A Konica Minolta desenvolveu um estudo com os seus clientes, em dez países europeus, entre Setembro e Novembro, para descobrir.
Mais concretamente, o estudo analisou os desafios que são enfrentados pelos information managers e outros stakeholders para os processos de negócio, bem como a forma como estão a lidar com os mesmos.
Fornecer acesso ilimitado aos conteúdos, de forma segura e garantir que são facilmente “pesquisáveis”, torna-se um desafio acrescido quando se consideram factores como a pesquisa em vários sistemas de Enterprise Content Management (ECM) e Gestão Documental, assim como acessibilidade a documentos através de dispositivos móveis.
Os inquiridos confirmaram que os principais desafios na gestão da informação são o acesso ilimitado (41%) e a facilidade de pesquisa (34%); 57% das empresas não faculta acesso a documentos através de dispositivos móveis e 44% admitem que fornecem aos utilizadores uma pesquisa fraca ou mesmo não disponível.
Gestão de informação e sistemas de captura
Numa altura em que se fala de excesso de informação e de uma grande quantidade de conteúdos gerados e partilhados electronicamente, apenas 53% das empresas inquiridas possuem um sistema de gestão documental ou de conteúdos dentro das suas organizações.
Do universo de inquiridos, apenas 31% possuem sistemas de gestão documental. 14% não dispõem de soluções de gestão documental nem de sistemas de gestão de informação (5% da pesquisa total) e admitem que fazem partilha de ficheiros ou em cloud de forma “um pouco caótica”, sendo que 43% dependem de anexos de email e discos rígidos pessoais para partilha de documentos.
Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD) é um grande desafio
A partir de 25 de Maio deste ano será implementado o novo Regulamento Geral de Protecção de Dados a nível Europeu (RGPD). Descrito como a mudança mais importante na regulamentação de privacidade de dados em 20 anos, as empresas são obrigadas a garantir um armazenamento de dados de cidadãos, clientes e parceiros num regime seguro e que tenha o consentimento dos mesmos.
De acordo com a pesquisa, 28% refere o RGPD como o maior desafio para serviços de gestão documental. Cerca de 43% das empresas com menos de 50 colaboradores referem que não têm conhecimento suficiente sobre o regulamento para fazer mudanças nos seus processos e sistemas. Por outro lado, 47% de mais 500 organizações estão a repensar os processos de informação referente a clientes.
Aplicações mais frequentes para processos de captura
As aplicações mais frequentes para processos de captura são referentes à contabilidade (contas a pagar (29%) e contas a receber (12%), seguidas de atendimento ao cliente (10%) e Recursos Humanos (8%). Cerca de 36% captura para arquivo e 37% não tem nenhuma aplicação para processos de captura – é o caso de empresas de pequena dimensão. Em relação a estas aplicações, 10% sentem falta de experiência e 11% necessitam de formação para saberem o que é possível fazer com as mesmas.
Benefícios das iniciativas de documentos e processos
Do universo de inquiridos, 51% classificaram as melhorias a nível de agilidade e flexibilidade organizacional como os principais benefícios resultantes das iniciativas de documentos e processos. Isto reúne aspectos como mudanças organizacionais, optimização de processos, resposta ao cliente, outsourcing e adaptação a ambientes de negócios em mudança.
Estes factores são seguidos de maior partilha de conhecimento dentro e entre equipas (39%) e melhor atendimento ao cliente e retenção (35%).
Veja também estas notícias.
