Ana Porfírio, Jaba Recordati: «A comunicação deve ser “limpa” e objectiva, para responder às inquietações dos trabalhadores»

Perante a situação de emergência que se colocou ao país e ao mundo, a Jaba Recordati percebeu que, mais do que nunca, era importante estar perto dos colaboradores. Para isso, criou uma marca de Comunicação Interna que acompanha todas as comunicações da organização, o JR Connect.

A COVID-19 chegou e trouxe com ela uma série de incertezas. A vida de todos mudou e a rotina a que todos estavamos habituados despareceu. Com a disseminação da pandemia, as empresas tiveram de se adaptar para continuar a levar a bom porto os seus negócios, preservando ao máximo o seu quadro de colaboradores, sem abrir mão da segurança que o momento exigia. Nesta nova realidade, a Comunicação Interna ganhou ainda maior importância e mostrou a todos o quão é fundamental para manter o alinhamento entre as equipas e a sua motivação necessária.

Perante esta realidade, Ana Porfírio, directora de Recursos Humanos da Jaba Recordati, faz notar que «os contextos de elevada incerteza como o que vivemos, onde as opiniões e a informação é muita, mas os factos são poucos, invariavelmente exacerbam as sensibilidades, fazendo com que temas como a reputação fiquem debaixo dos holofotes, quer na vertente interna, quer externa».

Mais, fomos «forçados a alterar as nossas rotinas laborais, os nossos locais e postos de trabalho de presencial para teletrabalho num contexto, ele próprio também completamente alterado». A nova realidade casa/escritório, os filhos escola/casa, os estabelecimentos e serviços abertos/fechados, a circulação aberta/limitada, acentuou, na opinião da directora de Recursos Humanos da farmacêutica, a necessidade de apostar na Comunicação Interna como veículo de informação primordial entre a gestão e os trabalhadores, mas, muito mais do que isso, como elo de ligação sendo um canal bi-direccional de conteúdos.

«Esta comunicação interna tem que ser transparente, ética, aberta e honesta e em permanência, através de diferentes canais e interlocutores, de forma a fomentar e reforçar a confiança na gestão», defende Ana Porfírio, acrescentando que «as pessoas estão muito inundadas de incerteza, de medos e de fraca informação, que, de uma forma muitas vezes até inconsciente, enviesa as suas percepções.» Assim, acredita que «as empresas têm aqui um importante papel informativo e pedagógico junto das suas estruturas, garantindo que disponibilizam atempadamente e de forma clara e objectiva comunicação junto dos seus trabalhadores».

Desde o início da pandemia que a informação tem chegado até nós «em catadupa e sem filtros. Muitas vezes infundada, outras tantas sem confirmação. A verdade é que fomos inundados de informações nem sempre crediveis e, por vezes, muito pouco sérias», constata a responsável. Por isso é tão mais importante o papel da Comunicação Interna, baseada numa «informação credível e séria. O facto de sermos inundados todos os dias com informações muitas vezes antagónicas, umas mais fundamentadas do que outras, baralha e atrapalha, mina o sentido de segurança das pessoas. É por isso muito importante que nas organizações não se entre na mesma espiral de conteúdos», alerta.

Ana Porfírio apela a uma Comunicação Interna multicanal, frequente e mais próxima, mas sempre clara, relevante e transparente. «Todos nós andamos a tentar ler os sinais, o que pode estar escondido nas entrelinhas, por isso é tão importante apostar numa Comunicação Interna “limpa” e objectiva, que responda às inquietações dos trabalhadores. Mas para isso também é preciso, a montante, saber ouvir: ouvir as chefias, dar voz às pessoas».

Ajustar, Ajustar, Ajustar
Desde o início desta crise, em Março do ano passado, que as equipas responsáveis pela Comunicação Interna têm tido vários desafios. A directora de Recursos Humanos recorda que, na Jaba Recordati, tudo começou com a criação ou reforço dos canais de comunicação internos, depois com a preparação das comunicações durante o primeiro confinamento, a seguir na preparação das comunicações para a retoma, em Novembro com o regresso ao teletrabalho e, agora, estamos perante um novo confinamento. «Tudo isto sempre com muitas alterações e desvios, avanços e recuos por parte das autoridades, o que tem obrigado a uma atenção permanente, na garantia de que tudo o que é comunicado se mantém, actual, útil e relevante», sublinha.

