Três dicas para transformar a sua empresa num digital workplace
O conceito de digital workplace vai muito além de implementar soluções digitais de forma desgarrada, é de facto uma questão de tecnologia, mas não se faz sem transformar processos e sem promover uma mudança cultural na organização.
Exige uma estratégia claramente adaptada às necessidades e especificidades de cada negócio, bem comunicada e com um roadmap capaz de fazer progredir resultados a um ritmo que equilibre da melhor forma o binómio custo/benefício.
A Inovflow elaborou uma lista com três passos que vão ajudá-lo a transformar a sua organização num digital workplace.
Por onde começar?
Na definição da Gartner, digital workplace – ou espaço de trabalho digital – é aquele que possibilita novas e mais eficientes formas de trabalhar que aumentem a interacção e a agilidade dos colaboradores através da tecnologia.
Para a maioria das empresas, a adopção de ferramentas colaborativas e de soluções de mobilidade constitui a porta de entrada neste mundo e é fácil perceber porquê.
Partilhar e co-criar documentos em qualquer local, ter acesso a repositórios partilhados de informação ou a ferramentas de videoconferência e de messaging para interagir com colegas e clientes distantes, como permitem hoje as ferramentas do office 365 para as empresas, traz vantagens óbvias e imediatas na produtividade e eficiência da empresa.
Mais ainda porque permitem fazê-lo a partir de um conjunto de ferramentas familiares para quem as utiliza, mas com padrões de configuração e segurança adaptados ao mundo empresarial.
Da mesma forma, ter acesso no telemóvel a um conjunto de aplicações de negócio que possibilitam trabalhar fora do escritório como se estivesse à sua secretária, representa ganhos de agilidade que seduzem qualquer gestor ou equipa.
Aspectos críticos para o sucesso: Segurança
Tudo isto é parte integrante de um digital workplace, que só entregará todo o potencial ao negócio se for alinhado com uma estratégia de transformação de processos, onde se assuma claramente que o espaço físico de trabalho mudou.
Pode ser no escritório, em casa ou no cliente e, como tal, a rede e toda a infraestrutura da empresa têm de se adaptar a essa nova realidade. A segurança é um tema crítico nesta matéria.
Uma estratégia de mobilidade não pode avançar sem um modelo bem definido a este nível. É preciso definir que equipamentos e utilizadores podem ter acesso ao quê e garantir a conformidade com esses critérios. Se a informação passa a estar disponível a partir de qualquer local, as ferramentas que protegem os dados e a própria rede têm de se adaptar a esta nova realidade.
Potenciar o investimento todos os dias: redesenhar processos
Num espaço de trabalho verdadeiramente digital, como já vimos, é preciso conseguir disponibilizar serviços tendo em conta o perfil de cada utilizador e a sua esfera de trabalho, independentemente do dispositivo a partir do qual trabalha.
Isto implica uma abordagem estratégica à construção deste digital workplace, que progressivamente vá transformando e optimizando processos, que privilegie soluções que comuniquem entre si, para garantir, por exemplo, que uma compra registada no telemóvel possa começar a ser imediatamente processada ou que quem presta um serviço técnico no exterior consiga imputar desde logo os custos ao cliente respectivo ou que os colaboradores que insiram as despesas numa aplicação possam vê-las pagas no recibo de ordenado – e que vá adequando a cultura da organização à mudança.
É importante definir um roadmap, escalar prioridades e adaptar cada processo às necessidades de um espaço de trabalho ubíquo, com o apoio de tecnologias e aplicações que facilitem este caminho.