Rui Cabrita, director de Comunicação da EDP: «Num mundo de trabalho cada vez mais híbrido, a comunicação funciona como ponte e evita o isolamento»

Maior flexibilidade e customização dos meios e conteúdos são tendências que acompanham a evolução da Comunicação Interna. Na EDP, a elas junta-se a componente de mobilidade, a qual ganhou ainda maior relevância com o lançamento da edpON app.

Atentas às dificuldades deste “novo” mundo que surgiu devido à pandemia, as empresas, independentemente da sua dimensão e sector, têm vindo a melhorar as suas vias de Comunicação Interna em época COVID-19. Numa altura em que o distanciamento físico é a nova realidade e onde o regime de teletrabalho se impõe, a urgência de se manter uma proximidade genuína com os colaboradores é hoje ainda mais importante.

Assim aconteceu na EDP, organização onde a Comunicação Interna se destacou em dois grandes eixos desde o início da pandemia. «Por um lado, assegurar o aspecto puramente informativo, transmitindo toda a informação necessária às pessoas, sobre a COVID-19 num primeiro momento, sobre os procedimentos de transição para o teletrabalho numa fase posterior e, finalmente, sobre as medidas de regresso às instalações», partilha Rui Cabrita, director de Comunicação da EDP. «Por outro lado – continua –, garantindo a ligação e cultura de grupo, mantendo as pessoas próximas, dando visibilidade sobre o que as outras equipas na empresa estavam a fazer, destacando o trabalho e as iniciativas de combate à COVID-19 que a EDP desenvolveu. » Foi um «trabalho com visibilidade e impacto», mas o papel da comunicação na EDP não deixou de ser aquele que já era antes da pandemia, «informar, aproximar e envolver», ressalva.

Devido à incerteza que tem caracterizado todo este período, para a EDP tem sido fundamental assegurar que as suas pessoas têm acesso à informação completa e actualizada, o mais rapidamente possível. «A nossa prioridade passou por assegurar os mecanismos e os conteúdos que pudessem servir de ponto de referência e informação a todos os nossos colaboradores, quer em relação à evolução da pandemia e medidas de prevenção a adoptar, quer sobre as medidas de gestão de trabalho implementadas pela EDP», sublinha o responsável. Assim, a Comunicação «actuou sempre com as vertentes de informação e engagement em paralelo, dois objectivos fundamentais para que este período pudesse ser ultrapassado, mantendo os níveis de produtividade e envolvimento das equipas».

A EDP fez uso dos seus canais habituais de comunicação interna – edpON Intranet, Workplace, edpON TV, edpON Revista e newsletters –, mas, revela Rui Cabrita, foram feitas «adaptações em todos os meios para acomodar informação relativa a este período, como uma área dedicada e actualizada em permanência na Intranet, um conjunto de newsletters com conteúdos só sobre a COVID- 19 e conteúdos vídeo e digital específicos sobre este período».

Das diversas iniciativas realizadas, o responsável destaca #eusouenergia, pois «nunca como agora foi tão importante mostrar que temos energia em qualquer contexto. Queremos provar que, mesmo em casa, a nossa energia não pára, pelo que pedimos aos colaboradores para mostrarem o que os deixa bem dispostos e lhes dá a energia necessária para continuar, sendo que os vídeos foram depois partilhados na plataforma workplace», conta.

O “Fora da Caixa” mereceu também uma referência especial. Sabendo que «não é fácil estar fechado em casa durante tanto tempo», mas que, «com a ameaça da COVID-19, o isolamento social é o melhor remédio», a EDP quis promover novas formas de trabalhar, novas rotinas e novas formas de partilha, defendendo que «estar em casa não significa isolamento total». Quiseram saber o que «os colaboradores andavam a fazer e como estavam a passar o seu tempo», pedindo que respondessem a cinco perguntas e complementassem as suas respostas com um vídeo, fotos ou desenhos.

O director de Comunicação da EDP destaca ainda mais três iniciativas, a EDP no Novo Normal, implementada através de um conjunto de debates internos, transmitidos online, que juntaram as várias áreas e unidades de negócio da empresa para reflectir sobre o que mudou com a pandemia e como as diferentes actividades se terão de ajustar para o futuro; o #eutreinoemcasa, através da qual, numa parceria com o Ginásio Clube Português, a EDP proporcionou  aos colaboradores aulas de ginástica em directo, sendo que, de segunda a sexta-feira, estão disponíveis dois treinos diários; e o movimento #safecomeback, uma campanha interna de regresso às instalações, que assentou num mote global que reforça as medidas de segurança e prevenção que a empresa adoptou para um ambiente de trabalho protegido.

 

Adaptação à nova realidade
Comparando com o que existia em Fevereiro de 2020, as mudanças na forma de comunicação foram praticamente nulas, uma vez que o digital há muito que é uma forte aposta da EDP. «De facto, o digital já era uma aposta na EDP e os canais que tínhamos estavam preparados para responder às exigências deste momento», assegura Rui Cabrita, revelando que a adaptação foi, sobretudo, em termos de conteúdos e de iniciativas, os quais tiveram de ter em atenção o período que se vivia, as necessidades das equipas em termos de informação e dos novos hábitos de trabalho remoto.

Ainda assim, e sendo que a estratégia da EDP neste âmbito sempre passou por garantir que as mensagens e os canais estão adaptadas à realidade, e como esta mudou, em determinados momentos foi necessário reforçar a cadência e o aumentar do esforço de comunicação, nomeadamente no início da pandemia, na fase de transição para o teletrabalho, e depois na fase de início de regresso às instalações. «São momentos de mudança e de necessidade de informação, pelo que nessas alturas foi fundamental assegurar que as pessoas encontravam nos meios de Comunicação Interna a resposta às suas dúvidas», frisa.

