Diogo Fabiana, IDEA Spaces: «Um espaço de cowork é mais do que mesas e cadeiras, a essência deste modelo vem do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional»

O conceito de escritório formal tem vindo a mudar, em prol de espaços abertos, onde, mais do que a interacção, a criatividade, o networking e a partilha de ideias, se promove o bem-estar dos colaboradores com a criação de um ambiente mais saudável. O IDEA Spaces é disso exemplo. E quanto mais a cultura de uma empresa estiver na base de valorização do bem-estar dos seus colaboradores, melhor será o seu desempenho, defende Diogo Fabiana, partner do IDEA Spaces & Chief Innovation Officer.

Por Tânia Reis

Fundado em 2014, o IDEA Spaces é uma comunidade de rede de espaços de cowork, que, hoje, conta com mais de 3500 membros e 380 empresas, em quatro localizações em Lisboa.

Com uma filosofia assente no pressuposto de que o sucesso dos seus membros é o sucesso da empresa de cowork, o IDEA Spaces promove dinâmicas como Member meets Member, Get a Room e Community Hours, para que as empresas possam dedicar-se à sustentabilidade e sucesso dos seus negócios.

O IDEA Spaces celebra uma década este ano, que marcos destaca neste percurso?

No IDEA Spaces temos muito orgulho no caminho que temos vindo a traçar. Felizmente, somamos algumas vitórias que se devem maioritariamente à nossa comunidade.

Ainda assim, a primeira coisa que me vem à cabeça é mesmo o início do IDEA Spaces. Tendo em conta que fomos uma das empresas pioneiras no sector em Portugal, foi crucial conquistar espaço num mercado extremamente tradicional e ganhar a confiança das empresas. Felizmente, o trabalho compensou e é recompensador saber que temos membros que se mantêm connosco desde o início, em 2014.

A filosofia no IDEA assenta no pressuposto de que o sucesso dos membros é o nosso sucesso e podermos dizer que fizemos parte do crescimento de empresas como a FlixBus, por exemplo, que começou connosco em 2021 com seis colaboradores e actualmente conta com uma equipa de 50 pessoas, ou a Betclic que também começou connosco com 12 membros e também já duplicou a equipa é muito gratificante.

Estes dados mostram-nos que estamos no caminho certo enquanto empresa que oferece oportunidades de crescimento pessoal e profissional, enquanto promove o sentido de comunidade.

Vão assinalar o décimo aniversário com algumas iniciativas especiais?

Como não podia deixar de ser, vamos comemorar com todos aqueles que contribuíram para o sucesso do IDEA, membros e antigos membros. Estamos a preparar um dia de celebração no rooftop do nosso espaço no Saldanha, onde vamos reconhecer alguns dos membros mais antigos, proporcionar dinâmicas de network e, claro, garantir muita animação com actuações musicais e boa comida.

Durante o mês vamos abrir as portas a todos aqueles que ainda não conhecem a realidade do cowork. As informações vão ser divulgadas nos nossos canais digitais para quem quiser participar nas dinâmicas internas do IDEA.

Olhando para trás, que principais mudanças destaca na forma como os espaços de trabalho mudaram?

Numa altura em que as empresas tentam fazer face e encontrar a forma certa de responder a desafios como a instabilidade económica, dificuldades de contratação, retenção de talento e o quiet quiting, deixa-nos muito felizes por ver que o conceito de escritório formal, com um ambiente fechado sobre si mesmo, tem vindo a ser deixado de lado, em prol de espaços abertos, onde se promove a interacção, a criatividade, o networking e a partilha de ideias.

Em termos de espaço físico e ferramentas, actualmente, a maioria dos escritórios adoptou o modelo de hot desk, que promove o espírito de colaboração.

No que toca à cultura empresarial, já vemos um maior awareness para a saúde mental e a flexibilidade de horários. O investimento em sustentabilidade e responsabilidade social também é cada vez maior, pois gera nos colaboradores um sentimento de missão e identificação com os valores da empresa.

O conceito de coworking foi criado com base nestas premissas de trabalho em espaços confortáveis, partilhados, tecnológicos, que promovem a concentração, rentabilidade, novas oportunidades de negócio, mas também momentos para o investimento no lado pessoal.

Actualmente contam com quantos espaços, membros, empresas, taxas de ocupação…? 

Actualmente, o IDEA Spaces oferece quatro espaços de trabalho na área de Lisboa, mais precisamente: Palácio Sotto Mayor, Saldanha, São Sebastião e Parque das Nações, com uma taxa de ocupação que ronda os 85%.

No total, a nossa comunidade conta com perto de 3500 membros e 380 empresas que vão desde startups a PME.

Fale-nos das dinâmicas internas da comunidade IDEA… 

As dinâmicas internas são a base da comunidade IDEA e têm sempre em vista o network, partilha e aquisição de conhecimento e o combate ao isolamento social e empresarial. Em 2023, organizámos mais de 80 eventos internos e o objectivo é aumentarmos esse número em 2024.

Ao nível do network, destacamos a dinâmica de Member meets Member, que foi criada com o objectivo de criar confiança entre os membros, pois é um factor essencial na hora de fazer negócio. Mensalmente convidamos dois membros a sentar-se e a conversar não só sobre os seus negócios, mas também sobre o seu lado mais pessoal. Esta é uma dinâmica em formato videocast, que posteriormente fica disponível no nosso canal de YouTube.

Temos ainda o Get a Room, onde os membros são encorajados a falar com a equipa residente nos espaços IDEA, a partilhar os seus objectivos em termos de negócios, necessidades de serviços ou parcerias. De seguida, a nossa equipa identifica membros que possam responder a essas necessidades e faz os preparativos para que se possam reunir.

