11 dicas para integrar um novo colaborador remotamente

Com a COVID-19, as organizações viram-se obrigadas a recorrer ao teletrabalho. Embora ainda não seja claro o impacto total que pandemia terá no mercado de trabalho, as empresas que precisam de continuar a contratar têm o desafio acrescido de realizar programas de onboarding totalmente remotos para os novos empregados.

No clima actual de incerteza e instabilidade económica e laboral, os profissionais estão mais hesitantes em mudar de emprego. Assim, torna-se essencial garantir que, durante a primeira semana, o novo colaborador se sinta parte da equipa, devendo-se manter uma comunicação constante com ele, pedir o seu feedback, e transmitir-lhe os valores e a cultura da organização.

No novo Guia Completo para Onboarding Remoto da Robert Walters, consultora de recrutamento especializado de postos intermédios e directivos a nível global, dá 11 recomendações para que os novos membros da empresa se mantenham comprometidos, sejam integrados com êxito e que acrescentem valor desde o primeiro momento:

1. Criar um vídeo de apresentação da equipa
Dê as boas vindas ao novo colaborador de forma personalizada com uma tour virtual da empresa e uma introdução à sua nova equipa, explicando quem é quem para evitar os efeitos negativos da falta de interacção cara a cara. Ao começar remotamente, oferecer uma ideia da empresa, cultura e da equipa vai ajudar os novos colaboradores a compreender como tudo funciona e sentir-se parte da organização quando for possível ir para o escritório.

2. Transmitir tranquilidade e confiança
Na situação actual, a segurança e o suporte são essenciais para aliviar a ansiedade ou incerteza que os seus novos colaboradores possam sentir ao iniciar uma nova função remotamente. Assim, lembre-se de que será necessário comunicar regularmente com eles e responder a quaisquer perguntas que tenham sobre o funcionamento do processo de integração e da empresa em geral. Aposte em videochamadas individuais e de grupo, ou experimente implementar newsletters e comunicados internos para manter o novo membro e o resto das pessoas informadas sobre as últimas notícias da organização.

3. Facilitar a integração na “comunidade”
Crie uma sensação de comunidade no seu novo colaborador desde o início ao envolvê-lo com a equipa e incluindo-o em grupos de comunicação em que são geradas oportunidades para partilhar experiências e interesses além do trabalho (por exemplo grupos de WhatsApp).

4. Criar um kit de boas vindas
Prepare um pack de boas-vindas onde o novo membro possa encontrar tudo o que precisa para trabalhar e solucionar todas as dúvidas desde o início: informações sobre a empresa, processos de trabalho, sessões de formação… Tente fazê-lo o mais dinâmico possível para que seja útil e memorável.

5. Fornecer um organograma da empresa
Saber quem é quem na organização e destacar os contactos de referência ajudará o novo colaborador a familiarizar-se com a empresa e a ganhar maior confiança, podendo relacionar-se e interagir com os diferentes membros da organização mais rapidamente.

6. Evitar demasiadas burocracias
Os documentos que dizem respeito ao novo membro da equipa podem ser simplificados utilizando ferramentas de assinatura digital para optimizar os diferentes processos.

7. Assegurar as ferramentas tecnológicas adequadas
Evite que o profissional se sinta frustrado por não possuir os dispositivos, mobília e programas necessários para trabalhar. Teste se tudo se encontra disponível e funciona corretamente antes da data de início do novo colaborador.

8. Desenvolver um programa de treino
Inclua nas diferentes sessões de treino e formação os processos de trabalho que o novo colaborador precisará de aprender para desempenhar as suas funções de maneira mais optimizada e eficiente. Organize-o em diferentes tarefas, para que possa iniciar e concluir cada acção num período específico.

9. Feedback mútuo
O processo de onboarding remoto deve envolver uma curva de aprendizagem ascendente para ambas as partes, novo colaborador e empresa empregadora. Certifique-se de perguntar-lhe como se sente regularmente e se há algo que possa ser melhorado pela organização.

10. Ser paciente
É normal experimentar falhas e erros de comunicação durante o processo de integração. Assim, tenha empatia e paciência ao apoiar o novo membro da equipa, ajudando-o a aprender novas ideias e transformando os erros em oportunidades no futuro.

11. Dar prioridade ao bem estar
O seu novo colaborador vai querer impressionar e trabalhar mais para mostrar à empresa que é responsável e de confiança, o que pode resultar em trabalho fora de horas e risco de burn-out. Sublinhe a importância de desconectar ao final do dia e manter um bom work-life balance desde o início.