Erros a evitar na próxima reunião de trabalho
Mike Rogers, fundador do Teamwork and Leadership, destaca os maiores erros deste encontro profissional entre pessoas, que nem sempre terminam como imaginámos.
Começar atrasada
Ainda nem começou a desperdiçar tempo com o conteúdo da reunião e já está a perder. Segundo Rogers, «uma forma de eu perceber se uma reunião vai ser uma má reunião passa por quando alguém convocado para a mesma chega atrasado ou fica à espera de alguém que está atrasado. Em 90% das vezes estou certo».
Existem várias razões para justificar um atraso mas dessas razões muito poucas são válidas ou importantes o suficiente para servirem como desculpa.
Acabar depois da hora
Reuniões que se estendem para além da hora são meras alimentações psicológicas que dão a noção de produtividade mas que no fundo têm o efeito contrário. Sempre que o encontro atinge a hora esperada, a partir daí não se obterá nada mais do que um conjunto de pessoas a olhar para o seu relógio, com a cabeça no próximo acontecimento. É assim que o cérebro funciona. Passou da hora, há outras coisas a fazer.
Convocar toda a gente
Mike Rogers sugere que antes de convocar alguém para uma reunião, o moderador deverá responder às seguintes questões: «a informação que será partilhada na reunião é importante para o trabalho desta pessoa? Esta pessoa pode dar opiniões que têm valor para a reunião? E se a resposta for positiva para ambas as questões, ela precisa de estar presente em toda a reunião ou apenas em parte?».
Concluir reuniões sem acções claras
As reuniões servem para tomar decisões. Tudo o que seja acompanhamento não necessita de uma reunião mas sim de comunicação entre quem quer obter informação e quem tem informação para dar. É responsabilidade do líder da reunião garantir no final da mesma que todos os assuntos discutidos foram entendidos por todos os participantes.