Randstad: O Onboarding como um investimento para o futuro

Este é um processo que não se esgota no primeiro dia de trabalho, e a forma como a Randstad recebe e integra os seus colaboradores é um exemplo disso.

Na Randstad, o processo de onboarding começa antes do primeiro dia de trabalho de um novo colaborador. Um processo de integração bem sucedido inicia-se logo na fase do recrutamento e formalização da proposta, estando o onboarding ligado à “marca do empregador”. O intuito é atrair pessoas que tenham um perfil alinhado com os objectivos do negócio. Tânia Mendes, HR business partner, Randstad Portugal, partilha com a Human Resources Portugal as estratégias de onboarding da consultora.

Quais os aspectos a ter em conta na integração de novos colaboradores na Randstad?
O aspecto mais importante na integração de quem se junta a nós é dar-lhe todas as condições para que se sinta valorizado na sua individualidade e feliz. Para torná-lo possível, há uma articulação muito próxima entre a chefia do novo colaborador e os RH.

De uma forma global, podemos considerar que a integração passa por duas grandes áreas: uma componente administrativa e uma segunda ligada à componente de desenvolvimento. Falamos de toda a documentação que deve ser preparada e assinada, que passa não só pelo cumprimento dos aspectos legais, mas também pelas políticas e procedimentos internos.

Na área da formação e desenvolvimento, partilhamos com o colaborador todas as ferramentas que lhe permitem adquirir as competências para realizar o seu trabalho da melhor forma possível.

Sempre que entra um novo colaborador toda a estrutura toma conhecimento através da publicação dessa informação na nossa intranet. O mesmo acontece com os processos de mobilidade interna.

Na prática, quais os processos e materiais envolvidos no onboarding de novos colaboradores?
Na manhã do primeiro dia de trabalho cada colaborador recebe os seus equipamentos informáticos (PC e telemóvel), assim como o kit welcome, composto por uma mochila Randstad com um conjunto de materiais de merchandising da empresa.

Após ter formatados os seus acessos informáticos, o colaborador já tem no seu email uma mensagem dos RH dando-lhe as boas vindas. Recebe igualmente no seu calendário um convite para se ligar remotamente à sessão de welcome. Nessa sessão estão presentes todos os colaboradores que iniciam funções nesse mesmo dia e a pessoa responsável pelo processo dos RH. Com a duração aproximada de três horas, esta sessão serve para mostrar onde está a Randstad no Mundo e em Portugal, quem somos, a nossa missão, valores e cultura. Passamos para a apresentação da estrutura interna, áreas de negócio e suporte. Fazemos também uma primeira visita às principais ferramentas digitais e terminamos a manhã com a partilha de todos os nossos benefícios, integrados na área de employee experiencie.

No mês seguinte à sua entrada, o colaborador junta-se ao grupo dos newcomers (colaboradores de todas as áreas que entraram no último mês) e juntos realizam o processo de indution. Este processo é designado internamente de GrandStart. Antes da pandemia acontecia ao longo de três dias presenciais na sede da empresa. Este momento permitia a todos conhecerem a sede, já que muitos dos nossos colaboradores exercem funções nas 21 delegações localizadas de norte a sul do país, incluindo o Funchal. Com a pandemia, ajustámos o formato e o Grandstart passou a ser totalmente remoto, com momentos síncronos e assíncronos, acontecendo de forma espaçada ao longo de um mês.

Este processo de induction, mais robusto, vai transmitir a visão global da Randstad – organização, cultura, missão, valores, posicionamento, estratégia, princípios e políticas de compliance. Identifica quem é quem dentro da estrutura. Assegura a interacção entre colaboradores de diferentes áreas, destacando as características de cada uma delas, assim como dos departamentos e dos principais projectos que temos a decorrer.

Após o processo de induction, o colaborador integra o terceiro processo que completa a onboarding journey – o Follow Your Talent. Um dos nossos pilares estratégicos ao nível das políticas de RH, desde o ano de 2021. Falamos de momentos 1:1 que acontecem ao terceiro, sexto, nono ou 12º mês.

