Não costuma destruir papéis (sejam oficiais ou simples notas)? Devia, principalmente estes oito. Uns por segurança, outros por obrigatoriedade legal

A maioria dos documentos em papel que gerimos não é destruída convenientemente, o que pode resultar em graves problemas de segurança. No caso das empresas, o perigo aumenta consideravelmente e as consequências podem ser desastrosas. A pensar nisto, a EAD, empresa do sector de gestão documental, elaborou uma lista com vários documentos que devem ser destruídos de forma segura, por empresas e particulares.

Leia atentamente:

1. Memorandos e notas
Aquele pequeno caderno ou bloco de notas que tem ao lado na secretária, no qual escreve números de telefone, passwords, códigos, datas e horas, e outras tantas informações críticas, o que faz quando ele já não tem mais utilidade? Se alguém apanhar esse caderno ou bloco, pode ter acesso a quê? Destrua todos os papéis com informação crítica, pessoal ou profissional.

Numa empresa, lembre-se de que muitas pessoas podem aceder ao “balde do lixo” e que em causa não estão apenas potenciais fraudes e roubos de identidade, mas também informação privilegiada para concorrentes e outras pessoas mal-intencionadas. Toda a informação publicada na internet, dificilmente sai de lá.

2. Currículos e recibos de vencimento
Quer se trate do seu próprio currículo ou de currículos enviados por funcionários ou potenciais candidatos, é importante destruir totalmente as cópias em papel. Os currículos contêm frequentemente informações pessoais, como números de telefone, endereços de correio electrónico e de casa, e historial de emprego ou formação, o roubo de identidade é um risco potencial. O mesmo acontece com informação de clientes e colaboradores antigos.

Os recibos de vencimento têm informação financeira e fiscal importantes. Em causa não está apenas o roubo de identidade ou a fraude fiscal, mas o acesso a informações privilegiadas sobre os rendimentos, prémios e outros pagamentos.

No caso das empresas, a eliminação segura de informações confidenciais dos colaboradores é um requisito legal.

3. Documentos bancários e informação fiscal e legal
Mesmo que sejam extractos muito antigos, devem ser destruídos convenientemente. O nome, morada, número de telefone e informações da conta bancária estão nesses extractos, juntamente com hábitos, compras, transferências e todo o histórico bancário. Mesmo que a conta esteja encerrada, destrua os documentos na mesma.

Embora muitos bancos tenham passado a utilizar formatos digitais para os cheques cancelados, se tiver cópias físicas ou reimpressões do seu banco, destrua-as. Eles contêm muitas informações de identificação pessoal que podem colocá-lo em risco. O mesmo acontece com documentos fiscais e legais, que podem ser usados para fraudes de todo o tipo.

À margem das fraudes e roubos de identidade, estes documentos contêm informação pessoal e profissional que pode ser usada por concorrentes e terceiros com más intenções.

4. Itinerários de viagem
Pode parecer informação desinteressante ou pouco sensível, mas os itinerários de viagem, com dados de hotéis, voos, transportes e demais reservas podem ser usados de forma maliciosa. Para além de saberem onde vai estar, quando e de que forma, podem cancelar ou usar as suas reservas, enviar emails falsos em nome das entidades onde efectuou reservas para cobrar mais dinheiro ou fazer alterações, ou mesmo alterar e substituir serviços. Se souberem que às X horas tem um transporte marcado, como garante que quem o vai buscar foi o serviço originalmente marcado?

Os cartões de embarque também contêm mais informações sensíveis do que provavelmente imagina. Os códigos QR que estão nos seus cartões de embarque podem conter os seus dados pessoais, o que facilita o roubo de identidade.

5. Fotografias e documentos de identificação antigos
O que fazemos aos documentos de identificação antigos e fotos durante as ocasionais limpezas? Destruímos totalmente, ou deitamos fora? O roubo de identidade e a falsificação é ainda mais fácil na era digital. De acordo com as estimativas dos analistas financeiros, as transações fraudulentas podem atingir os 40,62 mil milhões de dólares em 2027 e subir para os 49 mil milhões de dólares em 2030.

6. Etiquetas de envio
O que faz às etiquetas de envio das suas encomendas? Quão fácil é enviarem encomendas em seu nome ou da sua empresa? Verifique novamente as suas caixas antes de as reciclar ou reutilizar, retire todas as etiquetas de envio ou etiquetas de devolução e certifique-se de que são destruídas.

7. Correspondência promocional
É verdade que recebemos cada vez menos cartas com ofertas de cartões de crédito e créditos pré-aprovados, mas elas ainda existem. Estes documentos contêm frequentemente informações pessoais que os burlões podem utilizar para abrir contas fraudulentas em seu nome. Não deite este correio não solicitado para o caixote do lixo; triture-o.

8. Receitas médicas
Actualmente recebemos as nossas receitas médicas de forma electrónica, mas a maioria dos médicos ainda passa uma “versão em papel”, que acabamos por deitar fora. As receitas médicas contêm informações privadas, como o nome do utente, número de saúde, informações de contacto e o nome do médico. Através da medicação, podem inclusive aceder ao historial médico. Para além disto, se não forem eliminadas com cuidado, alguém as pode aviar.