Cinco medidas (fundamentais) para uma boa comunicação remota

O conceito de equipas virtuais ou remotas não é um fenómeno novo. No entanto, os avanços tecnológicos, a globalização, as estruturas organizacionais e as formas de trabalho fizeram com que esta abordagem tenha crescido significativamente ao longo dos últimos tempos.

Não ter colaboradores que trabalham à sua frente pode, por vezes, criar obstáculos à comunicação, colaboração, construção de relações e partilha de conhecimentos dentro da sua equipa. Portanto, a ideia de ter uma força de trabalho unificada e remota pode parecer contraditória.

No entanto, a Hays acredita que ter uma equipa de colaboradores que são tanto remotos quanto unidos pode ser possível, é apenas necessário seguir os seguintes passos:

1. Uma estratégia de comunicação clara
Ao gerir profissionais remotos, é importante estabelecer os melhores meios de comunicação e manter esta comunicação frequente. Conversas regulares e inclusivas vão permitir que comunique objectivos comuns, enquanto estabelece as competências que cada membro da equipa deve ter para alcançá-los. Isto fomentar um de espírito de equipa mais forte.

O email pode ser uma óptima maneira de transmitir uma mensagem em certos casos, por exemplo, ao partilhar documentos, vídeos e imagens para uma força de trabalho alargada. Para além disso, alguns membros da sua equipa podem estar a trabalhar em fusos horários diferentes, pelo que uma chamada telefónica às sete da manhã pode não ser apreciada.

No entanto, o perigo de emails constantes em cada etapa de um projecto mais amplo é que pode acabar com um tópico de email interminável, as pessoas podem se esquecer de incluir outras pessoas, as conversas podem ser desviadas e o objectivo comum pode por fim, ser perdido.

A forma para combater isto é agendar conferências por telefone regulares durante as quais poderá efectivamente conduzir uma conversa em tempo real com um objectivo claro. Envie uma agenda com antecedência e encoraje todos na chamada a acrescentar pontos, para que nada fique de fora. Mantenha a conversa aberta e dê a cada participante uma oportunidade de falar e fornecer actualizações. Ao fazer isso, pode ter uma conversa inclusiva, garantir que todos estejam na mesma página, alinhados e informados.

2. Minimizar as ausências
Tente evitar qualquer ausência nas chamadas, já que estas chamadas são o equivalente às reuniões de equipa. Precisa de ouvir e de transmitir actualizações para cada profissional e, por sua vez, cada pessoa precisa de ouvir e de ser ouvido. Esta é a única forma de garantir que cada profissional remoto está a par da informação e parte da equipa.

Se achar complicado encontrar um tempo para fazer uma reunião via chamada telefónica que funcione para todos, utilize um assistente de agendamento automático, o seu software de calendário de e-mail pode vir com um ou, em alternativa, poderá experimentar o Doodle. Ao agendar chamadas em conferência, considere as diferenças horárias, e mantenha as chamadas o mais próximo possível do horário normal de expediente.

3. Melhorar as intra-comunicações
Num ambiente de escritório, os membros da equipa têm diversas oportunidades para construir uma relação profissional e pessoal uns com os outros. Este tipo de interacção entre a equipa pode promover relações de trabalho e abrir linhas de comunicação relacionadas com o trabalho. Mais ainda, ajuda a reunir os membros da equipa.

É claro que é uma coisa complicada de replicar, quando a equipa está a trabalhar remotamente, ou em cidades, ou países diferentes. As teleconferências proporcionam a oportunidade de encorajar pequenas conversas e construir relacionamentos. No entanto, haverá muitas ocasiões em que as teleconferências não serão possíveis ou necessárias.

Mantenha a comunicação contínua, estabelecendo um chat de grupo – por exemplo, o Yammer, ou o Microsoft Teams para partilhar sucessos, fazer perguntas e mencionar mudanças que surgem no dia-a-dia.

4. Incentivar a partilha de conhecimentos
Os fusos horários não serão a única coisa que irá variar entre os trabalhadores remotos. Considere os diferentes pontos fortes e competências da equipa, e incentive uma cultura de partilha de conhecimento. Apesar de não estarem todos na mesma sala, não significa que não consiga que um de seus colaboradores crie um webinar, podcast ou PDF sobre o assunto especializado de cada um.

Isso ajudará a unificar a equipa e incentivará a apreciar o valor e o propósito uns dos outros. Também pode fazer isso elogiando publicamente diferentes membros da equipa, quando apropriado.

5. Seja perspicaz
Numa reunião, conseguimos ler a linguagem corporal e a expressão facial das pessoas para avaliar o humor, o que pode ajudar a identificar e a resolver quaisquer possíveis conflitos, tensões ou problemas entre os membros da equipa. Isso é algo que não pode obter numa chamada de áudio , portanto, sempre que possível, organize sessões de Skype em grupo.

Embora as chamadas com vídeo possam ajudar a atenuar o problema, ainda pode ser complicado ler a linguagem corporal e as expressões faciais das pessoas. Portanto, também deve prestar atenção extra às vozes das pessoas, identificando quaisquer mudanças de tom e, assim, cortar qualquer potencial problema no início.

Resumindo, unir uma força de trabalho remota envolve principalmente ser consciente e proactivo sobre as potenciais dificuldades. Estas barreiras incluem diferentes fusos horários, locais, o que pode levar a uma falta de comunicação e construção de relacionamento entre os colaboradores.

Para além disso, precisa de encontrar soluções tecnológicas para essas barreiras, desde vídeo chamadas a mensagens instantâneas e a ferramentas para agendar reuniões, enquanto permanece compreensiva, inclusiva e comunicativa. Ao fazer isso, pode alcançar o que pensava ser impossível – uma força de trabalho unificada e remota.