Por Tânia Reis
De 150 colaboradores a uma operação de 14 mil pessoas, mais do que competências técnicas, a base está são a resiliência, a curiosidade e a vontade de aprender. Num contexto de elevada pressão e exigência, a organização desenvolveu metodologias próprias de integração, treino e passagem de conhecimento.
Quantas pessoas estão actualmente envolvidas na operação Rock in Rio Lisboa e como evoluiu esta estrutura ao longo das últimas edições?
A estrutura humana do Rock in Rio Lisboa funciona como um ecossistema que cresce de forma muito significativa à medida que o festival se aproxima.
Hoje, temos uma equipa permanente com mais de 150 pessoas dedicadas ao planeamento e estratégia no Rock World Lisboa. Mas conforme entramos na fase crítica de preparação, essa equipa central chega a cerca de 300 pessoas e no total da operação, incluindo parceiros, fornecedores e prestadores de serviços, contamos com cerca de 14 mil pessoas envolvidas para fazer o festival acontecer.
Esta evolução acompanha a própria complexidade do evento ao longo das últimas duas décadas que o festival se encontra em Portugal. Nas primeiras edições trabalhávamos com equipas muito mais reduzidas e versáteis. Hoje gerimos uma das maiores operações logísticas de entretenimento em Portugal, mantendo ainda assim um núcleo base muito próximo e coeso.
Quais são hoje os principais perfis e competências que um projecto desta dimensão exige?
As competências são muito diversas: áreas administrativas, financeiras, recursos humanos, engenharia, arquitetura, produção de eventos, produção técnica, marketing e digital.
Mas mais do que as competências técnicas, o perfil é determinante. Estamos perante uma operação de alta performance, com grande pressão, sobretudo na fase final em que é muito importante ter pessoas com vontade de estar neste tipo de projecto, com curiosidade, capacidade de aprendizagem e resiliência. Estas são algumas características que considero essenciais, para a fase intensa que vivemos, principalmente no mês do festival.
A Rock World trabalha com muitos jovens, alguns deles que procuravam o seu primeiro emprego, mas que seguramente têm muita curiosidade e procuram aprender. Isto permitiu-nos também desenvolver diversas metodologias para integrar e dar formação, o que nos permite garantir consistência mesmo com equipas muito alargadas.
Como é desenhada a coordenação das equipas e quais os mecanismos que garantem fluidez na comunicação?
Dentro da nossa organização temos uma estrutura organizada por directorias e áreas operacionais. As coordenações são, regra, asseguradas por pessoas mais experientes e que já estão neste projecto há mais tempo, que depois constroem as suas equipas com autonomia.
Por sermos uma equipa com um grande número de pessoas, temos já há muitos anos um departamento de PMO [Project Manager Office], o que garante consistência nos processos, clareza de funções e fluidez na comunicação.
Usamos todas as técnicas de gestão que temos ao nosso dispor quer na comunicação quer na gestão e partilha de conhecimentos que também é um dos pontos fundamentais. Sendo um projecto bianual, nem sempre conseguimos repetir as mesmas equipas, pelo que temos mecanismos estruturados para garantir a passagem de informação e continuidade entre edições. Ao nível das ferramentas, utilizamos soluções digitais de colaboração há muitos anos como a Microsoft, que hoje são centrais para manter todas as equipas alinhadas.
Num evento onde logística, segurança, produção técnica, mobilidade e experiência do público têm de estar sincronizados, como se prepara e treinam as pessoas?
A preparação é contínua e muito baseada na nossa alta experiência e histórico de projectos que realizamos ano após ano. Realizamos também vários momentos de treino ao longo do tempo e, na fase final, trabalhamos já em ambiente real. Na semana anterior ao evento, tudo tem de estar montado para permitir testes operacionais completos e fazemos simulações, exercícios e eventos de teste, incluindo ensaios gerais 48 horas antes da abertura, para garantir que todas as equipas conhecem o espaço, os fluxos e os pontos críticos.
