João Carvalho, SAP Concur: «Num futuro próximo, todos os processos relacionados com o colaborador serão digitalizados»
Na Sap Concur há mais de quatro anos e responsável pelos países do sul da Europa, João Carvalho acredita que a digitalização de processos traz benefícios internos – eficiência de departamentos, satisfação do colaborador, atracção de talento – e externos.
Por Tânia Reis
O grande objectivo da SAP Concur, plataforma tecnológica aberta é a digitalização de processos, iniciados pelo colaborador, ao nível da gestão de viagens corporativas e respectivas despesas. E abrange desde reservas, a pedidos de autorização, emissão e reembolso de despesas.
Que principais mais-valias traz às organizações?
A digitalização dos processos de viagens e despesas tem um impacto directo na satisfação do colaborador e também na eficiência interna dos mais variados departamentos, quer sejam financeiros ou de auditoria. E porquê, poderá perguntar? A resposta é muito simples: todos os processos de revisão e aprovação serão muito mais ágeis e o controlo dos custos mais optimizado devido à transparência que a digitalização aporta a todo o processo.
De que forma pode este software de gestão contribuir para melhorar a experiência e condições do colaborador?
Este é sem dúvida um dos aspectos mais relevantes! Regra, e aos dias de hoje, os processos de viagens e despesas são (ainda) muito manuais, assentes em papel ou no email, tornando-os muito “pesados” para o colaborador. Com a transformação digital, os processos internos são mais céleres e eficazes, pois os colaboradores passam a ter completa autonomia e a gerirem, de forma directa e eficaz, o processo tendo por base as políticas de despesas e viagens vigentes na empresa.
Com mais de 84 milhões de utilizadores em todo o mundo, quais as principais vantagens apontadas pelos gestores? E pelos colaboradores?
Considero serem duas as grandes vantagens em todo o processo: a simplicidade e a transparência. Quer colaboradores quer gestores referem, de forma uníssona, a simplicidade como uma vantagem diferencial. Já a transparência é algo muito valorizado pelos gestores de Recursos Humanos e pelos gestores financeiros que, regra, são aqueles que mais estão envolvidos nestes processos.
Ferramentas digitais como esta podem contribuir para a atracção e fidelização de talento?
As novas gerações estão a exigir às empresas soluções digitais actuais. E os modelos de trabalho híbridos, que são cada vez mais diferenciadores para a atracção e retenção do talento, têm obrigatoriamente de acompanhar a evolução, ou seja, devem utilizar soluções digitais que mitiguem a presença física no posto de trabalho.
Se, anteriormente, era necessária uma assinatura “física”, por parte do responsável hierárquico – metodologia habitual quando assente na presença dos colaboradores no local de trabalho – hoje, esse modelo, deixa de ser plausível devido à implementação do novo paradigma laboral, o modelo híbrido.
Da sua experiência, quais os “benefícios” mais valorizados pelos colaboradores?
A facilidade e a rapidez do processo. Seja na reserva da viagem ou na apresentação da folha de despesas de forma 100% digital e, inclusivamente, na digitalização dos recibos em papel, cuja obrigatoriedade de arquivo físico deixou de existir. Isto sempre que estejam asseguradas todas as indicações da AT a este respeito, o que se verifica no nosso caso.
Qual o actual estado da arte da transformação digital nas empresas em Portugal?
Em termos gerais, a transformação digital tem sido abordada com celeridade nas empresas portuguesas. Mas, e no caso dos processos de gestão de viagens e despesas, há ainda uma grande janela de oportunidade para melhorar e estar ao nível dos restantes países europeus. A legislação, neste caso, também é relevante e, em Portugal, é possível, desde 2019, eliminar o papel associado a recibos. Este é um grande motor para impulsionar a digitalização destes processos.
O que falta fazer? E quais as medidas mais prioritárias?
Vemos que a digitalização destes processos traz benefícios para todos os intervenientes no sector, desde as agências de viagens aos fornecedores de diferentes serviços como, por exemplo, os da mobilidade. Hoje, é possível conectar digitalmente todos estes serviços e ter acesso aos seus recibos, criando sinergias, logo mais eficiência, em todas as organizações que estão interligadas.
É esta a mais-valia, o factor diferencial, que a SAP Concur pode trazer ao mercado, uma vez que a nossa plataforma permite uma ligação digital, de forma eficiente, com os diferentes players do ecossistema.
Que tendências prevê para o futuro de ferramentas digitais como esta no mercado de trabalho?
Num futuro próximo, e seguindo as tendências globais, todos os processos relacionados com o colaborador serão digitalizados. Da mesma maneira que todos os colaboradores, ao dia de hoje, têm um endereço de email corporativo, também terão soluções de gestão de despesas e viagens.