As Community Hours são uma oportunidade de network mais informal, onde é possível conviver durante um pequeno-almoço, almoço ou com uma bebida ao final da tarde. Alguns destes eventos acabam por ter um cariz social, onde procuramos angariar fundos, que depois são doados na íntegra a diferentes organizações.

Além destes serviços mais direccionados à comunidade como um todo, não podíamos deixar de criar dinâmicas de bem-estar individual. Estas passam por serviços de massagens, salas de descanso, dias temáticos, rede de benefícios B2B e B2C, mas também pequenos detalhes que fazem a diferença, como palestras recorrentes, o facto de sermos pet-friendly ou os pais poderem trazer os filhos para os espaços IDEA sem custo extra.

Os profissionais mudaram a sua forma de viver o trabalho e hoje valorizam o bem-estar, a saúde física e mental, o equilíbrio vida pessoal e profissional. De que forma sentiram essa mudança? Como lidaram com essa nova realidade?

Todo o conceito do IDEA foi criado para valorizar o bem-estar dos profissionais. Desde o início que essa é a nossa premissa e que defendemos que as empresas devem promover o bem-estar dos colaboradores para criar um ambiente mais saudável e, ao mesmo tempo, mais produtivo, pelo que não tivemos de nos adaptar, pois já partimos desse princípio.

Ainda assim, se o sucesso do IDEA se mede pelo sucesso das empresas que estão connosco, esse sucesso está intrinsecamente ligado ao que as suas equipas produzem. Vivemos momentos desafiantes em termos de contratação e retenção de talento. As pessoas procuram, cada vez mais, o chamado salário emocional. Por isso, a ligação é simples: quanto mais a cultura de uma empresa estiver na base de valorização do bem-estar dos seus colaboradores, melhor será o seu desempenho.

Que benefícios trazem os espaços de cowork para os colaboradores? E para as empresas?

O IDEA destaca-se no sector pela sua dinâmica de constante adaptação do espaço, criação de novas ferramentas de trabalho, investimento na estrutura tecnológica, procura por novas dinâmicas que respondam às necessidades dos membros enquanto empresa ou no papel colaboradores.

Posto isto, diria que o maior benefício do cowork é de conseguir, num só espaço, proporcionar momentos de puro negócio, sem deixar de ter à disposição serviços de bem-estar e crescimento pessoal.

Como podem os espaços de trabalho impactar e ajudar a desenvolver o tecido empresarial português?

Os espaços de trabalho colaborativos têm o potencial de criar um ambiente mais dinâmico para as equipas. Ao promover a ligação entre pessoas de diferentes áreas e empresas, estas conexões podem resultar em troca de experiências, conhecimentos e até mesmo oportunidades de negócios que de outra forma não ocorreriam.  E claro, ao reunir profissionais de diversas áreas e empresas neste tipo de espaços colaborativos, a formação de parcerias estratégicas e até de novos projectos é muito mais fácil. No IDEA já vimos isso acontecer várias vezes.

A pandemia mudou o mundo do trabalho. Pode afirmar-se que no mundo do coworking há um pré-covid e um pós-covid?

A pandemia provocou grandes mudanças no meio empresarial. O facto de ter sido tão fácil começar a trabalhar em casa, num regime claramente mais flexível, sem perder produtividade, mostrou aos colaboradores que podem e devem exigir melhores condições, o tal salário emocional de que já falámos. Este era um tema quase desconhecido pré-covid, mesmo em ambientes de trabalho menos convencionais.

Todos nos preocupamos com o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Especialmente após a pandemia, a resistência em voltar ao trabalho presencial foi muita, pois as pessoas ficaram com esta necessidade de desfrutar a vida com os seus e começaram a sentir que se estão a trabalhar não estão “a viver”.

Ainda assim, os estudos, e deixo o exemplo do relatório da Michael Page, dizem-nos que a carreira também é um factor importante para nos sentirmos realizados.

Um espaço de cowork é mais do que um local com mesas e cadeiras, a essência deste modelo de trabalho vem deste equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, em que as pessoas não sentem que têm de escolher entre um polo e outro. A partir destes modelos colaborativos de trabalho, que, além de negócios, geram conexões, é possível conjugar os dois. A sensação de flexibilidade é muito importante para que a relação com o trabalho seja saudável.

As políticas de regresso ao escritório também estão em constante mudança, se a isso aliarmos uma crise na habitação que pode estar para durar, que desafios e oportunidades representam para o IDEA Spaces?

As infraestruturas partilhadas reduzem drasticamente os custos das empresas, e aqui menciono apenas alguns exemplos como despesas com infraestruturas; renda, limpeza, água, luz; mas também serviços como recepção ou segurança, pois num espaço de cowork essas despesas estão incluídas no pacote. Esta gestão abre depois caminho para investimentos no crescimento da mesma. Em última análise, as novas oportunidades de negócio, criatividade e networking, características de espaços partilhados, fortalecem a competitividade das empresas e garantem a sua sustentabilidade a longo prazo.

Que objectivos definiram no curto/médio prazo?

Ao nível empresarial, queremos acabar 2024 com uma taxa de crescimento de 10% e taxas de ocupação de 90% em todos os espaços.

Ainda assim, o nosso maior objectivo é o de continuar a fornecer mais e melhores ferramentas às empresas, para que possam valorizar os colaboradores e humanizar o local de trabalho, tornando-se assim empresas resilientes com equipas motivadas.