Tal como aconteceu nas restantes equipas da EDP, também a equipa de comunicação fez uma «transição bem-sucedida» para o regime de teletrabalho, assegura o responsável. Utilizando as plataformas digitais ao dispor, foi possível manter as equipas em contacto, trocar ideias, propor e testar novas soluções. «A utilização das ferramentas colaborativas à distância era uma realidade que já fazia parte do nosso dia- -a-dia e isso permitiu que este esforço de comunicação e de inovação na comunicação – que, a par da relevância da informação e do feedback contínuo, é um terceiro pilar da Comunicação Interna – prosseguisse ao longo do período de confinamento.»

Durante este período, todos os colaboradores da EDP tiveram acesso a um número variado de iniciativas sendo a área criada para endereçar os temas relacionados com a pandemia um conteúdo muito consultado e valorizado. «Num único ponto, as nossas pessoas podiam consultar as notícias mais recentes, os documentos orientadores das decisões da EDP, as informações sobre medidas de prevenção e segurança, um grande número de infografias, os dados de contacto para as linhas de apoio, com a possibilidade de colocar dúvidas, entre muitas outras funções», explica Rui Cabrita. «Foi, e vai continuar a ser, um conteúdo muito relevante.»

Assim como na actividade regular da organização, os seus meios complementaram- se e ajustaram-se à audiência e aos conteúdos. O Workplace foi um importante “ponto de contacto” e de partilha de experiências, de eventos ao vivo, pois era uma plataforma que permitia de alguma forma substituir os contactos mais informais. Já a televisão reinventou-se na forma de gravar e transmitir à distância, mas continuou ainda assim a trazer histórias e entrevistas a todas as equipas EDP. A revista, como sempre, permitiu abordar os temas com maior espaço de análise e detalhe, ilustrando as histórias de como a EDP reagiu a este período. E a Intranet é cada vez mais o “hub” que junta todos estes meios.

Rui Cabrita não deixa de destacar outro canal, que foi lançado em plena pandemia, a edpON app, uma aplicação que reúne notícias e serviços e que se tornou «numa grande mais-valia para as nossas pessoas, que à distância conseguiram realizar operações, que há meses só poderiam fazer estando ligados à rede informática dos edifícios EDP», sublinha o responsável.

 

Manter todos envolvidos, seja qual for a distância
Estando a EDP presente em 19 geografias e contando com mais de 11.500 colaboradores, manter todos envolvidos com a empresa e motivados, tanto à distância como presencialmente, não é uma preocupação de hoje da EDP. Mas a verdade é que o trabalho à distância traz novos desafios para a comunicação e a cultura da empresa, pois há uma componente – a dos contactos e encontros informais nas áreas comuns dos edifícios, por exemplo – que deixa de estar tão presente. Rui Cabrita reconhece que esses «pequenos momentos são importantes para a troca de informação e para a criação de uma identificação de cada um com as pessoas à sua volta e com a empresa. Caberá agora à Comunicação ajudar a contribuir para que se possa manter o espírito de grupo, mesmo incorporando o trabalho remoto, que é algo que também já mostrou os seus méritos ao longo dos últimos meses.»

A Comunicação é parte integrante e fundamental de todos os processos que envolvem as pessoas da organização. E a existência de uma «comunicação clara, completa, disponível, envolvente», é algo que «contribui para que mais facilmente se possa realizar a gestão da mudança», acredita o director de Comunicação da EDP. «Por isso, a Comunicação tem sido parte do movimento #safecomeback, que tem levado as pessoas de regresso às instalações.»

A realidade mostra um mundo do trabalho mais híbrido, onde a Comunicação Interna continua a assumir uma grande importância. Talvez maior ainda.

Funciona como uma ponte entre equipas, entre geografias, entre unidades de negócio, e, com a implementação de regimes híbridos, a Comunicação Interna passa a ter mais um ponto para unir: entre equipas remotas e equipas presenciais », diz Rui Cabrita, ressalvando no entanto que «é algo que faz parte daquilo que é a missão da Comunicação Interna, portanto, trata-se, sobretudo, de adaptar canais e mensagens».

Com ou sem COVID-19 o essencial da Comunicação Interna na EDP não muda. «A sua missão fundamental irá manter-se: assegurar que as pessoas estão informadas, que sentem que encontram respostas nos meios de comunicação e que, através da comunicação, se sentem parte integrante da empresa e da sua cultura.» E reinvenção é algo que tem que acontecer constantemente, para que a Comunicação Interna possa «acompanhar a evolução da empresa, das equipas e da sociedade em geral».

No início de 2020, as tendências que a EDP identificava para esta área estavam, sobretudo, centradas na cada vez maior flexibilidade e customização. Questionado sobre se as mesmas se mantêm, Rui Cabrita afirma: «uma maior flexibilidade e customização dos meios são tendências que acompanham a realidade da evolução da comunicação em geral e continuam a ser objectivos válidos nesta fase». A estas tendências, junta-se a componente de mobilidade, que ganhou ainda mais relevância e que também já tínhamos antecipado com o lançamento da edpON app», salienta.

Apesar da pandemia, as principais iniciativas de dinamização da Comunicação Interna na EDP seguiram o seu curso, como o demonstra o lançamento da edpON app no início de Abril. «Esta aplicação terá novidades nos próximos meses e será um importante meio de reforço da Comunicação Interna na EDP. Os restantes meios continuarão o processo constante de evolução, inovação e reinvenção», garante Rui Cabrita.

Este artigo faz parte do Caderno Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Outubro (n.º 118) da Human Resources, nas bancas.

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