A COVID-19 levou muitas empresas a recorrerem ao teletrabalho. Para muitas empresas a adopção deste sistema de trabalho é uma novidade, o que pode levar a que sejam cometidos alguns erros.
A especialista em trabalho remoto, Molood Ceccarelli partilhou com a Forbes uma lista de quatro erros que as empresas não devem cometer quando têm equipas a trabalhar remotamente.
1. Usar muitas ferramentas online
Muitas empresas permitem que as suas várias equipas comprem ferramentas diferentes para resolver os mesmos problemas. Pagar pela sobreposição de produtos não é apenas um desperdício de recursos da empresa, mas também do tempo valioso dos seus colaboradores.
Em vez disso, mantenha as coisas simples, minimizando o número de ferramentas e processos que todas as suas equipas vão utilizar. Escolha apenas uma ferramenta da organização para cada grupo de desafios como a gestão de tarefas, o armazenamento de documentos ou as videochamadas.
2. Instituir reuniões obrigatórias
Uma reunião de uma hora com toda a equipa custa à sua empresa a soma do salário por hora de todas as pessoas que participam na reunião.
Para evitar esse erro, deve estabelecer uma nova regra em que “nenhuma reunião é obrigatória”. Antes de entrar em pânico sobre convocar reuniões em que ninguém aparece, pense, que esta regra acabaria com as reuniões chatas e faria dos workshops bem projectados a nova norma. Desta forma, os colaboradores começariam a comunicar de forma menos dispendiosa e mais eficaz, como e-mails, vídeos ou pré-gravados.
3. Não ser explícito sobre as expectativas
Se não está habituado a trabalhar remotamente, pode assumir que, ao ler uma mensagem, tem as informações suficientes nas mãos. Enquanto isso, o remetente da mensagem pode estar à espera de um sinal de que recebeu o seu recado. Como resultado, os colaboradores correm o risco de gastar mais tempo a resolver conflitos e mal-entendidos do que a ser produtivos –e isso custa dinheiro à sua empresa.
«A solução é transformar suposições implícitas em acordos explícitos», aconselha Molood Ceccarelli. Faça acordos com a equipa sobre como se espera que cada ferramenta seja usada e verifique se todos pensam o mesmo sobre qual é o tempo de resposta em cada ferramenta. Por exemplo, pode decidir que o Voxer deve ser usado para comunicação urgente e que as mensagens devem ser respondidas dentro de duas horas. Explique os processos cuidadosamente para que qualquer pessoa da equipe possa segui-los. Além disso, crie acordos sobre como as decisões são tomadas e explique as tarefas a serem executadas.
4. Depender de conversas em tempo real
Quando as pessoas falam sobre comunicação e colaboração num escritório, geralmente referem-se a trocas de informações em tempo real, como reuniões e workshops. Porém, há trocas valiosas de informações que podem acontecer no seu próprio tempo ou por meio de interacção assíncrona. «Defendo as comunicações assíncronas porque capacitam os seus colaboradores a usar o tempo que acharem melhor», diz Molood Ceccarelli.
Para fazer isso funcionar, use a sua ferramenta de gestão de tarefas não apenas para organização do trabalho, mas também para comunicar com seus colegas de trabalho sobre cada item do serviço. Use textos de formato longo para transmitir ideias bem pensadas. As reuniões em tempo real devem ser reservados para momentos de emergência e tópicos difíceis, como a resolução de conflitos pessoais.