É muito importante para toda a força de trabalho entender o seu local de trabalho, a entrada e saída, as circulações, que é algo que não pode acontecer no primeiro dia, onde já nos esperam, onde o público, na hora de abrir portas, já espera que tudo esteja a funcionar a 100%, e portanto fazemos muitos treinamentos também ao longo do tempo, mediante as tarefas, e claro, usar pessoas o mais experiente possíveis e que já conheçam o Rock in Rio e a forma de trabalhar da Rock World, o nível do serviço que pretende, portanto, com muita base na experiência e muito treino.
Qual o papel da tecnologia na coordenação das equipas e na tomada de decisão em contexto de pressão?
A tecnologia é essencial e tem evoluído muito ao longo dos anos. Utilizamos diversos programas de apoio e softwares, bem como sistemas de vigilância há já bastante tempo, hoje complementados com inteligência artificial para análise de comportamento do público.
Temos também um software que faz toda a gestão de tarefas e ocorrências dentro das operações, o que nos permite evoluir de forma contínua. A cada edição, ficamos com um histórico não só de problemas, mas também de tarefas repetidas, que nos ajuda a optimizar processos.
As ocorrências podem ir desde situações simples, como a falta de um insumo numa casa de banho, até questões mais críticas, como falhas de energia, de internet ou atrasos em palco. Tudo é analisado em permanência por equipas dedicadas, sendo registado e documentado para posterior avaliação.
Esse trabalho permite-nos estudar o que aconteceu e melhorar continuamente. Importa referir que este software tem origem em plataformas de logística e do sector offshore, nomeadamente petrolífero, e foi adaptado ao contexto dos eventos.
Como se garantem práticas de segurança e bem-estar das equipas, especialmente num cenário de elevada pressão e exigência?
Num evento desta dimensão, as condições de trabalho e os recursos que colocamos ao dispor das equipas são fundamentais.
Antes de garantir o bem-estar do público, é preciso garantir o bem-estar de quem está a trabalhar, porque é isso que permite que a operação funcione e que as equipas consigam responder ao nível de exigência.
Estamos a falar de um ambiente de grande pressão, e isso exige preparação, organização e suporte. Nos últimos anos, temos dado também mais atenção às questões de saúde mental, que hoje têm um peso maior do que no passado.
A empresa tem vindo a evoluir nesse sentido, com mais ferramentas de apoio, tanto para os colaboradores como para o próprio público, porque o contexto também mudou e isso tem impacto directo na operação.
Que tipo de formação e mindset são trabalhados para garantir capacidade de reacção rápida e tomada de decisão autónoma pelas equipas perante imprevistos?
Nós fazemos treino e, dentro desses treinos, focamo-nos muito no módulo do modo de ser voluntarioso. Ou seja, nem sempre alguém que está com uma credencial e tem uma tarefa na produção pode executar determinadas funções, porque há outras pessoas que foram treinadas e receberam o treino necessário para isso.
Trabalhamos muito a confiança entre equipas. Sabemos, a todo o momento, que há alguém preparado para responder a um determinado imprevisto, e isso é muito importante, porque, às vezes, ao tentar ajudar, podemos prejudicar a operação de outra área.
Fazemos também os chamados tabletops, que são exercícios em que as equipas são treinadas em cenários reais para responder a imprevistos. É uma prática que temos há muitos anos e que consideramos essencial, porque há profissionais que podem fazer vários eventos sem nunca serem colocados à prova em determinadas situações. Este tipo de treino funciona quase como um seguro e é repetido em todas as edições, com diferentes cenários, muitos deles inspirados em situações que acontecem noutros eventos e que trazemos para treino interno.
Acima de tudo, procuramos identificar líderes com o perfil certo, com capacidade para manter a calma e aplicar, em contexto de grande pressão e stress, aquilo para que foram preparados.
