Porque falam tanto os portugueses?

Por Diogo Alarcão, Gestor

Todos nós já ouvimos e dissemos, mais do que uma vez, que “quantidade não é qualidade”, “small is beautiful” e “menos, é mais”.

Se assim é, porque teimamos em fazer reuniões intermináveis? Porque nos perdemos em discursos redondos e repetitivos que fazem os nossos interlocutores “desligar o interruptor” ao fim de uns minutos? Porque damos feedback e fazemos briefings de levar um “santo a perder a paciência”? Porque teimamos em escrever relatórios “cheios de palha”, como nos tempos do Liceu, na ingénua esperança de que o “Setôr” (leia-se, “Chefe”) goste?

E porque começo este artigo a dar tantos exemplos em vez de ir direto ao assunto?!? Sinceramente não sei, mas divirto-me a constatar que acabo de cair na armadilha sobre a qual pensei escrever: a nossa verborreia oral, escrita e processual.

Não sei se pela idade ou se por uma certa liberdade e distanciamento em relação a algumas normas comportamentais, estou cada vez mais sensível à forma como as pessoas desperdiçam o seu tempo e o dos outros. As pessoas têm imensa dificuldade em ser concisas no que dizem, escrevem e pensam. O facto de ter trabalhado 6 anos na Bélgica e 15 anos numa multinacional norte-americana permite-me dizer que este é um hábito muito português.

Já repararam que a grande maioria das reuniões começa normalmente por uma longa introdução com detalhadas explicações sobre a agenda, o propósito, o objetivo e os resultados que se pretendem alcançar? Não serão estes introitos absolutamente dispensáveis? Uma agenda previamente bem preparada, distribuída e lida por todos é suficiente para sabermos porque estamos reunidos, o que vamos discutir e o que nos propomos decidir ou implementar. Um simples “Bom Dia/Boa tarde” não seria muito mais eficaz?

Mas, esta necessidade de falar contagia também a forma como escrevemos. Sempre gostei de relatórios com uma ou duas páginas e apresentações com 3 ou 4 slides e, de preferência, com menos palavras e mais imagens. A menos que se queira cansar o chefe ou irritar o CEO, evite-se páginas e páginas de explicações inúteis, enquadramentos dispensáveis e considerandos redondos. Um bom relatório é aquele que, em meia dúzia de frases, permite ao leitor/decisor “ver” a questão, perceber o enquadramento e aceder à informação necessária para refletir ou decidir. Deixemos ao recetor o direito de pedir mais explicações e informações, na esperança (secreta) de que também ele considere que “Menos, é mais”.

Antes de terminar, uma nota sobre a forma como construímos regras, procedimentos e políticas. É humanamente impossível prever todas as situações e condições de algo que queremos implementar. Por conseguinte, pergunto-me porque teimamos em procurar exaurir todas as possibilidades nos documentos que aprovamos. Regra geral, tornamos esses documentos pesados e de difícil “digestão” levando a que a grande maioria das pessoas não os leia ou, pelo menos, não os leia na sua totalidade. E não estou a pensar apenas nas infindáveis condições contratuais ou em tudo o que estamos obrigados a ler no que se refere, por exemplo, à proteção de dados. Estou a pensar em regras, políticas e procedimentos que queremos que os nossos colaboradores leiam, compreendam, respeitem e apliquem. Se seguirmos a velha máxima de que “quantidade não é qualidade”, talvez comecemos a repensar a forma como pensamos, escrevemos e comunicamos nas nossas organizações.

Perdoe-me o leitor se a reflexão já vai longa. Da minha parte, fica o compromisso de que continuarei a prescrever-me vitaminas de concisão e antibióticos contra a verborreia. Quem me acompanha?

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