Os dez erros mais comuns das empresas pós-RGPD
Com a aplicação do novo Regulamento Geral de Protecção de Dados, muitas empresas conseguiram adaptar-se, à medida que outras estão a cometer graves erros. Saiba quais os principais e como os ultrapassar.
A gestão de currículos, não encriptar os dispositivos removíveis e alguns descuidos nos escritórios costumam ser os erros mais frequentes.
A Seresco, empresa multinacional especializada no fornecimento de soluções de software e transformação digital, analisou as principais falhas que as empresas estão a cometer face a aplicação do novo regulamento.
O novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor a 25 de Maio de 2018 e, consequentemente, as empresas começaram a adaptar a forma como gerem os seus dados.
No entanto, será que o estão a fazer da forma correcta, ou continuam a existir erros? A Seresco, empresa multinacional especializada no fornecimento de soluções tecnológicas e de transformação digital das empresas, analisou, através da sua área de Processamento Salarial e Recursos Humanos, os dez erros mais frequentemente cometidos pelas empresas e departamentos de Recursos Humanos.
O reenvio do currículo
É frequente que se receba no email de trabalho o currículo de amigos ou conhecidos. É também frequente que se reencaminhe o documento ao departamento de Recursos Humanos. Com o novo RGPD, o mais correcto e legal é fornecer o email dos Recursos Humanos para que o CV seja enviado directamente ao departamento.
Manter um currículo após o processo de selecção ter terminado
Os currículos impressos devem ser destruídos assim que o processo de selecção esteja finalizado. Ainda assim, estes podem ser mantidos no formato electrónico. O tempo que se tem para manter um currículo está ligado à finalidade do tratamento do mesmo. Se se recebe o currículo para um processo de selecção, este pode ser mantido durante o decorrer do processo. No caso de uma candidatura espontânea, o prazo de conservação do currículo pode ser maior, desde que se informe o interessado e se garanta que os dados estão actualizados.
Não registar entrada e saída de dispositivos de armazenamento
Os dispositivos de armazenamento de informação como CD, DVD ou USB são uma ferramenta fundamental para muitas empresas onde, por vezes, armazenamos informações confidenciais. O RGPD requer novas exigências de segurança, e é aconselhado que se encripte a informação quando guardada neste tipo de armazenamento.
Deixar o escritório com o ecrã do computador ou portátil ligado
O computador ou portátil de trabalho armazena, informação muito sensível que deve ser protegida em todos os momentos, mesmo quando não se está fora do escritório. Para isso, deve-se sempre terminar a sessão aquando do fim do turno de trabalho e protegê-la com uma password. É habitual que, nas empresas, se adopte políticas de bloqueio de sessão após um tempo curto de inactividade, de forma a adicionar uma camada de segurança. É também desaconselhado que se deixe os telemóveis abandonados em lugares públicos, mesmo que estes locais ainda façam parte do local de trabalho, como uma sala de reuniões, por exemplo. Todos os dispositivos que armazenem informação sensível devem estar protegidos.
Deixar documentos com informação confidencial na mesa de trabalho
Deixar documentos com informação confidencial na mesa de trabalho é também um erro, pois aumenta a possibilidade destes serem lidos por outras pessoas. Após o fim do dia, o posto de trabalho deverá ser deixado sem documentos com informação confidencial.
Deixar algum documento confidencial na impressora ou scanner
Devemos evitar deixar documentos confidenciais na impressora ou scanner do local de trabalho mais tempo que o estritamente necessário. É habitual nas empresas existir uma área de impressão com acesso restrito, assim como sistemas de digitalização que evitam o uso de pastas partilhadas na rede, enviando o documento para o email do usuário.
Arquivar a informação sensível em dispositivos removíveis
É recomendado que, na necessidade de armazenar informação confidencial em dispositivos removíveis, estes sejam encriptados. Para além dos dispositivos removíveis, devemos também encriptar as pastas ou informação contida no dispositivo.
Não etiquetar os dispositivos removíveis com informação confidencial
Os dispositivos, quer sejam em formato CD, DVD ou USB, que contenham informação protegida, devem estar etiquetados.
Não armazenar os dispositvos sob bloqueio ou acesso restrito
Ao terminar o trabalho nestes dispositivos removíveis, o seu armazenamento é fundamental para proteger a informação sensível. Estes devem ser armazenados num gabinete trancado e com acesso restrito a pessoal autorizado na gestão desses dados.
Não encriptar os emails que contém dados pessoais ou informação confidencial
Às vezes é necessário enviar emails que contêm informação sensível ou dados pessoais. Para uma maior protecção e adaptação ao novo RGPD, deve-se assinar digitalmente e encriptar todos os emails enviados que contenham informação confidencial.
Para garantir a adaptação a este regulamento, «é importante conduzir uma análise de riscos a partir da qual derivam as medidas de segurança a adoptar», afirma Reyes Palomares, responsável pela Área de Processamento Salarial e Recursos Humanos. «Algumas iniciativas como a formação e sensibilização dos colaboradores podem ser importantes para evitar violações inadvertidas de regulamentos.»