Temos consciência da importância do primeiro ano na Randstad na retenção do nosso talento, com a integração e adaptação dos novos colaboradores à organização e cultura da Randstad. Com uma estrutura a trabalhar num sistema híbrido, muito flexível, este momento de integração carece de particular atenção. Queremos que quem chega ou quem está em processo de mobilidade interna se sinta acolhido e acompanhado, independentemente de estar ou não a trabalhar nas nossas instalações.

Adicionalmente, sentimos a necessidade de criar um dashboard que nos permitisse registar quantitativa e qualitativamente a informação recolhida, analisar a evolução da satisfação dos colaboradores e definir eventuais medidas preventivas focadas no aumento do envolvimento e retenção das nossas pessoas. Os números indicam-nos que estamos no bom caminho, com taxas de engagement em valores altos, comparativamente ao benchmark de que dispomos.

Quais os factores de diferenciação do onboarding na Randstad para proporcionar uma boa experiência ao novo colaborador?
Ao longo da sua onboarding journey, que na Randstad tem a duração de 12 meses, a equipa de RH acompanha cada colaborador individualmente. E é aqui, neste acompanhamento de longa duração, focado nas necessidades de cada um, que, do nosso ponto de vista, a Randstad consegue ser diferenciadora, tornando o processo de onboarding mais do que um momento, um processo consistente e robusto.

Este processo inclui também o acompanhamento dos colaboradores inseridos em processos de mobilidade interna (transições entre áreas) e a internalização dos colaboradores externos ao quadro corporativo. A entrevista de saída marca o fim desta jornada que se quer que, mais do que longa, seja uma jornada proveitosa para todas as partes envolvidas.

Gostaríamos igualmente de salientar que em todos os momentos do ciclo de vida do colaborador, temos ferramentas criadas que nos permitem obter informação não só qualitativa, como também quantitativa, sobre o nível de satisfação e engagement da nossa população.

Em que medida esta questão do onboarding é importante não apenas para o colaborador, mas também para a empresa?
Para a Randstad não é apenas uma questão de produtividade. Passa também pela retenção dos nossos talentos. Se investimos no desenvolvimento das competências internas, queremos ter o retorno desse investimento, evitando que os nossos colaboradores, com alta qualificação profissional, saiam.

Surge também a questão do employer branding. Se os novos colaboradores se sentirem confortáveis desde o primeiro dia, eles terão um maior sentimento de pertença à empresa. Queremos que os nossos colaboradores sejam os nossos maiores embaixadores, desde o momento do onboarding até ao momento do offboarding. Começar com um processo de onboarding ajustado é um investimento para a organização porque teremos menos custos de contratação. Temos consciência do grande custo económico quando os trabalhadores saem logo nos primeiros meses.

Concorda com a ideia de que do onboarding pode depender o sucesso ou não do colaborador na empresa?
Há um ditado popular que afirma que «o que nasce torto tarde ou nunca se endireita». Os provérbios são pílulas de sabedoria e não podemos estar mais de acordo com este. O onboarding é responsável por facilitar a incorporação de novos trabalhadores com o objectivo de se sentirem satisfeitos na empresa. Isso ajuda a estimular a produtividade e garantir a retenção de talentos. Um onboarding bem feito, que permita ao colaborador ver as suas necessidades base satisfeitas, focado no desenvolvimento das suas hard e soft skills, é fundamental para que este colaborador se sinta “em casa” e queira permanecer nela, contribuindo para o sucesso da mesma. E não nos podemos esquecer (aqui vai mais outro sábio ditado): «não há uma segunda oportunidade para criar uma boa primeira impressão!»

Durante a pandemia, quando a maioria dos colaboradores estava a trabalhar em regime remoto, como era feito o onboarding de novos colaboradores?
A pandemia não teve qualquer impacto no nosso processo de onboarding no que à primeira manhã se refere – o momento welcome. Este já acontecia num regime totalmente remoto pela nossa grande dispersão geográfica. A única diferença passou por quem estava fora da Grande Lisboa, passar a ter o mesmo contacto com a equipa de RH que os colegas que têm as suas funções alocadas à sede. O processo passou a ser igual para todos.

