Um investimento intencional na experiência do colaborador pode ter um profundo impacto na trajectória de crescimento de uma empresa.
Por: Anne Bibb, CEO da Remote Evolution, Forbes
Contudo, alcançar este crescimento exponencial depende de uma estratégia de comunicação interna bem estruturada. Ao reconhecermos as limitações de uma abordagem universal, torna-se crucial considerar elementos vitais como as diferenças geracionais.
A força de trabalho actual abrange cinco gerações distintas. Cada grupo, da geração silenciosa (nascida entre 1925 e 1945) à geração Z (nascida depois de 2001), tem necessidades e expectativas de comunicação únicas.
Por exemplo, uma startup de tecnologia com a qual trabalhei recentemente debateu-se com problemas de comunicação, principalmente devido à dispersão geracional da sua força de trabalho. Começámos por realizar uma auditoria exaustiva aos seus canais de comunicação. Este processo deu-nos uma noção profunda dos seus modos de comunicação eficazes, tais como emails, aplicações de mensagens internas e reuniões de equipa. Identificámos os canais que os serviam bem, os que permaneciam subutilizados ou ineficazes, e onde poderíamos introduzir novos métodos de comunicação.
Munidos desta informação, formulámos uma estratégia que se adequava a cada grupo geracional no interior da startup. Por exemplo, descobrimos que os millennials da equipa preferiam os canais de comunicação digital pela sua flexibilidade e acessibilidade remota. Ao mesmo tempo, os baby boomers preferiam métodos tradicionais, como o email e as reuniões presenciais.
Assim, adoptámos um modelo de comunicação híbrido, incorporando métodos digitais e convencionais. Introduzimos reuniões regulares por vídeo para discussões pormenorizadas que exigiam um toque pessoal, e usámos aplicações de mensagens eficientes para as comunicações do dia-a-dia. Durante este processo, a transparência e o respeito pela individualidade continuaram a ser os nossos princípios orientadores.
Comunicámos abertamente com toda a equipa sobre as alterações e o raciocínio subjacente às mesmas, e solicitámos feedback para garantir que a nossa nova estratégia ia ao encontro das suas necessidades. Além disso, adaptámos o modelo de comunicação para acomodar as necessidades e preferências únicas de cada grupo. Este respeito pela individualidade produziu uma estratégia de comunicação eficaz e melhorou significativamente a experiência do colaborador.
Quando reiniciar a estratégia de comunicação
Existem sinais reveladores que uma empresa deve procurar para determinar se a sua estratégia de comunicação precisa de ser reavaliada. Estes sinais incluem falhas de comunicação constantes, diminuição do envolvimento dos colaboradores, e aumento dos conflitos entre os membros da equipa.
Recordo-me de um cliente cuja estratégia de comunicação lhe serviu bem no início, mas que começou a apresentar fissuras ao longo do tempo. As falhas de comunicação tornaram-se frequentes, com instruções mal compreendidas e mensagens mal interpretadas. Também observámos uma queda no envolvimento dos funcionários. A conversa de grupo, que normalmente era muito animada, estava silenciosa, a participação em eventos opcionais da empresa diminuiu, e parecia faltar um sentimento geral de entusiasmo. Claramente, a equipa sentia-se menos ligada e informada do que deveria. Além disso, notámos um aumento de conflitos evitáveis. Os pequenos mal-entendidos transformaram-se em disputas significativas devido a uma comunicação deficiente. Este problema era mais notório nos projectos interdepartamentais.
Reunimos rapidamente um grupo de trabalho transversal para dissecar os problemas e recriar uma estratégia de comunicação clara. Recolhemos feedback dos colaboradores a todos os níveis e analisámos os processos de comunicação existentes. Ao abordarmos estes sinais de alerta de forma proactiva, reformulámos a estratégia de comunicação para melhorar a clareza, aumentar o envolvimento e atenuar os conflitos, o que resultou num ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.
A responsabilização colaborativa do plano de comunicação
Ao aconselhar várias organizações, descobri que do plano de comunicação é normalmente da responsabilidade do departamento de recursos humanos, ou de uma equipa de comunicação interna dedicada, caso exista. Todavia, a responsabilidade estende-se para além destas unidades.
Numa ocasião, trabalhei com uma empresa de produção de média dimensão cujo departamento de RH estava na vanguarda do desenvolvimento e gestão do plano de comunicação. A equipa de RH elaborou diligentemente estratégias e mensagens adequadas à diversidade da força de trabalho. Porém, apesar dos seus melhores esforços, o plano não conseguiu atingir o impacto desejado.
A peça que faltava ficou clara após uma investigação mais aprofundada: a participação activa e o apoio da equipa de liderança. Os líderes desempenham um papel fundamental na execução de um plano de comunicação. Sem o seu apoio e envolvimento visíveis, até o plano mais bem elaborado pode ficar aquém das expectativas.
Trabalhámos em uníssono com o departamento de RH para envolver eficazmente a equipa de liderança. Informámos os líderes sobre a importância do seu papel nas comunicações internas, e demos-lhes formação para transmitirem mensagens eficazmente e facilitarem o diálogo aberto dentro das suas equipas. Também incentivámos o departamento de RH a incluir os líderes no processo de planeamento. Esta inclusão forneceu informações valiosas que ajudaram a moldar a estratégia de comunicação e promoveu um sentido de responsabilização entre os líderes. Deixaram de ser meros condutores de informação e passaram a ser participantes activos. Com a equipa de liderança totalmente envolvida no plano de comunicação, a empresa registou melhorias na recepção das mensagens, no envolvimento dos colaboradores, e no moral geral.
Esta experiência revelou uma lição: embora um departamento específico possa ser oficialmente responsável pelo plano de comunicação, a sua execução bem-sucedida é uma responsabilidade colectiva. Exige o envolvimento, a cooperação e o empenho de todos, especialmente da equipa de liderança.
Uma estratégia de comunicação interna personalizada
Pode iniciar uma jornada para cultivar uma força de trabalho empenhada e eficiente, avaliando as suas metodologias actuais, ouvindo activamente as necessidades e as opiniões o feedback dos seus colaboradores, e fazendo os ajustes necessários.
Lembre-se de nunca subestimar o poder de uma estratégia de comunicação interna personalizada. Não se trata apenas de implementar procedimentos gerais; trata-se de compreender as necessidades, desafios e dinâmicas de comunicação específicos da sua força de trabalho. Ao ir além dos padrões e estatísticas superficiais, é possível criar um ambiente onde cada colaborador se sinta visto, compreendido e incluído.
Embora traçar um rumo para uma estratégia que sirva verdadeiramente a sua organização possa parecer assustador, pode tornar-se exequível com orientação e dedicação.
Assim, se está empenhado em melhorar a sua experiência de colaboradores com uma melhor comunicação, chegou o momento de iniciar a sua viagem. Comece por avaliar as suas práticas actuais, ouvir activamente os seus colaboradores, e estar preparado para fazer os ajustes necessários. O dia de hoje marca o início de uma força de trabalho empenhada e eficiente.
