Workplace: mais felicidade, maior produtividade

Se nos oferecessem um cheque em branco para remodelarmos o espaço de trabalho da nossa empresa, que transformação faríamos? A resposta exige uma reflexão sobre os factores que motivam a felicidade e produtividade dos nossos colaboradores. Conheça quatro grandes tendências para a modernização dos espaços de trabalho.

Por António Maia, Business Transformation & Adoption director; Workplace Productivity | Claranet Portugal

Hoje é assumido que a promessa de um design de workplace moderno numa organização promove a retenção de talentos, a produtividade e a felicidade dos colaboradores, factores fundamentais e cada vez mais diferenciadores para as empresas modernas, que competem à escala global.

Em meados da década de 90 verificou-se a tendência para recorrer ao teletrabalho, proporcionando uma maior qualidade de vida para os colaboradores, e consequente melhoria de produtividade. Em casa, cada um pode decidir qual o seu ambiente envolvente, mas no escritório torna-se mais difícil atingir um ponto de equilíbrio que seja razoável para todos. Mas é reconhecido que o teletrabalho não promove a cultura organizacional nem determinadas soft skills, sendo cada vez mais prioritário para as organizações criarem espaços de trabalho inovadores e atractivos para os colaboradores, procurando diferenciação e recolha de feedback constante, incluindo um inovador processo de co-criação entre eles e promovendo o “workstream collaboration” entre  as equipas.

Actualmente, identificamos quatro grandes tendências para a modernização dos espaços de trabalho:

– Aposta em espaços dinâmicos e flexíveis 

Apesar de não ser uma nova tendência, merece sempre destaque, pelo contínuo crescimento. Espaços dinâmicos são móveis, com “connnectivity anywhere”, com designs modernos para atrair as pessoas e potenciar a sua criatividade, permitindo a escolha de onde e como desejam trabalhar. A inflacção que vivemos no mercado imobiliário tem dado origem a que as organizações reflictam sobre a utilização ou aquisição de novos escritórios, recorrendo para tal a espaços de co-working ou transformando espaços menos utilizados, como salas de reunião, em espaços com outras funcionalidades, como de repouso ou lazer, mas sempre com o mesmo propósito, o de melhorar a produtividade, a felicidade e o bem-estar dos colaboradores.

– As boas vindas para novos colaboradores: assistentes virtuais

Actualmente, a Inteligência Artificial (IA) surge com maior impacto, antecipando o que queremos ou precisamos. Nos escritórios começa a surgir a necessidade de incluir dispositivos que permitam perceber onde estamos e como estamos a usar o espaço, assim como aplicações (chatbots) para nos ajudar a melhorar a eficácia de interacções, prevendo e respondendo a questões. Começa-se também a sentir o ensejo para incluir novos colaboradores nas organizações, os chamados assistentes virtuais Siri; Alexa ou Cortana, começam a criar cenários muito sólidos de assistentes nos escritórios, ouvem, respondem a questões, gerem tarefas, fazem chamadas telefónicas, agendam reuniões, promovem o onboarding das visitas, entre outras tasks que promovem a produtividade.

– Smart Offices

Na renovação dos escritórios é fundamental a ligação à tecnologia inteligente. As organizações estão cada vez mais atentas a soluções de IoT (Internet of Things) para recolher/ analisar/ agir, com o objectivo de melhorar a produtividade e aumentar a felicidade no local de trabalho, sugerindo comportamentos mais eficazes. Os principais cenários que temos vindo a assistir na renovação dos espaços são:

• – Sistemas de analítica de workplace para avaliar a utilização de salas e espaços físicos;
• – Introdução de controlos inteligentes para ​​controlar luzes, aquecimento, AC, entre outros;
• – Sistemas para monitorizar o uso de energia e promover a utilização de energia de forma mais eficiente: iluminação LED, sistemas de gestão de resíduos, ar condicionado mais eficiente, entre outros;
• – Sistemas de controlo de acessos inteligentes usando sistemas biométricos;
• – Sistemas de reserva de salas e secretárias
• – Aplicações de recepcionistas com processos de Check-In e onboarding automático e autónomo, etc-

– (Green) Office

Existem duas perspectivas para a componente design green do espaço de trabalho que estão actualmente a merecer muita atenção pelas organizações; o green como práticas de utilização com eficiência e ambientalmente correctas, e o green como formas de melhorar o bem-estar dos colaboradores por meio de layout. Neste último, espaços onde se estabelece uma ligação com a natureza é normal influenciar os níveis de bem-estar nas actividades diárias das pessoas. Assim, iremos começar a sentir a necessidade de as organizações incorporarem elementos naturais nos escritórios, como plantas simples, espaços abertos, muita luz natural, usando, cores quentes e ou qualquer outra coisa que seja classificada como natural. Algo tão simples como adicionar um pouco de vegetação ao espaço de trabalho leva a coisas como menos stress, maior produtividade e, claro, mais felicidade.

Para terminar, é clara a tendência para trabalhar de forma diferenciada, no entanto, para ser possível, para além do workplace, também o workspace tem de ser revisto e a transformação é, assim, inevitável. Será fundamental cumprir as necessidades básicas dos colaboradores e manter um conjunto de variáveis ambientais que seja equilibrada para todos. Claramente, um enorme desafio para as empresas, mas uma motivação acrescida que, ao fazermos juntos, irá possibilitar a diferença.

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