Já o Grandstart, foi totalmente redesenhado para um modelo remoto. Passou de três dias seguidos e presenciais para diferentes momentos online, implicando um ajuste nas dinâmicas e nos timings. Esta mudança não teve, igualmente, nenhum impacto negativo. Os novos colaboradores mantiveram um contacto de proximidade com cada um dos elementos do nosso Managment Team, tendo como vantagem a rentabilização dos timings das agendas de todos os intervenientes. Numa sessão online existe uma partilha dos seus percursos profissionais e todos têm oportunidade de colocar questões que considerarem pertinentes.

Nesse período o onboarding para funções compatíveis com teletrabalho era inteiramente online ou tinha componente presencial?
Passou a ser totalmente remoto e assim se mantém até à data de hoje. No início do próximo ano estamos a equacionar, no processo de indution, o GrandStart, incluir um dia presencial para que quem exerce as suas funções fora da sede possa visitá-la e conhecer a sua dinâmica.

O Welcome, assim como o processo do Follow your Talent, permaneceram online porque os resultados do 100% online demonstrou-nos que são mais justos, eficazes e eficientes.

O que considera positivo e negativo num onboarding condicionado pelas circunstâncias daquele período?
Quando falamos de processos onde a componente das soft skills é crucial, um modelo remoto acaba por dificultar a capitalização da componente relacional. Uma pausa para um café, onde temos aquela conversa informal, contribui em muito para uma boa integração.

Porém, as vantagens que encontramos foram igualmente relevantes. Vivemos numa era do imediatismo. A gestão das agendas é um desafio. As pessoas gostam de ter a informação apresentada de uma forma clara, objetiva mas que não as obrigue a investir muito tempo.

Qual o feedback recebido pelos colaboradores que ingressaram na Randstad durante os confinamentos?
O feedback foi muito positivo, ao ponto de o nosso nível de engagement ter subido comparativamente com o período pré-pandemia. A partir desse momento, mais do nunca, o princípio base da Randstad de “máxima liberdade, máxima responsabilidade” começou a fazer sentido. É claro que nos survey realizados nesse período as pessoas indicaram-nos que sentiam falta dos momentos sociais com os colegas, mas em termos de motivação e alcance dos resultados da companhia, não teve qualquer impacto negativo.

Agora, em jeito de balanço, olhando para estes dois últimos anos, podemos dizer que estamos orgulhosos do trabalho que todos conseguimos realizar nesta matéria. A distância física não foi sinónimo, internamente, de isolamento. As pessoas estiveram em contacto mais do que nunca. A comunicação interna saiu reforçada.

No que diz respeito ao inboarding, quais os factores de maior atenção no acompanhamento a colaboradores mais antigos?
Se pensarmos no ciclo de vida do colaborador da empresa, este tem de ser sempre acompanhado pelo seu plano de desenvolvimento. Na Randstad temos, actualmente, a desempenhar funções colaboradores pertencentes a três gerações, com motivações, expectativas e necessidades distintas.

Cada área interna tem associado um elemento da equipa de RH. Cada HRBP faz um acompanhamento individual aos colaboradores dessas áreas, sendo o seu ponto de contacto para resolver e apoiar nas questões que surgem. O HRBP realiza também, de forma regular, os chamados checkpoints HR que passam por momentos 1:1. Um espaço onde a confidencialidade é a premissa base e que permite ao colaborador expor todos os pontos fortes e áreas de desenvolvimento que tem vivenciado.

Igualmente, e até ao momento da pandemia, tínhamos o Reconnect – sessões em grupo para todos os colaboradores com mais de cinco anos de antiguidade. Mais do que sessões de formação, estes são momentos de partilha e troca de experiência entre as pessoas de diferentes áreas e que permitem a quem está presente, actualizarem-se sobre os principais processos e projectos que vão acontecendo no universo Randstad, não só em Portugal como a nível global. São momentos de reforço da cultura interna.

Este artigo faz parte do Caderno especial “Onboarding e inboarding” publicado na edição de Dezembro (n.º 144) da Human Resources.