Costuma fazer deslocações em trabalho? Saiba tudo sobre as ajudas de custo (de se tem direito a quanto deve receber)

Sabe como funcionam as ajudas de custo? Em que casos são atribuídas, quais os valores de referência e se estão ou não sujeitas ao pagamento de impostos. A pensar nisto, o Contas Connosco reuniu informação sobre o tema.

O que são as ajudas de custo?
A deslocação de um colaborador a uma localidade, dentro ou fora de Portugal, que não a habitual em contexto de trabalho, representa um conjunto de despesas, seja de transporte, alimentação ou alojamento, por exemplo. Estas despesas adicionais são consideradas ajudas de custo e, ao abrigo da lei, devem ser assumidas pela entidade empregadora.

Para o efeito, a empresa pode pagar o valor antecipadamente ou reembolsar os gastos da deslocação no prazo máximo de 30 dias, mediante a apresentação dos comprovativos.

Um aspecto importante: para ter direito às ajudas de custo é importante que peça sempre factura com o Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC) da entidade empregadora para que o valor lhe seja restituído.

Que despesas estão abrangidas pelas ajudas de custo?
Ao abrigo da lei, são abrangidas despesas relativas a deslocações diárias (num período de 24 horas), que se realizem além de 20 quilómetros do local de trabalho habitual e a deslocações por dias sucessivos (num período superior a 24 horas), além de 50 quilómetros.

Regra geral, são assumidas todas as despesas relacionadas com transporte (deslocação em viatura própria, combustível, portagens, parquímetro, aluguer de carro, bilhetes de transportes públicos, entre outros), alimentação (todas as refeições que se realizem durante a deslocação em contexto profissional) e estadias (em qualquer tipo de alojamento).

Quais os valores de referência para as ajudas de custo em 2023?
Os valores tabelados para as ajudas de custo praticados actualmente seguem os valores de referência do sector público e têm efeito sobre despesas relacionadas com transporte, alimentação e alojamento.

Transportes
No caso do subsídio de transporte, o preço varia consoante o tipo de transporte utilizado (viatura própria, veículo motorizado que não seja automóvel ou transporte público) e o valor por cada quilómetro percorrido nesse meio de transporte (que, regra geral, já inclui combustível, portagens e estacionamento).

• Transporte em automóvel próprio: 0,36€/Km
• Transporte em veículo motorizado não automóvel: 0,14€/Km
• Transportes públicos: 0,11€/Km

Caso se trate de um carro alugado, o valor é pago consoante o número de trabalhadores e por quilómetro. Ou seja:

• Um passageiro: 0,34€ por quilómetro
• Dois passageiros: 0,14€/pessoa por quilómetro
• Três ou mais passageiros: 0,11€/pessoa por quilómetro

Alojamento
No que respeita às ajudas de custo relacionadas com a estadia do trabalhador, os valores variam conforme os cargos e consoante se as estadias são dentro ou fora do país.

Assim, as estadias em Portugal (incluindo regiões autónomas) têm como valor de referência diário:

• 50,20€ para trabalhadores em funções públicas;
• 69,19€ para administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores.

Se o alojamento for no estrangeiro, o valor de referência diário é de:

• 89,35€ para trabalhadores em funções públicas;
• 100,24€ para administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores.

Alimentação
Quanto ao valor das ajudas de custo para a alimentação, este equivale ao valor de referência do subsídio de alimentação praticado no sector público e varia consoante o método de pagamento. Assim:

• Se o subsídio de alimentação for pago em dinheiro, o valor de referência é de 6€/dia;
• Se for pago em cartão ou vales de refeição o valor é de 9,60€/dia.

Neste caso, é importante relembrar que o subsídio de alimentação não está sujeito a IRS nem a Segurança Social num limite de seis euros/dia (quando é pago em dinheiro) e até 9,60 euros (quando é pago em cartão de refeição).

No sector privado, as empresas podem pagar valores superiores, caso assim o entendam. No entanto, o excedente a estes valores de referência vai estar sujeito a tributação.

Ajudas de custo no sector privado
Segundo a legislação em vigor, as ajudas de custo funcionam de acordo com um regime próprio e destinam-se à Função Pública. Mas isto não quer dizer que o sector privado não pague os valores referentes a deslocações de trabalho de acordo com as regras acima descritas.

Neste caso, as empresas privadas podem estabelecer os valores e as condições em que este apoio é atribuído, sendo que, na maioria das vezes, são praticados os valores de referência do sector público.

Saiba que estes valores de referência estão definidos de forma a não ultrapassarem o limite máximo definido para que o trabalhador tenha direito a isenção de IRS e Segurança Social. Isto quer dizer que, caso se ultrapasse o valor tabelado, o excedente poderá estar sujeito a tributação.

E quando as ajudas de custo estão sujeitas a tributação?
Há situações em que as ajudas de custo estão sujeitas ao pagamento de impostos:

IRS
Como já referido, as ajudas de custo só são tributadas em sede de IRS se a empresa pagar ao trabalhador um montante superior ao valor de referência. Ultrapassado o limite, a diferença vai ser tributada como rendimentos da categoria A. Estes valores devem ser incluídos no recibo de vencimento.

Tributação autónoma
As ajudas de custo estão sujeitas à tributação autónoma de 5% sempre que as despesas desta natureza não forem faturadas aos clientes, total ou parcialmente.

Por exemplo, sendo o valor limite para um trabalhador de 89,35 euros, se reste receber 90 euros de ajudas de custo sem que este valor seja facturado ao cliente, a empresa paga tributação autónoma de 5% sobre os 89,35 euros e o trabalhador paga IRS sobre 0,65 euros (que é a diferença entre o valor de referência e o valor recebido).

Assim, sempre que as despesas forem faturadas ao cliente na totalidade, a empresa fica isenta do pagamento de tributação autónoma, mesmo que o trabalhador tenha de pagar IRS por ter excedido o valor limite definido por lei.