Sabe em que consiste uma política Duty of Care? Siga estas recomendações

Duty of Care consiste em criar um ambiente seguro e de bem-estar para os colaboradores e este também se aplica ao planeamento e operacionalização de viagens de negócios. Nesse sentido, a Consultia Business Travel, especialista na gestão integral das viagens de negócios, deixa recomendações e alguns componentes fundamentais a ter em conta.

No último relatório da Global Business Travel Association (GBTA) é possível conhecer as cinco tendências actuais das viagens de negócios. O relatório destaca duas componentes em que as empresas se estão a focar, a longo prazo: o bem-estar (importância do estado de espírito e da paz de espírito dos funcionários quando viajam) e a gestão do risco.

Segurança e tranquilidade dos colaboradores: a prioridade das empresas nas viagens de negócios

Instabilidade política, catástrofes naturais, riscos para a saúde, garantias de alojamento e choque cultural são alguns factores que as empresas têm em conta quando profissionalizam a sua área de viagens de negócios.

É fundamental que as empresas efetuem uma avaliação tanto do país de destino como dos riscos envolvidos, avaliando todos os cenários que possam ocorrer. Assim, tanto a colaboração com profissionais especializados em viagens de negócios, como a utilização da mais recente tecnologia de gestão de viagens de negócios, desempenham um papel fundamental no acompanhamento da situação em tempo real e na comunicação eficaz com os viajantes em caso de emergência.

A Consultia Business Travel, especialista na gestão integral das viagens de negócios graças à sua solução tecnológica global Destinux, recomenda a planificação adequada de uma política de Duty of Care que dê prioridade à segurança dos colaboradores nas viagens de negócios e que tenha alguns componentes fundamentais:

Relatórios pormenorizados de viagens específicas – necessidade de relatórios detalhados dos itinerários e locais dos colaboradores durante as suas viagens, permitindo manter um registo actualizado das suas actividades e localização. Os avanços tecnológicos que permitiram o desenvolvimento de software de gestão de viagens constituem um grande aliado no alcance deste objectivo, permitindo a facilitação e racionalização de processos e a centralização de toda a informação de gestão de viagens.

Alertas de viagem – a empresa dispõe de sistemas de alerta de viagem que notificam automaticamente os colaboradores de potenciais riscos ou acontecimentos inesperados nos locais que estão a visitar, permitindo-lhes tomar decisões informadas.

Localização dos colaboradores – através da combinação de tecnologias de localização não intrusivas e de uma equipa dedicada na assistência ao viajante, a empresa pode ter conhecimento em tempo real da localização dos seus colaboradores facilitando uma resposta rápida em caso de emergência, ao mesmo tempo que respeita a sua privacidade.

Atenção humana imediata – garantir que os colaboradores têm acesso à assistência humana a qualquer momento, seja para obtenção de informações ou para apoio em situações inesperadas.

Gestão de resposta a emergências mais graves – a política de Duty of Care deve também incluir protocolos claros e detalhados para gerir situações de emergência mais graves, como acidentes ou desastres naturais, incluindo a coordenação com as autoridades locais e evacuação, se necessário.