguem entregar ao colaborador uma premium employee experience, desde o momento de recolha de dados, à entrega do hardware em casa já completamente configurado para as suas necessidades específicas, até ao seu momento de integração. É uma jornada de colaborador completa que se inicia no momento em que este aceita uma proposta de colaboração até ao momento em que efetivamente já se encontra aculturado à organização.

 

Com a pandemia quais os novos desafios que se colocaram ao recrutamento?

O distanciamento físico acaba por obrigar a várias adaptações, começando pela fase de entrevistas, que, na maior parte dos casos, passaram a ser exclusivamente online. O momento da integração é também muito importante, tanto para o novo colaborador que conhece a sua nova equipa, bem como para a equipa existente. Todos têm de encontrar a melhor forma de trabalhar em conjunto e é por isso que consideramos que as novas tecnologias têm um papel fundamental para encurtar distâncias e permitir uma integração mais fluida. Acreditamos que o POM possibilita isto mesmo, oferecendo uma employee experience relevante e diferenciadora.

 

Relativamente às inovações em Recursos Humanos quais destacaria como mais disruptivas?

Com o surgimento de modelos híbridos de trabalho, torna-se cada vez mais necessário que os departamentos de Recursos Humanos continuem a investir na automatização dos seus processos, para que estes consigam dedicar mais tempo a tarefas que aportem maior valor para a organização como, por exemplo, a integração de novos colaboradores na organização para garantir que estes se sentem acompanhados e que se acultura aos novos processos, à nova forma de trabalhar e às novas ferramentas.

 

Na vossa opinião qual a importância de soluções onboarding inovadoras e eficazes na era do teletrabalho?

Há muito que ouvimos falar em transformação digital, mas a pandemia veio mostrar a importância das novas tecnologias. É a partir das ferramentas tecnológicas que muitas empresas têm conseguido manter a sua atividade em formato de teletrabalho. O onboarding numa nova empresa é o primeiro contacto com a mesma, pelo que é importante que a tecnologia seja uma aliada das organizações para oferecer uma experiência de integração diferenciadora que responda a estas novas necessidades, facilitando o processo, tanto em termos burocráticos, mas também a nível emocional, fazendo com que o novo colaborador se sinta mais acompanhado, mesmo que à distância.

 

Pode, de facto, uma integração mais fácil dos colaboradores promover o sucesso futuro, deles e da organização onde estão inseridos?

Cada vez mais, é notório que a integração dos colaboradores se torna essencial para o sucesso dos novos colaboradores, mas também das equipas. Cada empresa tem a sua estrutura, cultura e ambiente de trabalho próprios, pelo que é fundamental que os novos colaboradores apreendam rapidamente todas as novidades do seu novo contexto empresarial, mas também que conheçam as pessoas com quem trabalham. Com o teletrabalho, o convívio acabou, obrigatoriamente, por ser mais reduzido. Por isso, será importante criar mecanismos que ajudem a ligar os colaboradores de forma a que quem chegue se sinta rapidamente confortável e com acesso a todas as ferramentas necessárias para poder prosperar.

 

Analisando o futuro, que tendências destaca na área de recursos humanos e de que forma prevê a sua evolução? 

O POM tem como resultado final a inclusão de um elemento tecnológico num processo que, regra geral, tem uma interação humana. E esse é o caminho. Assistimos cada vez mais a uma tendência de abandonar a aproximação “one size fits all” e a aposta na personalização e adaptação à realidade do colaborador. Isto acontece em vários domínios, seja na adaptação das empresas na atribuição de benefícios flexíveis onde o colaborador escolhe através duma plataforma quais os benefícios que pretende até um determinado valor monetário, seja na evolução da sua carreira onde o colaborador através doutra plataforma submete o seu feedback acerca do rumo que sente que devem ser os próximos passos do seu impacto na organização.

Queremos com estes projetos agilizar processos administrativos e tendencialmente tediosos através da tecnologia, mas, muito importante, não podemos desumanizar a interação visto que estamos muitas vezes a falar de processos sensíveis e que têm um impacto fulcral num primeiro momento de engagement dos colaboradores (onboarding) ou no bem-estar pessoal e profissional dos colaboradores ao longo do seu percurso nas empresas. Procurar esse melhor equilíbrio é fundamental.

 

Para mais informações consulte o site da Xpand IT

 

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