Qualquer gestor sabe que o feedback é essencial para o desenvolvimento dos colaboradores, seja numa avaliação de desempenho formal ou numa conversa informal após uma reunião. Mas será que o momento do feedback faz diferença?
Segundo o The Wall Street Journal, sim. O momento e a estrutura certos podem garantir que o feedback é recebido de forma produtiva e implementado com sucesso, ao invés do momento errado que pode fazer com que os colaboradores se sintam na defensiva ou sobrecarregados. Felizmente, a ciência da gestão ensina como acertar neste momento.
Faça-o cedo
Acontece que a maioria das pessoas são “matutinas” quando se trata de receber feedback.
Os seres humanos operam com base em ritmos circadianos, que influenciam o estado de alerta, humor, saúde e outros factores. Um estudo descobriu inclusivamente que as pessoas têm maior tolerância à dor física de manhã em comparação com o resto do dia. Isto indica que os colaboradores podem estar mais receptivos a críticas construtivas no início do dia.
Da mesma forma, o conceito de fadiga decisória sugere que, à medida que o dia avança, a capacidade de processar e responder a informações complexas diminui. Ou seja, dar feedback no final de um longo dia ou após uma tarefa mentalmente exaustiva pode levar à resistência em vez da receptividade.
Faça-o a meio da semana
Muitos colaboradores experimentam ansiedade antecipatória conhecida como “Sunday Fear”, quando o fim-de-semana termina e a semana de trabalho se aproxima. Esta ansiedade surge, geralmente, das preocupações com a carga de trabalho que virá e do desafio de fazer a transição da vida pessoal para a profissional. As sessões de feedback na manhã de segunda-feira podem intensificar estes sentimentos, tornando os colaboradores mais apreensivos e menos abertos a conversas construtivas.
Por outro lado, realizar sessões de feedback às sextas-feiras à tarde pode fazer com que os colaboradores fiquem a ruminar sobre o assunto durante o fim-de-semana. Podem entrar em padrões de pensamento negativos que dificultam a sua capacidade de se desligar, recarregar energias e regressar ao trabalho prontos para serem produtivos.
Isto torna as sessões de feedback a meio da semana — terça, quarta e quinta-feira — mais eficazes, porque os colaboradores já se adaptaram ao ritmo de trabalho da semana e terão tempo para processar o feedback antes de sábado.
Mais é mais
As pesquisas da Gallup mostram que os colaboradores que recebem feedback pelo menos uma vez por semana são mais envolvidos. Outros estudos revelam que o feedback semanal está associado a um melhor desempenho e a uma maior satisfação no trabalho.
Consequentemente, as organizações estão a migrar para um feedback de desempenho mais contínuo, em vez das tradicionais avaliações de desempenho anuais ou semestrais. A conclusão, portanto, é procurar sessões de feedback regulares — cerca de uma vez por semana — para manter o engagement e abordar os problemas prontamente. Mas certifique-se de personalizar a frequência de acordo com as preferências individuais do colaborador e a natureza do seu trabalho.
Evite uma emboscada
Em condições ideais, o feedback é mais eficaz quando dado logo após o evento em questão — mas não em momentos de extremo stress ou distracção.
Por exemplo, se um colaborador acabou de concluir uma apresentação importante ou está a lidar com uma crise pessoal, o feedback imediato pode parecer um ataque em vez de uma orientação de apoio, levando a uma postura defensiva. Além disso, o feedback deve ser dado num ambiente estruturado, em vez de em momentos improvisados e emocionalmente carregados. Isto garante que os colaboradores estão com o mindset adequado para ouvir, assimilar e agir em concordância.
A melhor combinação é fornecer feedback logo após um evento, mas com algum aviso prévio para garantir a relevância e evitar uma emboscada.
Qualidade em vez de quantidade
Sessões de feedback longas podem ser tão contraproducentes como as realizadas em momentos inadequados, dependendo do colaborador e do objectivo.
De um modo geral, as pesquisas sugerem que a qualidade do feedback importa mais do que a sua duração. Conversas curtas e focadas (5 a 10 minutos) funcionam bem para abordar questões específicas, enquanto discussões mais longas (30 a 45 minutos) devem ser reservadas para avaliações de desempenho mais abrangentes.
A estrutura também é importante. Uma sessão de feedback bem estruturada deve incluir um ponto de partida claro (“Gostaria de partilhar algumas ideias sobre como podemos melhorar juntos”), insights práticos (“Notei que, quando discorda, tende a elevar a voz mais do que se apercebe”) e uma nota positiva para terminar, reforçando o apoio.
