Tirar maior partido das reuniões
A palavra reunião vem, muitas vezes, associada a perda de tempo. No entanto, este momento deve ser aproveitado da melhor forma e há comportamentos que devem ser evitados.
Atender o telemóvel, distrair-se com o computador, tamborilar com os dedos na mesa ou participar em conversas paralelas são atitudes que não apenas demonstram desinteresse, como não contribuem para uma reunião produtiva.
“Somos observados o tempo todo, as nossas acções e reacções são avaliadas e um comportamento negativo dentro de uma sala de reuniões não passa despercebido”, defende Luciana Grandi Von Sperling Oliveira, professora de Administração de Organizações e Recursos Humanos, em declarações à revista Exame brasileira. E a professora deixa conselhos sobre que atitudes devem ser evitadas e promovidas para tirar maior partido das reuniões:
1. Preparação: deve conhecer o tema a ser tratado na reunião e preparar-se antes para poder esclarecer dúvidas e assumir um papel activo
2. Tirar apontamentos: “Além de ser uma forma de se auto-regular é uma estratégia para prestar atenção”, explica Luciana Grandi Von Sperling Oliveira. Já ler materiais, em versão impressa ou online, que não se relacionem com o tema a ser tratado é um comportamento a evitar
3. Participar: pôr questões, intervir são formas de mostrar interesse e de se manter activo durante a reunião
4. Interromper divagações: quando se perde o foco do tema, “uma solução passa por interromper para perguntar se percebi bem o importante é…”, aconselha a professora para promover de novo a concentração no importante.
5. Sugerir mudanças: “Às vezes os próprios executivos não sabem que aquelas reuniões não estão a ser produtivas”, explica a professora. Por isso é vantajoso sugerir mudanças que respeitam a cultura organizacional mas que promovam reuniões mais produtivas.