Estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. No fundo, todos os profissionais sabem isso, mas pôr em prática a produtividade exige disciplina. O Inc.com diz como lá chegar.
A maioria das pessoas pensa que está a trabalhar arduamente quando, na verdade, está apenas a ensaiar a produtividade. Respondem a e-mails, trocam mensagens no Slack, participam em reuniões que poderiam ter sido e-mails — e sentem-se estranhamente realizadas porque não têm espaço em branco na agenda. Não é trabalho. E depois perguntam-se por que não estão a progredir.
A verdade é que estar ocupado é fácil. Ser eficaz exige disciplina. Produtividade não significa acrescentar mais tarefas ao seu dia. Trata-se de eliminar distracções, trabalhar com um foco incansável e manter o ritmo mesmo quando não lhe apetece.
Os profissionais que realmente progridem são aqueles que gerem o seu tempo como se fosse o bem mais valioso que possuem — porque é. Não estão à procura de truques ou atalhos. Não perdem horas com “pesquisas de produtividade” em vez de fazerem o trabalho a sério. Não esperam ser eficazes. Projectam-na.
Assim sendo ser quer ser mais produtivo:
1. Estruture o seu trabalho para obter o máximo rendimento
Se o trabalho árduo é a forma como estrutura a sua vida, então concentre-se na forma como estrutura o seu trabalho. Sem foco, mesmo o profissional que mais trabalha pode perder dias inteiros a fazer coisas que não a levam para a frente. A maioria das pessoas cai nesta armadilha, gastando o seu tempo a reagir em vez de executar.
O foco começa com uma única meta impulsionadora. A cada trimestre por exemplo, defina um objectivo principal: algo que terá o maior impacto no seu trabalho ou negócio. Se uma tarefa não vai ao encontro desse objectivo, é uma distracção, e estas não têm lugar à mesa.
Bloquear o tempo é outra chave para manter o foco. A agenda não é uma lista interminável de reuniões e tarefas aleatórias; tem de ser criada para execução. Pode reservar as manhãs para trabalho focado — sem reuniões, sem mensagens, apenas resultados – e as tardes para lidar com chamadas e tarefas de menor prioridade. Se deixar que o seu tempo seja consumido por coisas que não importam, está a preparar-se para o fracasso.
As reuniões são o último recurso. Antes de aceitar qualquer reunião, pergunte se é necessário. Pode ser resolvido por e-mail? Adiantará a sua prioridade máxima? Pode fazer isso em metade do tempo? A maioria das reuniões não passa nesse teste, por isso não as faça.
As distracções não devem ter qualquer influência na sua agenda. Active o modo “Não incomodar” quando estiver a trabalhar. Se não conseguir estar duas horas sem verificar as mensagens, não controla o seu tempo — as outras pessoas sim. Mantenha o telemóvel fora de vista, a caixa de entrada fechada e as notificações desactivadas durante as sessões de trabalho profundo. As pausas devem ser programadas, não impulsivas. O seu foco não deve ser negociável.
A forma mais rápida de melhorar a produtividade é remover as suas maiores fontes de distracção. Se as redes sociais lhe estão a roubar tempo, bloqueie-as. Se o e-mail estiver a controlar o seu dia, verifique-o apenas duas vezes por dia. Se deixa que outras pessoas ditem a sua agenda, estabeleça limites firmes.
2. O momentum é a chave para se manter em movimento
O momentum é o que separa as pessoas que fazem progressos reais das que ficam presas em ciclos de tentativas e recomeços. O sucesso não vem de explosões esporádicas de inspiração — vem do esforço contínuo, especialmente quando não lhe apetece.
Não perca tempo a decidir o que fazer em cada dia porque já está mapeado. Não confie na motivação porque esta não é fiável. Em vez disso, siga os seus sistemas. Com uma lista de tarefas clara e um calendário bem estruturado, nunca terá de se perguntar: “Em que devo trabalhar a seguir?”.
Isto não significa nunca parar — significa parar o mínimo de tempo possível. Se atingir um grande marco, celebre durante um dia e depois volte ao trabalho. Se adoecer, descanso 24 horas e depois volte ao trabalho. O segredo é não deixar que um dia mau se transforme numa semana, mês ou ano mau. O segredo é o impulso.
3. Mantenha consistência
O maior mito sobre o sucesso é resumir-se à intensidade. As pessoas adoram histórias sobre noites em branco e semanas de trabalho de 100 horas, mas, na realidade, a consistência supera sempre a intensidade. Uma única sessão de 12 horas de trabalho árduo não vai mudar a sua vida. Mas aparecer todos os dias, mesmo quando não lhe apetece? Isso transforma-se em resultados reais.
A consistência significa que o trabalho acontece no horário agendado, independentemente do que acontecer. Também pode concentrar-se em pequenas vitórias. Mesmo que não esteja bem, esforce-se para concluir apenas uma coisa. Uma tarefa concluída leva a outra e, de repente, está de volta ao ritmo. Pode também seguir regra simples: se falhar um dia, não falhar dois. A vida acontece, mas não permita que as pausas se transformem em desânimos.
A disciplina também é um músculo. Quanto mais se ultrapassa a resistência, mais forte ela fica. Por vezes não apetece trabalhar, mas fá-lo à mesma. Por vezes pode sentir-se distraído, mas ainda assim concentre-se. Por vezes não quer fazer o que está na lista, mas faça-o na mesma. O hábito de comparecer, mesmo quando é inconveniente, é o que constrói o sucesso a longo prazo.
No final do dia, as pessoas que ganham não são aquelas que procuram constantemente motivação, atalhos ou formas mais fáceis de progredir. São aquelas que executam, de forma consistente, quer lhes apeteça ou não.
Nem sempre estará motivado. Nem sempre terá vontade de fazer o trabalho. Isso é irrelevante. Se leva o sucesso a sério, compareça na mesma. Pare de hesitar. Pare de arranjar desculpas. Trabalho é trabalho. Ou faz ou não faz.