Perante tanta incerteza, Ana Porfírio não tem dúvidas de que a Comunicação Interna é agora ainda mais importante para fomentar o espírito de equipa. «Saber ouvir, estar atento às necessidades individuais e/ou de departamento, área sector e ajustar, ajustar, ajustar». Para isso é preciso que a Comunicação Interna seja frequente, próxima e relevante. «Já ninguém tem tempo e paciência para comunicação spam ou sem utilidade, a comunicação tem que ser interpretada como relevante para quem a recebe.»

«A Comunicação Interna é hoje o veículo por excelência de todos os fluxos da organização», reforça a responsável. «Para além da óbvia partilha de informação, hoje assume papéis de colaboração, redes, partilha de ferramentas e reforço das aprendizagens. Deve ser um agregador e potenciador de sinergias e um veículo de confiança organizacional.»

Este papel agregador é ainda mais importante numa altura em que Portugal está de novo em confinamento e todas as equipas cujas funções o permitam remetidas a teletrabalho obrigatório. Esta é uma realidade excepcional, de controlo da pandemia, mas Ana Porfírio acredita que «o homeoffice veio para ficar. Certamente não será para todos, nem todos os dias, mas provavelmente fará parte da rotina de muitos profissionais que estão alocados em escritórios e não precisam de lá estar presencialmente para executar as suas funções.»

Por outro lado, e sendo que desde Março de 2020 que o onboarding na Jaba passou a digital, onde se impõe uma fluidez de rede de informação muito maior do que no passado, também aqui o papel da Comunicação Interna sai, mais uma vez, reforçado», acrescenta.

JR CONNECT
Indiscutível é que, «novo paradigma no qual cada colaborador está em sua casa, a necessidade de uma boa Comunicação Interna é ainda mais intensa». Na Jaba Recordati, para além dos canais tradicionais já existentes na companhia, como a Intranet, o e-mail, as reuniões gerais e departamentais, com o confinamento foram incluídas outros canais e plataformas como o Zoom – inicialmente –, agora o MS Teams e também foi criado um conjunto de grupos noutro canal de instant messages, partilha a directora de Recursos Humanos. «Adicionalmente – continua –, foi criada uma marca de Comunicação Interna que acompanha todas as comunicações, o JR Connect. As reuniões virtuais passaram a ter uma periodicidade mais curta, de forma a estarmos mais presentes, e fizemos um conjunto de parcerias com diversos fornecedores, para estar mais perto e disponibilizar maior apoio, mesmo à distância, aos nossos trabalhadores, como são exemplos o programa EAP Pulso e as parcerias com a Nespresso e a Uber Eats.»

É fundamental, acredita Ana Porfírio, que a Comunicação Interna chegue onde o colaborador está. «Aliás, sendo nós uma companhia de produtos farmacêuticos, sempre nos deparámos com a necessidade de chegar onde está qualquer dos elementos da nossa força de vendas, do Algarve ao Minho, Madeira e Açores», faz notar. Assim, a Jaba tem «investido bastante na capacitação das suas pessoas, nomeadamente nas áreas digitais, quer nas matérias mais hard como MS Teams, quer nas matérias mais soft como digital sales, com o objectivo de as tornar cada vez mais accountable».

Um novo diferente
O que esta crise também veio demonstrar é que «é preciso muito diálogo entre a liderança e as equipas para que se mantenha um alinhamento relativamente à de cultura da organização», salienta a directora de Recursos Humanos da farmacêutica. «Reforçar a Comunicação Interna é imprescindível para que todos caminhem na mesma direcção.» Importa agora assegurar que aquilo que se ganhou em época de crise não se venha a perder no pós-pandemia.

Para Ana Porfírio, «não perder o terreno ganho na tecnologia de forma tão forçada com esta crise será o maior desafio. «É preciso integrar os diferentes modelos implementados durante este período quando estivermos no futuro do novo diferente – porque acredito não voltarmos ao normal que conhecemos. Devemos hoje começar a preparar essa integração, de forma a capitalizar os esforços, sacrifícios e investimentos feitos neste período que nos permitiu agilizar e adaptar a este contexto tão diferente onde trabalhamos e vivemos.»

Mais concretamente em termos de Comunicação Interna, a responsável reitera que «o desafio é sempre o de não perder, não deixar cair aquilo que já acrescentámos e que nos permite ser melhores, mais rápidos e capitalizar essa aprendizagem, essas novas ferramentas e novas formas de trabalhar, de ser e de estar». E acredita que, depois disto, «só podemos ser melhores, mais fortes, mais resilientes, mais adaptados, mais colaborativos, melhores decisores e mais preparados para o futuro. Por isso, venha ele.»

Este artigo faz parte do Especial “Comunicação Interna”, publicado na edição de Fevereiro (n.º 122) da Human Resources, nas bancas.

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