Como é feita a avaliação de desempenho após cada edição e que indicadores humanos e operacionais são mais relevantes?
A avaliação é feita muito com base na informação que recolhemos ao longo do evento.
Temos um software que regista todas as tarefas e ocorrências dentro da operação, desde situações mais simples até questões mais críticas. Tudo é acompanhado em tempo real, registado e documentado, o que nos permite depois fazer uma análise completa.
A cada edição ficamos com um histórico, não só de constrangimentos, mas também de tarefas repetidas. Isso permite-nos perceber padrões, identificar o que pode ser otimizado e ajustar processos para a edição seguinte.
No fundo, é um processo contínuo de análise e melhoria, muito suportado por dados e pela gestão de conhecimento que vamos acumulando ao longo dos anos.
Que aprendizagens das edições anteriores foram transformadas em mudanças concretas de processos, estruturas ou responsabilidades nesta edição?
Nós evoluímos sempre. Para isso, temos toda a gestão de conhecimento e usamos a tecnologia para perceber o que podemos mudar numa edição seguinte. Essas mudanças podem ser ao nível da estrutura de equipa, das responsabilidades ou das tarefas. Fazemos ajustes constantes, porque entendemos que determinadas funções podem estar melhor com um líder diferente. O processo de aprendizagem é contínuo para quem quer evoluir.
No caso desta edição, tivemos muitas mudanças estruturais, porque em 2024 fizemos a primeira edição do Rock in Rio num novo espaço. Numa primeira edição, trabalhamos muito com base nas plantas e no conhecimento que já temos, mas a operação no terreno é sempre diferente.
Depois dessa primeira experiência, fazemos sempre ajustes, sobretudo ao nível dos acessos, entradas e saídas, que são dos maiores desafios num grande evento. Também melhorámos a circulação interna do espaço.
O comportamento do público é um factor muito importante, como se movimenta entre palcos, bares e casas de banho, como entra e, sobretudo, como sai. A entrada acontece de forma faseada, mas na saída, após o último concerto, há uma grande pressão.
O objectivo é garantir uma saída organizada, com fluxo contínuo, sobretudo para alimentar os transportes públicos. Não se trata de uma evacuação, mas de uma saída controlada. Tudo isto, depois de observado ao vivo numa edição, permite-nos ajustar e melhorar na edição seguinte.
O que considera ser hoje o maior desafio de Gestão de Pessoas em grandes eventos e que tendências acredita que vão marcar esta área nos próximos anos?
Sempre foi um desafio, porque é muita gente a pôr a funcionar um evento com também muita gente. Como referi, o perfil é muito importante, a vontade da pessoa em querer fazer parte faz a diferença num grande evento.
As condições e os recursos que colocamos ao dispor dos profissionais são fundamentais. Antes de garantir o bem-estar do público, é preciso garantir o bem-estar de quem está a trabalhar, para conseguir entregar aquilo que é necessário ao público.
Vivemos tempos mais desafiadores, sobretudo no pós-pandemia, onde as questões de saúde mental ganharam muito mais relevância. É algo que tem sido um desafio e onde a empresa tem vindo a evoluir, criando mais ferramentas de apoio, tanto para os colaboradores como para o público. Hoje há muito mais situações de pessoas com ansiedade ou insegurança num festival do que havia no passado.
Para o futuro, o desafio passa por continuar a usar tecnologia e desenvolver ferramentas que dêem suporte às equipas e ao público. Ao mesmo tempo, há uma mudança no perfil das gerações mais jovens. Antigamente era mais fácil encontrar pessoas com uma forte vontade de participar; hoje muitos encaram o evento mais como um trabalho.
O desafio é conseguir proporcionar uma experiência que vá além disso, que seja também formativa e que possa contribuir para o percurso de cada pessoa, seja na escolha de uma profissão, no desenvolvimento pessoal ou na integração numa organização. Estamos num momento de reflexão e de adaptação a esta nova geração.
