Seis dicas (da Google) para gerir melhor equipas remotas
Numa altura em que a maioria das empresas continua em teletrabalho, existem diversas ferramentas que podem ajudar as equipas a trabalharem de forma mais eficaz. Como parceira da Google em Portugal, a Neeaconsulting partilha como as ferramentas de trabalho do Google Workspace podem ajudar as equipas de trabalho remoto.
1. Criação de listas de distribuição por equipas
Precisa de partilhar a mesma informação com todos os membros de equipa que se encontram dispersos? Pode facilitar a comunicação, criando uma lista de e-mails do Grupos do Google para sua equipa. Em vez de enviar um e-mail para cada pessoa, utilize o endereço do grupo para comunicar actualizações de status e partilhar recursos, como calendários de equipa e documentos do Drive, com todos de uma só vez.
2. Mantenha a organização com calendários de equipa
Quando uma equipa está espalhada pelo mundo e a trabalhar em diferentes fusos horários, é difícil organizar datas de reunião que atendam a todos. Com o Google Calendário, pode comparar os calendários dos membros da equipa para ver quando todos estão disponíveis. Também é possível criar vários calendários de equipa para organizar reuniões, formações, férias e outros eventos.
3. Facilite o trabalho com salas específicas para equipas ou projectos
Incentive os membros da equipa que não trabalham no mesmo local a permanecerem ligados criando uma sala no Google Chat ou no Chat no Gmail. Todos poderão comunicar, partilhar ideias sobre projectos, trocar opiniões sobre práticas recomendadas e fortalecer o senso de comunidade.
4. Armazenar, partilhar e aceder a recursos da equipa em qualquer lugar do mundo
Guardar todos os arquivos da equipa numa pasta no Google Drive ou nas drives de equipa, permite que os documentos estejam sempre disponíveis. Quando alguém faz uma alteração, o Drive mostra os arquivos que foram alterados. Os membros da equipa podem aceder com segurança aos arquivos mais recentes em qualquer dispositivo e a qualquer momento.
5. Coordenar planos e cronogramas de projectos
É difícil manter o controlo dos projectos e cronogramas da equipa, principalmente com mudanças de prazos e novas tarefas de última hora. Prepare-se melhor, organizando e acompanhando a conclusão do trabalho da equipa em planos de projecto dinâmico nas Folhas de Cálculo do Google.
Deste forma, os membros da equipa podem actualizar directamente o progresso em tempo real, sem precisar procurar as actualizações por email de todos. Com todos a aceder e a actualizar o mesmo plano de projecto, é mais fácil distribuir tarefas e gerir mudanças de cronograma. Além disso, pode ver as respostas em tempo real.
6. Realizar vídeo reuniões e eventos remotos
Com as equipas de trabalho em teletrabalho, pode utilizar o MEET para se ligar num computador ou dispositivo móvel. Participar de uma videochamada do Meet ou do Gmail para trocar ideias, trabalhar em projectos colectivos, realizar eventos virtuais e muito mais. Agora todos podem ficar em contato sem precisar viajar, com a vantagem de conversar cara a cara.